Типи ділових листів

Ведення ділової кореспонденції - це справжнє мистецтво, осягнути всі таємниці якого вдається аж ніяк не кожному, і яке сьогодні, на превеликий жаль, на наших тенорах майже втрачене. Відомий американський публіцист і маркетолог Рон Теппер гірко зауважує, що в “сучасному світі панують відео та усна мова, а добре написані ділові листи й записки стають рідкістю”. І з ним можна погодитись. Адже зазвичай дбаємо лише про те, щоб чітко викласти інформацію, і забуваємо, що ця кореспонденція - не просто важлива частина бізнесу, але й ваше обличчя.

Кореспонденція поділяється на такі види листів:

- ділові (формальні та неформальні);

- особисті (приватні);

- рекомендаційні;

Формальними є листи, підготовленні одним підприємством (установою, організацією).

Неформальні складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової) служби однієї фірми менеджеру кадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо.

Всі офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді і такі, що не потребують відповіді.

Серед перших - лист прохання, лист вимога, лист звертання. лист запит.

Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.

До другої групи належать лист-попередження, лист-відмова, лист нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження. лист-розпорядження, інформаційний лист. супровідний лист. В залежності від адресата їх розрізняють на колективні та циркулярні.

Колективний лист складається від імені певної кількості осіб та спрямовується за одною адресою. До таких листів можна віднести скарги, прохання га:звернення, що Підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у розв'язанні питань.

Циркулярний лист, навпаки. спрямовується ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа, як правило, вища організація (міністерство, корпорація), що інформує свої підрозділи щодо того чи іншого питання або дає вказівки, розпорядження.

3 огляду на зміст та обсяг листи поділяють на прості, або одноаспектні, та складні, або багатоаспектні.

За тематичною ознакою листи бувають адміністративно господарчі, постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські. та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію. Вважається, що листування, яке стосується економічної, правової, фінансової та іншихформ діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання та збуту - комерційною.

Листування може стосуватися виробничої діяльності підприємств та організацій. та відносин між суспільними, профспілковими та культовими установами.

За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.

Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі.Така кореспонденція мас приватний характер. Раніше особисті листи займали багато сторінок. Автор першого тлумачного словника Самуель Джонсон, скажімо, вважав, що стислий лист, що адресований далекому другові, є образливим, подібні до короткого кивка або недбалого рукостискання.

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяють на

дві групи:

• листи, що вимагають листа-відповіді (до них належать:

листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги),

• листи, що не вимагають листа-відповіді (серед них: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, га-рантійні листи, інформаційні листи, листи-розпорядження).

За кількістю адресатів розрізняють листи звичайні, циркулярні,колективні.

• Звичайний лист надсилається одній інстанції.

• Циркулярний лист надсилається цілому ряду підпорядкова-них інстанцій з одного джерела.

• Колективний лист, навпаки, пишеться від імені керівниківкількох підприємств і надсилається на одну адресу.

За змістом і об’ємом листи поділяються на прості, або одноаспектні, і складні, чи багатоаспектні (під аспектом розуміємо думку, висловлену одним чи декількома реченнями). До багатоаспектних

листів дослідники відносять листи, у яких одночасно висловлено і прохання, і гарантію, і нагадування.

За тематичною ознакою листи можна поділити на адміністративно-господарські, виробничі, пропагандистські тощо.

За структурними ознаками розрізняють листи стандартні і нестандартні. Сьогодні накреслюється тенденція до стандартизації службового листування. Нестандартний лист свідчить лише про

незвичайність даної ситуації і зберігає свою значимість.

Складові частини (реквізити) всіх листів:

• назва й адреса організації відправника листа;

• номер і дата листа;

• назва й адреса одержувача листа;

• заголовок листа;

• номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді;

• текст листа;

• перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

• підпис керівника;

• віза виконавця (підпис на копію).

При укладанні ділових листів потрібно дотримуватись певних

правил, порад, зокрема:

1. Будьте лаконічними. Не пишіть занадто довгих листів. Викла-

дайте суть справи точно, лаконічно, коротко, просто.

2. Починаючи листа, використовуйте усталені формулизвертання: «Шановний пане...», «Шановна пані...», «Вельмишановний професоре», «Шановний лікарю», «Пане вчителю», «Шановний пане прокуроре»;

Використовуйте вступні фрази: Висловлюємо свою вдячність за..., Ми отримали Вашого листа з повідомленням про..., Відповідаючи на Ваш запит від (дата)..., На підтвердження нашої

домовленості...

3. Щодо тексту листа, то вчені зазначають, що він має складатись із двох логічно пов’язаних між собою частин: перша – опис фактів або подій, які були підставою для написання листа; друга –

виклад пропозиції, прохання, рішення по суті змісту. Навіть якщо лист складається з однієї фрази, то її побудова повинна відповідати цьому принципові, наприклад:

У зв’язку з виділенням лабораторії додаткової площі, яка вимагає ремонту, просимо дозволити використання коштів по статті №... річного кошторису.

