Правило вовлечения руководителя

Я хочу, чтобы все говорили мне правду, даже если это будет стоить им работы.

Сэм Голдуин

Когда начальник спрашивает, сколько вы можете продать в следующем месяце или сколько времени вам нужно на выполнение задания, не стоит отвечать на этот вопрос одной цифрой. Довольно распространенная ошибка подчиненных при обсуждении планов с боссом – выдавать прогнозируемую цифру без объяснения того, откуда она взялась. В результате обсуждение планов и заданий часто напоминает торговлю на базаре: один говорит 10, а другой 20, и через полчаса они сходятся на 15. Рекомендуемый вариант ответа подчиненного:

...

«Иван Иванович, мне нужна ваша помощь в этом вопросе. Вот, посмотрите на динамику моих продаж за год, а вот список предполагаемых продаж в следующем месяце с разбивкой по клиентам. Посмотрите. Помните моего крупнейшего клиента, компанию ННН? У них в следующем месяце переезжает склад. Я думаю, это снизит их закупки. А я поставил их в плане на прежнем уровне. Возможно, у меня появится новый клиент. Но я его не внес в свои расчеты. Как вы думаете, с учетом всего этого, вот эта цифра в моем плане реалистична?»

В результате босс начинает анализировать ваши расчеты, понимает ваш реальный потенциал. Он вовлечен в процесс разработки плана, примеривает его на себя, оценивает его реалистичность. Начальник может даже пересмотреть запланированную для вас ранее цифру плана. Со мной такое случалось. Если я видела, что спускаемая мной цифра нереалистична, то начинала искать другие пути выполнения плана, оставляя данному подчиненному выполнимый план. Потому что для меня было бы хуже, если бы он с самого начала опустил руки и не стал напрягаться, заведомо зная, что план выполнить невозможно. Но если мой подчиненный играет со мной «втемную», то он получает тот план, который мне удобен.

Необязательно дожидаться, когда руководитель спросит о вашем прогнозе. Довольно часто руководитель задает такой вопрос формально для начала разговора о задании, при этом уже все решив заранее. Если вы знаете, что босс находится в процессе разработки планов, в том числе и для вас, то можете проявить инициативу и договориться о встрече. Подготовьте расчеты, поясняющие материалы, отправьте ему все это по электронной почте заранее и попросите о встрече для обсуждения.

В презентации планов вам может оказать неоценимую помощь SWOT‑анализ. Наверное, вы все периодически делите чистый лист бумаги надвое вертикальной чертой и ставите в образовавшихся колонках «+» и «–», когда надо принять какое‑либо решение. Этот удобный инструмент принятия решения можно немного усложнить, проведя посередине листа еще и горизонтальную черту. Тогда сверху окажутся внутренние «+» и «–», а снизу – внешние «+» и «–». Это и есть шаблон для SWOT‑анализа (рис. 2).

Рис. 2

Чаще всего эта модель используется при планировании бюджетов и направлений деятельности компании или подразделения на следующий подотчетный период. Но главное в ней то, что ее очень удобно использовать для аргументированной презентации своих расчетов. Одно дело просто показать длинные колонки названий и цифр, совсем другое – графически отобразить причины и факторы, повлиявшие на расчеты.

...

Пример. Борис работает региональным торговым представителем крупной российской компании‑производителя потребительских товаров, отвечает за продажи в крупном регионе России. Многие годы он исправно выполнял план продаж, и начальник полностью доверяет ему, не вмешиваясь в его работу. Борис получил план продаж на следующий год, и первый раз, из‑за кризиса, у него возникли сомнения в его выполнении. Поэтому для начала Борис составил SWOT‑анализ ситуации (табл. 2).

Таблица 2

Борис показал свой SWOT‑анализ начальнику. Он рассказал о сильных и слабых сторонах дистрибуции в своем регионе, объяснил угрозы, которые могут помешать выполнить план, и показал потенциальные возможности для его выполнения. Начальник согласился с анализом и обещал предоставить дополнительный бюджет для реализации потенциальных возможностей, от которых зависит выполнение плана. Как часто мы слышим от сослуживцев, что начальник поставил им нереалистичный план или невозможные сроки выполнения работы! Но спросите их: а сделали они хоть что‑нибудь для того, чтобы помочь начальнику в разработке плана или графика своей работы? Они проявляли инициативу, делились с руководителем своими идеями и прогнозами? Скорее всего, нет.

...

Дата добавления: 2015-08-09