Представительские расходы. Деятельность любой организации не обходится без расходов

Деятельность любой организации не обходится без расходов, которые связаны с официальными приемами представителей других фирм. Особенно это касается тех компаний, которые динамично развиваются и стремятся поддерживать и расширять круг своих партнеров.

При исчислении налога на прибыль организации подобные затраты учитываются в качестве представительских расходов.

Из положений гл. 22 п.1 и п.2 ст. 264 НК РФ следует, что представительские расходы – это расходы, которые связаны с официальным приемом и обслуживанием следующих лиц:

· представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества;

· участников, прибывших на заседание совета директором или иного руководящего органа налогоплательщика.

Обратите внимание на то, что в Кодексе прямо указано, что место проведения представительных мероприятий

значения не имеет.

В свою очередь под официальным приемом понимается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц организации налогоплательщика, участвующих в переговорах.

А под обслуживанием подразумевается:

· транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

· буфетное обслуживание во время переговоров;

· оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

При оценке понесенных затрат имейте в виду, что к представительским расходам не относятся расходы на

организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. «п.2. ст. 264 НК РФ).

Расходы – представительские, если прием официальный

Речь идет только об официальном приеме. Следовательно, если встреча представителей двух организаций носит не официальный, а личный характер, то возникающие в связи с такой встречей затраты нельзя отнести к представительским расходам.

Расходы по проведению неофициальной встречи в кафе с потенциальными партнерами, организованной сотрудником организации, находящимся в командировке в городе проживания указанных партнеров, не признаются представительскими расходами и не учитываются в целях налогообложения прибыли.

Об официальном характере приема могут свидетельствовать, например такие документы, как:

· приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия (а если официальный прием планируется провести в ходе командировки сотрудника – то служебное задание соответствующего содержания);

· план представительского мероприятия, утвержденный руководством компании;

· смета расходов о проведении представительского мероприятия.

Помните о том, что в качестве участников переговоров, помимо официальных лиц организации

налогоплательщика, закон рассматривает только представителей других организаций.

Получается, сто если организация сотрудничает с индивидуальными предпринимателями или оказывает услуги физическим лицам, не имеющим такого статуса, то основания для признания соответствующих затрат представительскими расходами отсутствуют.

Расходы на проезд и проживание других организаций

Подобного рода затраты признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Однако в случае переговоров их инициатором является, как правило, принимающая сторона. Поэтому логично предположить, что именно она должна нести бремя этих расходов.

По этому поводу Минфин России говорит: если переговоры длятся несколько дней, то расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших представителей не являются представительскими (Письмо от 16.04.2007 г № 03-03-06/1/235). А расходы на завтраки, обеды, ужины, не носящие официального характера должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств.

Место и время проведения переговоров

В кодексе закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения имеет. Но в то же время предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими.

Относительно времени проведения представительского мероприятия отметим следующее.

Такое время не обязательно должно быть рабочим. Ведь каких=либо ограничений по этому поводу НК РФ не устанавливает. А это значит, что при соблюдении прочих условий понятию официального приема соответствует и ужин, который организован для представителей других организаций во внеурочное время.

Порядок признания представительских расходов

В налоговом учете представительские расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп.22 п.1 ст. 264 НК РФ.

Представительские расходы в течении отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Таким образом, для целей налогообложения прибыли представительские расходы являются нормируемыми.

Стоимость проведения представительского мероприятия организация может оплачивать как непосредственно со своего расчетного счета, так и через подотчетное лицо, которому соответствующие Денежные средства выданы в подотчет на основании расходного кассового ордера (Дт 71 Кт 50).

Если имеет место безналичный расчет, порядок признания представительских расходов зависит от того, какой метод определения доходов и расходов использует организация.

Так, при применении метода начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы их оплаты.

При применении кассового метода затраты признаются расходами после их фактической оплаты.

Если оплата производится подотчетным лицом, то при применении начисления датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета.

В бухгалтерском учете представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности как коммерческие расходы.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов №94н от 31.10.2000 г такие расходы отражаются по дебету 44 «Расходы на продажу». Они не нормируются и могут включаться в затраты полностью в том отчетном периоде, к которому они относятся, если это предусмотрено в учетной политикой организации.

Рассчитываем предельный размер представительских расходов

Мы уже выяснили, что сумма представительских расходов, которую вы можете признать в целях налогообложения прибыли по итогам отчетного (налогового) периода, не должна превышать 4% от суммы расходов на оплату труда за этот же период.

Таким образом, для того чтобы посчитать предельный размер представительских расходов, надо знать размер расходов на оплату труда. В связи с этим напомним, что затраты, которые формируют расходы на оплату труда, поименованы в ст. 255 НК РФ

Сумму расходов на оплату труда при расчете норматива по представительским расходами - надо брать начисленную при методе «по отгрузке», а при «кассовом методе» сумму представительских расходов рассчитывают исходя из фактически выплаченных сумм.

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода.

Следовательно, в течении налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, будет увеличиваться. А значит, будет изменяться и предельный размер представительских расходов, который может быть учтен в целях налогообложения.

Получается, что сверхнормативные расходы, которые не были признаны организацией при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде могут быть учтены ею соответствующим образом в последующих отчетных периодах текущего календарного года.

В этом случае в бухгалтерском учете организации возникает вычитаемая временная разница, равная сумме сверхнормативных представительских расходов и, соответственно, отложенный налоговый актив.

Пример: Учета представительских расходов.

В мае 2012 года организация «Гамма» принимала деловых партнеров – представителей организаций заказчика, прибывших для переговоров с целью поддержания взаимного сотрудничества.

Участники переговоров посетили ресторан, визит в который организован и оплачен организацией «Гамма». Для этих целей подотчетному лицу из кассы организации было выдано 20 000 рублей.

Фактически сумма представительских расходов составила 18 800 руб., что подтверждается счетом ресторана и кассовым чеком (сумма НДС не выделена).

После утверждения авансового отчета (25 мая 2012 года) остаток денежных средств в размере 1200 руб. возвращены подотчетным лицом в кассу.

Других представительских расходов за период январь- июль у организации не было.

Сумма расходов на оплату труда, которую организация признает ежемесячно в налоговом и бухглатерском учете, составляет 75 000 руб.

Необходимо выяснить, в каком порядке представительские расходы, понесенные организацией, должны учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

Дата добавления: 2015-07-16