Простіші листи (у яких порушуються прості теми: прохання про підтвердження тощо) можуть складатися з однієї частини, наприклад: Просимо підтвердити згоду телексом.

Нагадаємо, що у листі має бути висловлено готовність до подальшої співпраці, думка щодо очікуваного результату тощо. У такому випадку особлива роль належить т.зв. «ударній фразі». Для мотивування дій використовуються такі фрази:

У порядку обміну досвідом...

У порядку надання технічної допомоги...

З метою подальшого співробітництва...

Попередження:

Після закінчення ____ денного строку договір втрачає силу.

Фірма зберігає за собою право __________.

Гарантія:

Підприємство гарантує якість протягом ______.

Знання й доречне використання таких словосполучень значно полегшує процес складання листів.

4. Думки, інформацію тощо викладайте логічно і послідовно, використовуючи вислови-зв’язки: дозвольте також, принагідно я хотів би, крім того, при нагоді прошу Вас, крім того, висловлюємо свої міркування щодо…, вважаємо перспективним...

5. Добирайте слова, речення так, щоб вони читались однозначно, не використовуйте іншомовні слова, якщо є їх українські відповідники.

6. Будьте ввічливими, культурними у спілкуванні. Не соромтесь зайвий раз написати «дякую», «вибачте».

7. Уникайте заперечних та категоричних фраз. Намагайтесь доброзичливо переконувати, домагатись чогось тощо.У нашому мовознавстві та діловодстві довгий час панувала офіційна теорія про те, що діловий стиль ні в якому разі не допускає жодних емоційних відхилень, листи мають бути офіційними, містити лише необхідну інформацію.

Американський маркетолог та публіцист Рон Теппер вважає, що використовуючи гумор, можна привернути увагу покупця і змусити його прочитати всього листа, але і тут потрібна певна міра обережності. Автор пропонує зразок листа банкіра своєму клієнтові, з яким

у нього склалися дружні стосунки:

Дорогий колего по банківських операціях!

8. Зміст завершальних речень має бути продуманим. Може бути

висловлено:

• подяку: ще раз дякуємо Вам, хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність, дякую за допомогу...

• сподівання, надії: сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною,... що запропоновані зміни у проекті угоди не викличуть суттєвих заперечень, розраховуємо на тісне і

взаємовигідне співробітництво, маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими фірмами;

• запевнення: запевняємо, що Ви цілком можете розраховування нашу підтримку; ми будемо раді співпрацювати з Вами;

• прохання (зателефонувати, дати відповідь найближчим часом, надіслати документи тощо): просимо уважно ознайомитися з документами і дати відповідь, просимо Вас якомога

швидше підтвердити свою згоду, просимо Вас терміново повідомити;

• вибачення: щиро просимо вибачення за цю вимушену затримку з оплатою, просимо вибачення за прикру помилку з....

9. Використання прощальних фраз залежить від того, наскільки ви знайомі з адресатом. Коректними є такі: щиро Ваш..., З найкращими побажаннями..., щиро відданий Вам.....

Більш офіційно звучатимуть прощання: з повагою..., з вдячністю і повагою..., з повагою і найкращими побажаннями..., залишаємось з пошаною..., бажаємо успіхів.... Запам’ятайте, не можна закінчувати листа панібратськими чи фамільярними фразами.

Подбайте про те, щоб ваш лист і за формою, і за змістом був конкуренто-спроможним (гарний презентабельний конверт, бланк фірми на білосніжному високоякісному папері). М.С.Дороніна

пише: «Неможливість передати ті позитивні емоції, які передаються в спілкуванні через невербальні канали, в діловому листуванні частково компенсуються якістю паперу, на якому написано лист, чіткістю думок, красивим розміщенням тексту на аркуші».

На бланку листа є місце для номера листа і дати. Якщо ви відправляєте лист, то проставляєте ці дані так:

№ 35/142

«02» лютого 2009 р.

Дату можна записати і так: 19.10.09. У фінансових документах використовують словесно-цифровий спосіб.

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути якомога ширшою.

Рекламні листи - це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Листи-запрошення - це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям. Починати ці слова можна з таких зворотів: “Просимо взяти участь у...”, Запрошуємо...” та ін. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.

Супровідні листи - це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз'яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”, “Направляємо...”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються.

Листи-повідомлення - це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному адресатові.

Листи-підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова “підтверджувати”.

Листи-нагадування - це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова “нагадувати”.

Гарантійні листи - це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.

Ініціативні листи - це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування.

Листи-відповіді - це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них

Дата добавления: 2015-08-05