Читайте также:
|
|
IV этап: перестройка структурных элементов системы управления.
V этап: закрепление новых качеств и свойств системы управления.
Развитие системы управления — это не разовые преобразования, а непрекращающийся во времени процесс, который требует постоянного соотнесения действий по оптимизации управления со стоящими перед ним задачами, а также с возможностями, которыми располагает организация и ее действующая система управления.
Выводы
Организация — это сознательное объединение людей, преследующих достижение определенных общих целей. Формальные организации имеют четко определенные цели, структуру, систему ролей, которые остаются и при смене персонала. Неформальные организации возникают спонтанно, не имеют четких целей, правил и процедур, в них с уходом человека исчезает и его роль.
Организация представляет собой сложную систему, элементы которой взаимосвязаны. Основные составляющие организации: входящие в нее люди; задачи, для решения которых она существует; управление. Любая организация тесно связана с внешней средой, поскольку получает из нее ресурсы для производства продукта, который затем передается во внешнюю среду.
Менеджмент — неотъемлемая составляющая организации, обеспечивающая ее функционирование. Он формирует, мобилизует и приводит в действие потенциал организации для достижения ее целей и решения стоящих перед ней задач.
Для осуществления управления необходимы отношения управления, обусловленные наличием у субъекта управления потребности и возможности вырабатывать и отдавать управленческие команды, а у объекта управления — готовности эти команды выполнять.
В процессе управления могут использоваться организационно-распорядительные (административные), экономические и социально-психологические методы управления.
Менеджмент формирует внутреннюю среду организации и управляет протекающими в ней функциональными процессами, создает организационную структуру и культуру, регулирует внутриорганизационные процессы, определяет используемые технологии, руководит персоналом и производством, управляет маркетингом и финансами организации на основе учета и анализа.
Внешняя среда организации представляет собой совокупность переменных, которые находятся за ее границами и не составляют сферу непосредственного воздействия со стороны ее менеджмента. Управление процессом взаимодействия организации с внешней средой направлено на поддержание необходимых отношений как с внешним окружением, оказывающим на нее косвенное воздействие, так и с непосредственным деловым окружением, прямо влияющим на организацию.
Достижение гармонии между интересами сотрудников и организации создает основу эффективности ее деятельности. В любой организации человек выполняет определенную роль, работает в окружении коллег, является членом формальных и неформальных групп, оказывающих на него большое влияние. Совокупность этих факторов помогает раскрываться потенциалу работника либо подавляет его способности. Важную роль в установлении нормального взаимодействия человека и организации играет формирование его расположения к людям, отдельным процессам, окружающей среде, своей работе и организации в целом.
Ключевой фигурой в процессе управления организацией является менеджер — профессиональный управляющий, который обеспечивает достижение целей организации с использованием труда подчиненных ему сотрудников. Ключевые роли менеджеров следующие: принятие решений; сбор и распространение информации, необходимой для обеспечения организационного взаимодействия как внутри, так и вне организации; руководство — формирование отношений внутри и вне организации, мотивация и координирование усилий людей; представление организации в ее окружении. Менеджер должен быть профессионально подготовленным управляющим.
Каждая организация функционирует как сложная технико-экономическая и социальная система. Организационная система и управление ею характеризуются по характеру взаимодействия а) организации с внешней средой (механистический или органический подход), б) подразделений внутри организации, в) организации с персоналом (индивидуальный или корпоративный характер взаимодействия).
Систему управления можно представить как совокупность нескольких подсистем. Структурно-функциональная подсистема является основой организации и системы управления. Информационно-поведенческая подсистема отражает управленческую идеологию и систему ценностей, принятых в организации, а также информационное обеспечение системы управления. Подсистема саморазвития обеспечивает оптимизацию системы управления, осуществляет разработку, введение и постоянное поддержание стимуляторов, побуждающих систему управления к самосовершенствованию. Управление — развивающаяся система, что определяет необходимость постоянного соотнесения действий по преобразованию управления с задачами, стоящими перед ним, а также возможностями организации и ее действующей системы управления.
