Создание базы данных

При создании базы данных в Excel необходимо соблюдать правила:

1) На одном рабочем листе не рекомендуется помещать более одной базы данных. Если это не так, отделять данные хотя бы одной строкой или одним столбцом.

2) Необходимо присвоить столбцам имена - имена полей записи, которые могут состоять из нескольких строк заголовков, размещенных в одной строке таблицы.

3) Имена столбцов должны располагаться в первой строке базы данных (заглавная строка).

4) Для заглавной строки рекомендуется использовать стиль форматирования отличный от того, который использовался для записей базы данных.

5) Не рекомендуется:

- отделять заглавную строку от других строк пустыми строками или пунктирными линиями.

- разделять заголовки столбцов в заглавной строке пустыми столбцами.

- объединять ячейки в заглавной строке.

6) В списках можно использовать формулы.

Порядок созданиябазы данных:

§ сформировать заглавную строку по приведенным выше правилам;

§ ввести данные в соответствующие поля записи одним из двух способов: обычным или с помощью формы.

§ отформатировать таблицу (стили, границы, заливка).

Обычный способ ввода - ввод данных непосредственно в ячейки таблицы по строкам. При этом, если в списке много повторяющихся значений, то при заполнении можно воспользоваться автовводом (Команда Сервис / Параметры / Правка / Автозаполнение значений ячеек), а также копировать формулу из предыдущей записи, копировать форматы ячеек.

Более удобно вводить, просматривать и редактировать данные с помощью специальной формы, которая вызывается командой Данные - Форма.

Диалоговое окно этой команды содержит все поля одной записи БД, названия и количество которых соответствует созданным заголовкам столбцов. Вводимые поля записи можно редактировать. Если поле вычисляемое, то оно недоступно для редактирования. Название окна соответствует названию рабочего листа.

Достоинством ввода данных с помощью формы является автоматическое копирование формул и автоматическая поддержка форматов данных.

Пример 7.1. Создать базу данных движения товара в магазине «Ашамлыклар».

Рис. 13. Пример создания базы данных «Магазин»

Порядок созданиябазы данных:

1) оформить заголовок таблицы, учесть при этом:

- несколько строк в имени поля, размещенных в одной строке таблицы Excel (правило 2);

- перенос слов в строке;

- вертикальное выравнивание по центру в ячейках;

2) задать обрамление всей таблицы;

3) ввести нумерацию строк при помощи автозаполнения;

4) вставить формулы для количества остатка («Кол-во прихода» - «Кол-во расхода») и суммы остатка («Кол-во остатка» * «Цену расхода») в первую строку таблицы;

5) далее заполнить таблицу двумя способами:

· обычным - две строки, с копированием формул и заданием форматов;

· с помощью формы базы данных:

- выделить таблицу без первой строки шапки, но захватив последнюю, незаполненную строку данных таблицы;

- выполнить команду Данные - Форма;

- заполнить все поля записи БД, нажать Enter, затем следующую и т.д.

- завершить работу – кнопка Закрыть.

Рис. 14. Диалоговое окно формы (пример 7.1)

G Примечание к рис.14:

Командные кнопки диалогового окна Форма:

Добавить – добавить запись;

Удалить – удалить выбранную запись;

Вернуть – отменить любое изменение, сделанное в выбранной записи;

Назад – возврат к предыдущей записи;

Далее – переход к следующей записи;

Критерии – поиск записи в соответствии с заданными критериями.

Дата добавления: 2015-07-12