Шаг 1: делай до конца

Вы наверняка скажите, что вам это знакомо. Приходите в офис, а на столе уже 3 папки с бумагами и несколько писем, на которые надо ответить. Вы смотрите на первое письмо и читаете несколько предложений. Разобраться с ним займет немного больше времени, чем у вас есть прямо сейчас. Письмо откладывается. Вы начинаете задачу по 1 из папок, и в это время звонит ваш телефон. Вы отвечаете на звонок. Вопрос, который обсуждается 10-15 минут не имеет ни малейшего отношения к предыдущей задаче. Вы возвращаетесь к задаче, но почти сразу же получаете письмо по электронной почте. Вы прочитваете письмо, в котором дана задача, на которую у вас опять не хватает времени прямо сейчас.

Если вы тратите всего 15 минут в день на то, чтобы переслать письмо или перечитать письмо, то в итоге 97 часов вгоду вы не делаете абсолютно ничего! Практически каждый из ваших сотрудников тратит почти час в день на вещи, от которых нет никакой отдачи. Это значит 6 недель потерянного времени за 1 год. Хотите прибавить эти 6 недель к своему расписанию? Простое правило «делать до конца, или не берись», а также инструментарий, который поможет вам в этом, существенно увеличит производительность вашей компании.

Если взялись, делайте до конца. Не читайте письмо, если не уверены, что не сможете заняться им прямо сейчас. Как только вы начнете применять данное правило, вы поймете, что чем больше у вас задач, и чем более организованно вы к ним подходите, тем больше вы успеваете. Как это выглядит? Например, я читаю письмо из моей PR-компании, в котором находится запрос на одобрении пресс-релиза. У меня есть отдельная папка, отведенная под PR. Я открываю свой ежедневник, и ставлю себе в план на определенное время задачу: «Просмотреть пресс-релиз. Папка PR». Вот как эхто делается.

Правило «делай до конца или не берись» жизненно необходимо при разборе электронной почты. Электронная почта – это потрясающая вещь. Но она сожрет все ваше время, если вы не будете ее контролировать. Очень важно научить всех использовать четкие информативные поля темы для писем. В своей компании я настаиваю на том, что если суть письма меняется, то и тема меняется тоже.

Например, вы посылаете кому-то письмо с темой «Ближайший тренинг Чета Холмса», а вам в ответ пишут что-то вроде:

Кому: Шерри

От кого: Марта

Тема: Ближайший тренинг Чета Холмса

Да, я пойду. Я уже зарезервировала себе место. Да, кстати, ты уже разговаривал с Дэйвом по поводу бюджета?

Письмо идет от адресата к адресату, все обсуждают проблему Дейва, но в теме письма все еще стоит «Ближайший тренинг Чета Холмса».

Через неделю или две кто-то спрашивает у Вас, что случилось с Дейвом? В одном из семи писем говорится об этом, но Вам придется открыть все семь, чтобы понять это. Так что как только вы меняете содержание письма, меняйте и его тему. Каждый из моих клиентов или сотрудников должен усвоить это правило, чтобы работать со мной. Таким образом каждый в моей компании может взгнлянуть на тему письма и понять, сможет ли он сейчас разобраться с ним, не открывая само письмо. Если вы понимаете, что не сможете разобраться с письмом прямо здесь и сейчас, вы переносите его в одну из специальных папок и ставите себе задачу в to-do. (о задачах мы поговорим чуть позднее).

Я ни разу не преувеличиваю, когда говорю, что электронная почта может убить тайм-менеджмент. Люди, которые реагируют на каждый из сигналов своей почтовой программы, работают в ре-активном режиме. Если ваш компьютер сигналит о новом письме, не открывайте его сразу же, как только заметили это. Почта служит для вашего удобства и комфорта. Если в данный момент вам неудобно читать письмо – не делайте это.

Концентрация подобна мышце: она развивается, когда мы занимаемся ей. Если ваша концентрация рушится как только вы видите новое письмо или слушите телефонный звонок, то тем самым вы ослабляете свою возможность концентрироваться. В дальнейшем вы становитесь менее эффективным в ситуациях, когда требуется сконцентрироваться.

ВАЖНО: прочитав эти заметки, не думайте о том, что все это вы уже слышали ранее. Думайте о том, как вы будете воплощать эти принципы в вашей самодисциплине.

Шаг 2: составляем планы.

Многие люди составляет планы, чтобы организовывать свое время. Если у вас нет плана, скорее всего вы работаете в ре-активном режиме. План помогает вам сфокусироваться на том, что важно прямо здесь и сейчас. Хороший план удвоит вашу эфективность.

Когда я провожу семинары по планированию, я всегда спрашиваю, сколько людей составляет план? Затем я спрашиваю «Сколько пунктов обычно в вашем плане?». В каждой группе есть люди, в плане которых больше 25 пунктов.

Чтобы быть продуктивным, нужно уметь сконцентрироваться на 6 наиболее важных задачах, которые предстоят сегодня. Когда в вашем плане много пунктов, он начинает пожирать ваше время. Если вы хотите быть продуктивным, вы просто берете 1 пункт из вашего плана и делаете его. Это классно. Если же у вас большой план, обычно вы начинаете с самых простых вещей, просто для того, чтобы уменьшить список. В конце дня вы понимаете, что самые важные задачи не выполнены, потому что они либо самые сложные, либо требуют больше всего времени, а может быть и то и другое.

Большой план также обычно никогда не выолняется полностью. Когда вы не выполняете ваш собственный план, это отрицательно влияет на ваше психологическое состояние. Но когда вы выполняете все 6 пунктов вашего плана, особенно когда все они были самыми важными задачами на сегодняшний день, - это безумно заряжает!

Итак, правило: делаем план на основе 6 самых важных задач на день, и, не мытьем так катаньем, выполняем этот план каждый день. Это не значит, что вам не нужно выполнять и другие задачи. Вы можете составлять объемный план, а затем выделять из него 6 задач, которые должны быть сделаны в первую очередь.

УПРАЖНЕНИЕ:

Сделайте это упражнение прямо сейчас, мы будем работать с его результатами дальше. Возьмите чистый лист бумаги и напишите на нем 6 самых важных вещей, который надо сделать завтра. Ваш план может выглядеть примерно так:

1. Проработать предложение клиента

2. Отправить договор факсом

3. Распланировать собрания

4. Концеренц-звонок с Хайди

5. Пересмотреть маркетинговый план на этот месяц

6. Поработать на письмом для рассылки клиентам

Дата добавления: 2015-11-13