Вопросы 31-32-30
Со времен А. Файоля состав и содержание функций управления существенно изменились. Это обусловлено динамичными изменениями внешней среды и теоретическими разработками в области управления, прежде всего касающимися управления по целям, стратегического управления, проектирования работы и проектирования организации.
Функции и процессы управления обеспечивают достижение целей организации. Стратегическое управление ориентировано на долгосрочные цели, обеспечивающие благополучие организации в будущем, а оперативное — на краткосрочные цели и текущие задачи. Эти типы управления переплетаются, так что оперативные цели не могут противоречить стратегическим, а должны включать стратегические подцели (этапы достижения стратегических целей), в ином случае стратегические цели никогда не будут достигнуты.
3.1. Основное содержание функций и процессов управления
♦ Функции организации. В современной управленческой терминологии понятие «функция» означает вид деятельности, определенное действие, выполняемое человеком, группой или организацией в рамках разделения труда.
Функции организации имеют более широкий спектр специализации, чем функции работника.
Функции организации — это относительно самостоятельные участки работы, объективно выделившиеся в процессе разделения труда в сфере управления. В этой связи во многих источниках их называют специальными функциями управления или специализированными видами управленческой деятельности. Каждая из них является определенным видом работы по управлению организацией в целом и находит отражение в организационной структуре. Разделение труда в управлении, специализация и комбинирование различных управленческих работ — постоянные процессы.
Типичные функции современного предприятия представлены в табл. 3.1. Количество и содержание функций зависят от целей и задач, вида и масштабов деятельности, состояния внутренней среды и внешнего окружения конкретного предприятия. Каждой из функций присуще использование определенного основного ресурса.
Таблица 3.1 Типичные функции современного предприятия
Функция Маркетинг Производство | Основной ресурс Потребитель Технология |
Финансы | Деньги |
Планирование | Время |
Организация Персонал Информация | Люди Квалификация Данные |
Инновация | Идеи |
Социальное развитие | Культура |
♦ Функции управления. На наш взгляд, общее содержание функции управления наиболее точно отражает модель управленческого цикла, включающего четыре взаимосвязанные и взаимодействующие функции управления: планирование, организацию, мотивацию и контроль (рис. 3.1). Данный цикл обеспечивает реализацию функции управления в целом, он обязателен для любых функций и действий управления, поэтому составляющие его функции называют общими функциями управления.
Рис. 3.1. Управленческий цикл
Планирование — это выбор целей и плана действий по их достижению; это начало управленческого цикла. 94
Планирование предполагает оценку предыдущего развития, анализ существующей ситуации и постановку реальных задач на будущее. Оно позволяет скоординировать усилия исполнителей в направлении достижения целей организации.
Организация — это распределение задач и ресурсов между отдельными подразделениями и сотрудниками, установление системы их взаимодействия, осуществление координации их действий для реализации планов и достижения целей организации.
Мотивация — это целенаправленное побуждение сотрудников к осуществлению результативных действий по реализации планов и достижению целей организации.
Контроль — это сравнение реально достигнутых результатов с запланированными на основе информации о текущих итогах деятельности организации, ее подразделений и сотрудников с целью устранения выявленных отклонений.
По результатам контроля осуществляется регулирование (обратная связь), включающее корректировку планов, хода их выполнения и механизма мотивации.
В рамках управленческого цикла общие функции управления находятся в тесной взаимосвязи: функция планирования взаимодействует с функциями организации, мотивации и контроля; функция организации — с функциями планирования, мотивации и контроля; функция контроля — с функциями организации, мотивации и планирования; все общие функции находятся в зависимости от функции мотивации. Данную взаимосвязь называют внешней.
Внутренняя взаимосвязь общих функций состоит в том, что реализация каждой из них в отдельности требует использования всех остальных. Например, при осуществлении функции планирования необходимо спланировать этот процесс, организовать его исполнение, мотивировать исполнителей и проконтролировать качество исполнения. Аналогично протекают процессы реализации функций мотивации, организации, контроля.
