Не проверяйте счета своих подчиненных

Отчеты, содержащие записи о расходах, похожи на Кодекс чести. Люди с честью в Кодексе не нуждаются. Бесчестным людям Кодекс не указ. Если вы проверяете расходы подчиненных потому, что знае­те или подозреваете, что он (или она) обманывает вас, то этот человек не должен работать в вашей компа­нии. Если кто-то фальсифицирует счета – увольте его.

Новые служащие должны быть поставлены в извест­ность о политике компании в отношении расходов.

Некоторые компании позволяют, даже поощряют расходы с определенной целью, например расходы на развлечение клиентов. В других компаниях суще­ствуют строгие лимиты на расходы — даже на ис­пользование телефона. Обычно есть правила, регла­ментирующие расходы, и этим правилам надо сле­довать. Расходы, приемлемые «в отдельных случаях», должны быть тщательно детализированы.

Раздувание расходов — это воровство. Преувеличение километража после поездки, чтобы получить лишний 31 цент за милю, — это воровство. Включенные в счет состоявшегося обеда другие расходы – это воровство. Использование телефона компании для личных звон­ков — это воровство. Лишние деньги, полученные слу­жащим в дополнение к фактическим расходам, являются, по сути, добычей грабителя. При этом деньги заимствуются из карманов других сотрудников и акционеров компании. А если ложные расходы перекладываются на клиентов, то вор ставит под удар все предприятие. Вы должны уволить вора или, по край­ней мере, отрубить ему одну или обе руки.

Нерациональные траты на нужное дело говорят про­сто о нерасчетливости сотрудника. Можно говорить о злоупотреблениях, когда подчиненный спокойно берет деньги на неуместные расходы. Это меньшее преступление, чем воровство, но оно также уменьша­ет денежные фонды компании. Злоупотребление име­ет место, если чрезмерные расходы становятся при­вычкой: например, сотрудник берет напрокат роскошный спортивный автомобиль для деловой поездки или покупает билет на рейс дорогой иностранной авиакомпании и часто пользуется ее услугами. Первое — хорошая причина поговорить с подчиненным. Он должен понять, что надо тратить меньше денег и пересмотреть свое поведение. Но это не повод для увольнения: в конце концов подчиненный не пытал­ся скрыть свои расходы. Но если такое повторится в дальнейшем, то оправдания этому нет.

Разумно иногда устраивать случайную проверку сче­тов каждого служащего, чтобы убедиться, что никто не подделывает отчеты или не маскирует тщательно лишние расходы Но постоянная проверка счетов — это пустая трата времени. Этим вы демонстрируете свое недоверие или недостаточное доверие к подчи­ненным. Если вам приходится проверять расходы — значит, у вас плохие служащие. Каждая секунда, по траченная вами на проверку счетов, — это секунда, украденная из времени, которое вы должны прово­дить с подчиненными и клиентами. А всякое воров­ство должно быть вне закона.

{XXXV}

Дата добавления: 2015-08-09