Анализ выполнения бюджета

Во многих случаях именно выход за рамки бюджета становится причиной преждевременной «кончины» проекта. Если деньги есть, то Ресурс может копать или не копать, но если денег нет, то он точно копать не станет. Наверняка читатель сам неоднократно был свидетелем того, как «замораживали» недостроенные жилые дома и магазины. А кроме них имеется еще масса примеров «замерзших» на пути к публике музыкальных дисков, фильмов, книг и т. д.

Именно поэтому в MS Project для проведения стоимостного анализа проекта предусмотрено значительно большее число показателей, чем для контроля сроков или объема выполненных работ. Часть этих показателей можно считать знакомыми читателю, другие являются специфическими для анализа выполнения бюджета и ранее нами не рассматривались.

Предварительная оценка стоимостных показателей

В число знакомых (или относительно знакомых) читателю показателей проекта входят:

• Cost (Стоимость) — стоимость работы (ресурса), установленная для нее (или вычисленная MS Project) в текущем плане проекта;
• Baseline Cost (Плановая стоимость) — стоимость работы (ресурса), сохраненная в базовом плане проекта;
• Cost Variance (Отклонение стоимости) — разница между стоимостью работы (ресурса), указанной в текущем плане, и плановой стоимостью; MS Project вычисляет значение этого параметра из соотношения:
• Cost Variance - Cost - Baseline Cost;
• отрицательное значение параметра Cost Variance означает, что в текущем плане проекта стоимость работы (ресурса) ниже бюджетной (плановой) суммы, указанной в базовом плане;
• Actual Cost (Фактическая стоимость) — фактическая стоимость работы или ресурса, отражающая текущее состояние работы или использование ресурса; вычисляется MS Project или вводится пользователем только для выполняемых работ (для остальных работ ее значение равно 0);

Замечание

В MS Project предусмотрены два режима коррекции фактических затрат (то есть значений параметра Actual Cost): автоматический, при котором эта функция полностью возлагается на MS Project, и ручной, при котором значения параметра вводятся пользователем. По умолчанию используется автоматический режим. Чтобы отключить его, необходимо в меню Tools выбрать команду Options и в открывшемся диалоговом окне на вкладке Calculation снять флажок Actual costs are always calculated by Microsoft Project.

• Remaining Cost (Оставшиеся затраты) — неизрасходованная часть затрат, предусмотренных в плане проекта для работы или ресурса; MS Project вычисляет значение этого параметра из соотношения:
• Remaining Cost = (Remaining Work X Standard Rate) + Remaining Overtime Cost;
• Overtime Cost, Actual Overtime Cost, Remaining Overtime Cost — параметры затрат, обусловленные выполнением работ или использованием ресурсов в сверхурочное время; в остальном имеют тот же смысл, что и одноименные параметры без префикса «Overtime».

Различные комбинации перечисленных параметров можно получить, открывая таблицу Cost в различных окнах представления проекта, содержащих список работ, ресурсов или назначений. Чтобы открыть эту таблицу, достаточно в меню View войти в каскадное меню Table и в нем выбрать пункт Cost.

Если таблица Cost открыта в окне Resource Usage, то она содержит полный «комплект» параметров, характеризующих соответствие бюджету фактической стоимости использования ресурсов (рис. 5.27).

Достоинство использования таблицы Cost в окне Resource Usage состоит в том, что в этом случае существует возможность управлять распределением затрат во времени, изменяя профиль использования ресурса.

Рис. 5.27. Формат таблицы Cost, открытой в окне Resource Usage

Если таблица Cost открыта в окне Gantt Chart, Tracking Gantt или Task Usage, то в ней присутствуют, помимо перечисленных выше, еще два параметра: Fixed Cost и Total Cost (рис. 5.28). Напомним, что параметр Fixed Cost отражает затраты на выполнение работы, не связанные со стоимостью назначенных ей ресурсов (подробнее см. раздел «Стоимостной анализ проекта» четвертой главы).