Когда цели, преследуемые определенным управленческим действием, достигнуты, это означает, что связанный с ними управленческий цикл завершен.
Любая функция управления (как общая, так и специальная) имеет четкое содержание, разработанный процесс ее осуществления и конкретную структуру.
Содержание функции определяет, какие действия (набор действий) осуществляются в ее рамках.
Процесс реализации функции задает логическую последовательность осуществляемых в рамках функции действий, т.е. их очередность, обязательную для выполнения функции.
Структура функции определяет, как и каким образом связаны действия, обеспечивающие реализацию данной функции.
Осуществление любых функций управления требует тех или иных действий в пространстве и времени, которые в совокупности образуют процесс взаимоувязанных управленческих действий (процедур).
• Содержание функциональных процессов управления. Из множества процессов и подпроцессов, протекающих в организациях, можно выделить пять групп функциональных управленческих процессов, которые обеспечивают деятельность любой организации: управление производством; управление маркетингом; управление финансами; управление персоналом; управление учетом и анализом хозяйственной деятельности.
Управление производством — это управление процессами преобразования ресурсов в продукт, потребляемый внешней средой. В этих целях осуществляются:
• управление разработкой и проектированием продуктов;
• организация процесса производства продукта с оптимальными затратами, включая выбор технологического процесса и методов изготовления продукта, расстановку работников и техники по процессу;
• управление закупкой сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих;
• управление запасами и хранением закупленного сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих, продуктов незавершенного производства и готовой продукции;
• управление качеством.
Управление маркетингом — это анализ, планирование, реализация и контроль за исполнением действий и программ, направленных на создание, поддержание и расширение выгодных отношений с целевым покупателем продукта(ов) для достижения целей организации [23, с. 42]. В этой связи осуществляется управление следующими процессами и действиями:
• изучением рынка;
• ценообразованием;
• рекламой;
• созданием систем сбыта;
• распределением готовой продукции;
• сбытом.
Управление финансами — это управление процессами формирования и движения финансовых средств организации. В этих целях осуществляются:
• составление бюджета и финансового плана;
• формирование денежных ресурсов;
• распределение денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации;
• оценка финансового потенциала организации.
Управление персоналом направлено на формирование и использование потенциала работников для достижения целей организации. Для этого необходимы:
• подбор и расстановка кадров;
• обучение и развитие кадров;
• оплата труда;
• создание условий труда;
• поддержание отношений с профсоюзами и разрешение трудовых споров.
4 1ак. 2786
Управление учетом и анализом финансово-хозяйственной деятельности — это управление процессом сбора, обработки и анализа информации о работе организации, которая необходима для принятия управленческих решений. Сравнение показателей деятельности организации с данными о ее потенциале, а также с достижениями других организаций позволяет оценить эффективность ее работы, вскрыть существующие проблемы и выбрать лучшие варианты действий.
3.2. Управление по целям
Организации изначально создаются в определенных целях. Управление по целям (management by objectives — МВО) связано с постоянным функционированием системы разработки конкретных целей для каждого элемента управляющей системы.
Цели являются исходной точкой планирования, лежат в основе построения организационных отношений, на них базируются используемая в организации система мотивирования, а также процесс контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и организации в целом. Цели способствуют концентрации внимания на наиболее важных задачах. При их установлении обычно принимают в расчет миссию и цели как таковые.
♦ Формулирование миссии. Формирование целей организации начинается с определения ее миссии, которая выражает философию и смысл существования организации. Миссию рассматривают как очень важное заявление руководства, отражающее общественно значимые намерения организации и дающее представление о ее сфере деятельности, ключевых целях и принципах работы.
Организация существует не сама по себе, а осуществляя свою деятельность в обществе и в той или иной мере в интересах общества либо его части. Если результаты деятельности организации перестают совпадать с общественными интересами, она долго не просуществует. В этом заключается объективная необходимость понимания ее миссии руководством.
