Негарантированное бронирование.

При негарантированном бронировании существует следующая последовательность действий:

1. Менеджер по продажам согласовывает стоимость проживания с группой. В зависимости от формы оплаты (наличная /безналичная) Менеджер по продажам высылает форму о бронировании отелю (рецепция, НСПР, Управляющий отелем), если оплата происходит за наличный расчёт или на отдел бронирования (если компания хочет оплачивать услуги на основания счёта).

2. Портье или администратор по бронированию ставят бронь, при этом в карте группы в примечаниях к каждому номеру видна информация о тарифах, контактах организаторов.

Примечание:

Также сотрудник, формирующий бронь, указывает в Сервио конкретного Менеджера по продажам, от которого пришла форма.

3. После появления брони в шахматке отеля (в программе Сервио) НСПР связывается с менеджером по продажам и уточняет особенности заезда группы.

Важно:

С момента появления брони/ предброни в шахматке отеля – все вопросы относительно заезда группы ложатся на соответствующие службы отелей.

4. НСПР передаёт информацию о заезде группы Администратору Ресторана.

5. Администратор ресторана связывается с Врачом Команды или с Администратором команды (В зависимости от того, кто ответственный в данной команде за питание.) На основании нижеприведенного чек листа проводит беседу:

Меню команды (просит выслать для просчёта)

К которому времени нужно подсчитать стоимость питания?

Какой бюджет на 1 человека? Сколько будет всего человек? (В случае если МПП не предоставил данной информации)

Форма оплаты: нал \безнал?

Время подачи блюд

Способ подачи блюд (кто то не ест майонез, что то готовить без перца и т.д.)

Другие особенности питания.

Куда направить просчитанное меню? (e-mail, факс, в телефонном режиме озвучить суммы по приёмам пищи)

Данную информацию, впоследствии Администратор ресторана должен предоставить НСПР (для информации).

Примечание:

Администратор ресторана анализирует меню команды, сверяет предложенные позиции с ТТК Рейкарц. Если нет какой-то позиции, то предлагает АР или ВР «замену» позиций в меню согласно ТТК Рейкарц. Если команда не соглашается на замену блюда АР запрашивает новые ТТК на данное блюдо.

6. После просчёта стоимости питания Администратор ресторана связывается с Врачом команды или Администратором Команды и передаёт информацию о стоимости питания.

В идеале, лучше выслать просчитанное меню на электронную почту и получить согласие на данное меню, для того, что бы во время проживания не возникло вопросов относительно каких либо нюансов.

7. Если вопросов по стоимости питания нет, то Администратор ресторана пишет письмо на Менеджера по продажам, в котором указывает стоимость питания, прилепляет просчитанное меню, указывая, какая будет форма оплаты. Менеджер по продажам сам контролирует выставление счета бухгалтерией ЦО и его оплату.

Если вопросы по питанию есть, и АР их решить не может – он может связаться с МПП для помощи в решении вопросов.

8. Начальник службы приёма и размещения, связывается с Администратором команды сразу после звонка Менеджера по продажам. Он уточняет особенности заезда (бронирование места на стоянке под автобус, наличие мини баров в номерах, конференц-зал с проектором или без, другие вопросы). А также уточняет, когда у администратора будет список спортсменов, чтобы можно было сформировать рум лист.

Важно:

Не стоит звонить каждый день администратору команды и требовать рум лист. В реальности он появляется за сутки до заезда команды. Также могут быть травмы футболистов, дисквалификации, не заезды по болезням и список будет уже другой.

Дата добавления: 2015-08-13