Рис. 5.28. Формат таблицы Cost, открытой в окне Tracking Gantt

Значения показателей стоимости, представленные в таблице Cost, являются, по сути, исходными данными для более глубокого исследования хода выполнения проекта по критерию стоимости. В качестве инструмента такого исследования используется метод анализа затрат, рассмотренный ниже.

Метод анализа затрат

Метод анализа ценности затрат (Earned value analysis) — это метод оценки эффективности реализации проекта по критерию стоимости. Данный метод позволяет определить, какая часть бюджета должна быть потрачена, исходя из объема выполненных работ и плановой стоимости работ и ресурсов.

С помощью метода анализа затрат можно получить ответы на вопросы «достаточно ли оставшихся денежных средств для завершения проекта?» и «достаточно ли оставшегося времени, чтобы закончить проект вовремя?».

Анализ затрат основан на расчете следующих трех показателей:

• BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) — бюджетная (сметная) стоимость запланированной работы; это суммарные планируемые затраты на выполнение данной работы за период от начала работы до текущей (current) или контрольной (status) даты; например, если бюджетная стоимость некоторой 4-дневной работы составляет 1000 рублей, и эта работа начинается в понедельник, то рассчитанное на среду значение BCWS будет равно 750 рублям;
• BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) — бюджетная (сметная) стоимость фактически выполненной части работы за период от начала проекта до текущей или контрольной даты, вычисленная в предположении, что ставка оплаты ресурсов соответствует плановой; другими словами, величина BCWP прямо пропорциональна объему выполненной работы; например, если через 3 дня после начала работы будет выполнено 90% ее объема, то значение BCWP на конец вторника составит 1000 х 0,9 = 900 (рублей);
• A CWP (actual cost of work performed) — фактическая стоимость выполненной работы; это стоимость фактической работы плюс все виды разовых затрат, выплаченных по этой работе за период от начала проекта до текущей или контрольной даты; например, если исполнителю рассматриваемой гипотетической работы пришлось уплатить по 300 рублей за каждый из первых трех дней работы, то значение ACWP за этот период составит 900 рублей. Как и когда MS Project вычисляет ACPFP, зависит от стандартной и сверхурочной ставки назначенных работе ресурсов, используемой схемы оплаты и других параметров, установленных в диалоговом окне Resource Information.

На основе этих трех основных показателей MS Project вычисляет еще 4 величины, которые, собственно, и отражают результаты анализа:

• Cost Variance (CV) — разница между плановой и фактической стоимостью выполненной части работы, CV=BCWP- ACWP; для рассмотренного выше примера величина СКна конец среды составит 900 — 900 = 0 (руб.);

Замечание

Данный параметр лучше было бы обозначить CVE (отклонение стоимости, вычисленное по методу Earned Value), чтобы не путать эту величину с отклонением стоимости, вычисляемую как разность между полной текущей стоимостью и базовой стоимостью работы: Cost - Baseline Cost (см. подраздел «Предварительная оценка стоимостных показателей»).

• Schedule Variance (SV) — разница между плановой (сметной) стоимостью выполненной части работы и оценкой ее стоимости, полученной из текущего расписания, SV=BCWP - BCWS; для рассматриваемого примера величина SF на конец среды составит 900 - 750 = 250 (руб.);
• Cost Performance Index (CPI) — индекс эффективности затрат; это отношение плановой (сметной) стоимости выполненной части работы к ее фактической стоимости, CPI = BCWP/ACWP;
• Schedule Performance Index (SPI) — индекс эффективности расписания; это отношение плановой (сметной) стоимости выполненной части работы к оценке ее стоимости, полученной из текущего расписания, SPI = BCWP/BCWS.

Первые две из приведенных величин, определяемые как разность, могут быть положительными или отрицательными. Положительная разность указывает на то, что соответствующая работа выполняется с опережением графика (если SV положительна) и/или с экономией бюджета (если С V положительна). Такая ситуация позволяет перераспределить деньги и ресурсы «положительной» работы на другие работы или проекты, имеющие отрицательные показатели.