Основными группами людей, чьи интересы оказывают влияние на деятельность организации и учитываются при определении ее предназначения, являются субъекты влияния: общество в целом; покупатели продукта организации; деловые партнеры организации; местное сообщество; собственники и сотрудники организации. Центральные положения миссии, обосновывающей необходимость существования организации, должны соответствовать концепции общественного развития и учитывать интересы субъектов влияния.
Точно сформулированная миссия проясняет, чем является организация и какой она стремится быть, в чем ее отличие от подобных субъектов. В ней должны быть отражены: целевые ориентиры организации; сфера деятельности организации; философия организации; возможности и способы осуществления деятельности организации. Кроме того, важным моментом является отражение в содержании и форме изложения миссии имиджа организации. Многие специалисты по менеджменту и руководители крупных компаний считают, что главное — идентифицировать себя в миссии не по производимому продукту или услуге, а по ключевому назначению: кто мы и чем отличаемся от других.
Примеры формулирования миссии:
Консалтинговая фирма: «Наша цель — решение ваших проблем посредством повышения эффективности управления, экономического анализа, бухгалтерского учета, квалификации вашего персонала».
Банк: «Активное содействие развитию предпринимательства путем предоставления широкого спектра банковских услуг и высокого качества обслуживания клиентов».
Организация по разработке оборудования и технологий: «Развитие научно-технического потенциала клиентов путем поддержания высокого качества разработок, обеспечивающих высокую производительность труда, культуру производства и сохранение окружающей среды».
Фирма по оформлению офисов: «Решение проблем клиентов путем создания комфортных условий на рабочих местах».
Позитивное влияние миссии на деятельность организации выражается в следующем:
• субъекты внешней среды получают общее представление об организации, ее устремлениях, философии, средствах, используемых ею в своей деятельности, — т.е. о ее имидже;
• внутри организации формируется корпоративный дух, сотрудники яснее осознают общую цель и предназначение организации, свою идентификацию с ней, усваивают философию организации, что способствует созданию хорошего микроклимата;
• возникает предрасположенность для установления целей организации.
Если миссия вызывает интерес и доверие у других организаций, поставщиков, потребителей, простых людей и мотивирует их поступки по отношению к данной организации, это помогает добиться успеха. Следовательно, миссия должна быть понятной, а для сотрудников — жизненно важной и мобилизующей их на совместные действия по достижению поставленных целей.
Основные требования следующие:
• миссия формулируется вне временных рамок, она свободна от конкретных указаний о том, что, как и в какие сроки следует делать;
• миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, она устремлена в будущее, там сконцентрированы главные ценности, на которые будут направлены все усилия организации;
• в миссии не принято указывать в качестве цели получение прибыли, несмотря на то, что прибыльная работа является важнейшим фактором жизнедеятельности любой коммерческой организации;
• миссия формулируется высшим руководством, которое несет полную ответственность за ее воплощение в жизнь путем постановки и реализации целей и задач организации;
• между миссией оргшшзации и более общей системой, частью которой она является, не должно быть противоречий.
Миссия бессрочна, она задает основное направление движения организации и является фундаментом для постановки ее целей.
• Установление целей. Цели — это конкретное состояние отдельных характеристик организации, к обретению которых она стремится.
Содержание целей. Общие цели представляют собой конкретизацию видения организации и ее миссии в форме, доступной для управления процессами их реализации.
Видение — это представление организации такой, какой мы хотим видеть ее в будущем.
Для большей определенности видения целесообразно использовать следующие вопросы:
• в чем состоит наша деятельность (бизнес) сейчас и какой она будет в будущем;
• кто является потребителем нашей продукции (товаров, работ, услуг) и на какую группу потребителей организация будет ориентироваться в будущем;
• какими способами мы собираемся увеличить ценность нашей продукции для потребителей?
Цели каждой организации устанавливаются в зависимости от специфики отрасли, особенностей состояния среды, характера и содержания собственной миссии. У разных субъектов они отличаются по набору и величине параметров организации. Тем не менее, выделяют четыре основные области, применительно к которым все организации устанавливают цели:
• доходы организации;
• работа с клиентами;
• потребности и благосостояние сотрудников;
• социальная ответственность.
Организация — сложная многоцелевая система, поэтому для упрощения управления процессами реализации ее целей устанавливаются подцели, в частности, по следующим направлениям:
• прибыльность;
• положение на рынке;
• производительность;
• финансовые ресурсы;
• производственные мощности;
• разработка и производство продукта, обновление технологии;
• изменения в управлении;
• человеческие ресурсы;
• работа с покупателями;
• оказание помощи обществу.
По этим направлениям (подцелям) устанавливаются критерии (показатели), позволяющие оценить их достижение.
На практике цели считают краткосрочными, если они достигаются в течение одного года, а если требуется более трех лет — долгосрочными. При необходимости между долго- и краткосрочными целями могут устанавливаться промежуточные среднесрочные цели. Такое разделение имеет принципиальное значение, поскольку различия в сроках отражаются на их содержании. Для краткосрочных целей характерна большая конкретизация и детализация вопросов (кто, что и когда должен выполнять), они подчинены долгосрочным целям и представляют собой задачи, которые должны решать конкретные исполнители в своей повседневной работе (в пределах года, полугодия, месяца, дня).
В любой крупной организации, имеющей несколько структурных подразделений и уровней управления, складывается иерархия целей, представляющая собой декомпозицию целей более высокого уровня в цели более низкого уровня, поскольку первые всегда имеют более широкое содержание, а вторые являются средствами их достижения.
Для отражения иерархии целей применяется метод «дерево целей» (рис. 3.2). Количество уровней зависит от масштабов и сложности поставленных целей, структуры организации, иерархии ее менеджмента.
Рис. 3.2. Пример дерева целей
При формировании дерева целей действуют следующие правила:
• главная цель должна содержать описание конечного результата;
• реализация подцелей каждого нижестоящего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели соответствующего вышестоящего уровня;
• при формулировании целей разных уровней следует описывать желаемые результаты, а не способы их достижения;
• подцели одного уровня должны быть независимы друг от друга и не выводимы друг из друга;
• фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенными способами и в заранее установленные сроки.
Важным моментом является моделирование не только уровней, но и их динамики (сроков исполнения), особенно при разработке стратегических планов организации. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение вносит необходимый вклад в достижение целей организации в целом.
Согласно основным требованиям к содержанию целей, они должны быть:
• достижимы;
• измеримы, т.е. позволять объективным способом оценить их достижение;
• совместимы, т.е. стратегические цели должны согласовываться с миссией, все цели и подцели — между собой, иметь реальные сроки и ресурсы, необходимые для их достижения;
• конкретны по содержанию, т.е. задавать однозначную направленность деятельности, иметь четкие временные рамки и адресность (кто, когда и где их осуществляет);
• приемлемы для основных субъектов влияния;
• гибки, т.е. поддаваться корректировке в соответствии с изменениями в окружении организации.
Процесс установления целей. Решающую роль в определении целей играет высшее руководство организации. В случае полной централизации именно оно устанавливает цели. Преимуществом данного подхода является подчиненность всех целей и подцелей единой ориентации. Однако в этом случае на нижних уровнях организации может возникать неприятие целей и сопротивление их реализации. При децентрализации к процессу установления целей привлекаются и более низкие уровни организации. В рамках этого подхода могут использоваться две схемы:
а) процесс идет сверху вниз, т.е. каждый из ниже-
стоящих уровней определяет свои цели, ориентируясь
на уже установленные цели для более высокого уровня;
б) процесс осуществляется снизу вверх, нижестоя-
щие звенья выбирают цели, которые служат основой
для установления целей последующего, более высокого
уровня.
Процесс установления целей в организации включает четыре этапа:
• выявление и анализ тенденций, которые наблюдаются в окружении;
• установление целей для организации в целом (главной цели);
• построение иерархии целей;
• установление индивидуальных целей.