Соответственно, отрицательные значения SV и CV говорят о том, что работа отстает от графика или выходит за рамки бюджета.

Индекс эффективности затрат (CPI) и индекса эффективности расписания (SPI) могут быть большие или меньше 1. Если значение больше 1, это указывает на то, что соответствующая работа или проект в целом выполняется с опережением графика (если SPI>1) и/или с экономией бюджета (если СРI>1). Например, если SPI равен 1,5, это означает, что на работу использовано только 67% запланированного времени, а значение CPI, равное 0,8 говорит о том, что за данный период времени на работу израсходовано средств на 25% больше, чем планировалось.

Все рассмотренные выше параметры (как основные, так и производные от них) представлены в специальной таблице, которая называется Earned Value. Эта таблица может быть открыта в любом окне представления проекта, содержащем список работ, ресурсов или назначений. Чтобы открыть таблицу, необходимо:

1. В меню View открыть каскадное меню Table и в нем выбрать пункт More Tables...
2. В открывшемся диалоговом окне выбрать в списке таблиц пункт Earned Value и щелкнуть на кнопке Apply.

Вариант таблицы Earned Value, совмещенной с представлением Resource Usage, показан на рис. 5.29.

Обратите внимание, что в таблице имеется три столбца, о предназначении которых пока ничего не было сказано: ЕАС, ВАС и VAC. Они соответствуют полям данных, которые непосредственно не связаны с анализом фактических затрат, но позволяют в какой-то мере спрогнозировать развитие ситуации на дату завершения работы или проекта:

• ЕАС (Estimate At Completion) — смета при завершении; это полная стоимость работы, ресурса или назначения, соответствующая текущему расписанию проекта; данная величина вычисляется как сумма фактических затрат, фиксированных (разовых) затрат, а также затрат, рассчитанных на основе оставшегося объема работ;
• по сути параметр ЕАС является аналогом параметра Cost для ресурсов и назначений или параметра Total Cost для работ и проекта в целом;

Рис. 5.29. Вариант таблицы Earned Value, совмещенной с представлением Resource Usage

• ВАС (Budget At Completion) — бюджет при завершении; это полная стоимость работы, ресурса или назначения, соответствующая базовому плану проекта;
• по сути параметр ВАС является аналогом параметра Baseline Cost;
• VAC (Variance At Completion) — отклонение при завершении; это разность между ВАС и ЕАС;
• по сути параметр VAC является аналогом параметра Variance Cost, взятому с обратным знаком.

Если бюджет превышен, требуется решить, какие меры следует предпринять, чтобы выправить положение. Возможные изменения плана зависят от того, что является наиболее важным для вас как для менеджера. Вы можете пожертвовать качеством, используя менее дорогие ресурсы (например, менее квалифицированных специалистов или материалы более низкого качества), можете просто удалить некоторые из работ, которые планировались первоначально, но не являются необходимыми. Или, может бытьДучше потратить немного больше на качественные ресурсы, если они помогут вам завершить работу или проект с опережением графика и тем самым сэкономить время, которое может связано с дополнительными затратами.

Глава 6

Дополнительные возможности MS Project 2000

В предыдущих пяти главах книги были рассмотрены средства работы с проектами, без которых практически невозможно обойтись при составлении расписания проекта, оценке полученного плана и управлении ходом реализации проекта. Разумеется, для некоторых проектов часть материала этих глав также может оказаться избыточной. Но чем крупнее проект, тем шире приходится использовать при работе с ним возможности MS Project 2000. Те функциональные возможности пакета, которые описаны в данной главе, не являются «предметом первой необходимости», но знакомство с ними способно существенно повысить эффективность работы, особенно для тех читателей, для которых планирование проектов и управление ими составляют смысл жизни (в рабочее время).

Дата добавления: 2015-11-14