На первом этапе изучается сложившееся и прогнозируемое состояние среды, что позволяет руководству сформулировать цели с учетом возможных ситуационных изменений, т.е. обеспечить их гибкость.
На втором этапе определяется, какие из характеристик организации следует взять за основу. Выбираются показатели оценки величины целей и система критериев для их установления. Последние обычно вытекают из миссии организации и результатов анализа среды. Учитывается, насколько достижение цели на предыдущем этапе способствовало выполнению миссии организации. Решение о выборе цели всегда зависит от имеющихся ресурсов.
На третьем этапе осуществляется построение иерархии целей организации с таким расчетом, чтобы достижение целей отдельными подразделениями обеспечивало достижение целей более высокого уровня и, конечно, главной цели организации. Иерархия строится как по долгосрочным, так и по краткосрочным целям.
На четвертом этапе иерархия целей доводится до каждого уровня организации и каждого работника. Все сотрудники должны быть включены через свои персональные цели в процесс совместного достижения конечных целей. Важно, чтобы работники имели представление не только о том, чего каждый из них должен достичь, но и как результаты их труда повлияют на конечные результаты организации, а также как и в какой мере их труд будет способствовать достижению главной цели.
Условием реализации установленных целей является обязательность их исполнения для организации, всех подразделений и сотрудников.
Нельзя забывать о необходимости уточнять цели относительно изменений среды. Специалисты в области управления придерживаются мнения, что при любом подходе невозможно абсолютно точно предугадать будущее и рассчитать движущие силы, а следовательно, точно определить стратегические цели организации. Поэтому на практике принято ставить долгосрочные цели и на их основе определять краткосрочные, чтобы по их достижении вырабатывать новые или уточнять прежние долгосрочные цели, а затем ставить новые краткосрочные цели. Этот процесс осуществляется постоянно, но в организации обязательно присутствует долгосрочная целевая ориентация.
3.3. Общая функция — планирование
♦ Содержание, процесс и структура функции планирования. Планирование предполагает рассмотрение предыдущего развития, анализ настоящей ситуации и постановку реальных задач на будущее.
Планирование — это выбор целей и составление плана действий по их достижению.
Выделяют стратегическое, тактическое и оперативное планирование. Стратегический уровень планирования обеспечивает достижение стратегических целей, будущую жизнеспособность и эффективность различных направлений деятельности организации. Тактическое планирование ориентировано на реализацию важных этапов достижения стратегических целей. Оперативное планирование направлено на достижение организацией оперативных целей, решение текущих задач, стоящих перед ней. Оно конкретно и детально по содержанию.
Перечисленные виды планирования взаимосвязаны: тактические и оперативные цели организации не могут противоречить стратегическим целям; оперативные планы должны включать конкретные действия, направленные на достижение стратегических и тактических планов.
Совокупность взаимосвязанных стратегических, тактических и оперативных планов по всем направлениям деятельности и уровням организации образует систему планов. Основой для ее разработки является целевая модель. Метод дерева целей позволяет структурировать главную цель организации на подцели по вертикали (по уровням управления) и горизонтали (по функциональным подразделениям).
Процесс реализации функции планирования осуществляется в следующей последовательности:
• устанавливается система целей и задач организации и ее структурных подразделений;
• определяются и распределяются по целям, задачам и подразделениям необходимые ресурсы;
• устанавливаются временные рамки выполнения целей и задач;
• отбираются критерии для контроля и оценки выполнения задач;
• разрабатываются стратегии, программы и планы для достижения целей;
• планы доводятся до исполнителей и лиц, ответственных за их реализацию;
• контролируется и анализируется выполнение планов, оцениваются достигнутые результаты;
• процесс реализации планов регулируется, при необходимости планы уточняются (корректируются).
Дата добавления: 2015-10-16; просмотров: 115 | Нарушение авторских прав
<== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
Виды менеджмента 3 страница | | | Виды менеджмента 5 страница |