Назначение и область применения СУБД Microsoft Access

Microsoft Access — это программная среда, разработанная фир­мой Microsoft, которая предназначена для создания систем уп­равления реляционными базами данных с достаточно большими объемами информации (сотни Мбайт).

Система управления базами данных Microsoft Access предос­тавляет пользователю все необходимые средства для автоматиза­ции создания и обработки данных, а также управления данными при работе.

Система Microsoft Access обеспечивает разработку информаци­онных систем в различных сферах производства и бизнеса. И хотя иногда ее называют настольной СУБД, она обладает характерис­тиками, позволяющими применять ее для решения таких слож­ных многопользовательских задач, как разработка систем автома­тизированного проектирования или автоматизированных эксперт­ных систем.

Например, фирма «Топ-Системы» разработала с применени­ем Microsoft Access систему автоматизированного проектирова­ния технологических процессов изготовления деталей «Техно-Про», интегрированную в систему параметрического черчения «T-flex-CAD».

На кафедре «Технологии производства приборов и систем уп­равления летательных аппаратов» МАТИ — РГТУ им. К.Э. Циол­ковского разработаны САПР технологических процессов сборки «Лазер 2000» и экспертная система оценки ожидаемых затрат на изготовление новых приборов «Класс—Эксперт».

СУБД Access имеет характеристики, ставящие ее вне конку­ренции при обучении методологии разработки информационных систем на основе баз данных:

• простота освоения специалистами, не владеющими языками программирования, что обеспечивает сокращение времени на проектирование и затрат на разработку;

• совместимость с приложениями Windows;

• возможность создания БД со вставкой графических и мульти­медийных объектов;

• возможность работы в локальных и глобальных сетях;

• возможность использования таблиц БД, разработанных дру­гими программными системами.

5.2. Импорт, присоединение и экспорт данных

Одним из достоинств СУБД Access является возможность ра­боты с данными, разработанными с применением других про­граммных продуктов, т. е. импорт или экспорт данных.

Access взаимодействует с данными, разработанными другими приложениями Windows (текстовыми, графическими, электрон­ными таблицами), а также с базами данных, разработанными с использованием специальных языков программирования dBASE, Paradox, Btrive, SQL.

Все действия с информацией в СУБД Access — чтение, встав­ка, удаление данных и другие выполняются с помощью команд, написанных на структурированном языке запросов — SQL, ко­торый должен быть утвержден международной организацией стан­дартов ISO в качестве официального стандарта реляционных баз данных.

Модификации языка SQL применяются в структуре практи­чески всех реляционных СУБД. В структуре СУБД Access содер­жится драйвер Open Database Connectivity (ODBC — открытый доступ к данным), обеспечивающий взаимодействие с другими базами данных.

Импорт и присоединение данных. При создании таблиц в Access обеспечивается возможность импорта данных из файлов с различ­ными форматами, разработанными с помощью других программ­ных продуктов, посредством копирования.

Присоединение данных — это возможность обращения из од­ной базы данных к информации, имеющейся в других базах дан­ных (таблицам), которые могут находиться как в том же компью­тере, так и в других компьютерах, объединенных сетью.

Импорт данных предпочтителен в следующих ситуациях:

• необходимые данные находятся в файле небольшого размера (Кбайты);

• необходимые данные находятся в файле, содержание которо­го пользователем меняется достаточно редко;

• при замене версии Access файлы прежнего формата в новой версии использоваться не могут.

Присоединение данных предпочтительно в следующих ситуа­циях:

• требуемый файл по размеру больше максимально возможно­го размера БД в Access (1 Гбайт);

• данные файла часто меняются пользователем;

• данные файла используются при работе в режиме коллектив­ного доступа.

Технология импорта файлов:

=> открыть базу данных, в которую будет импортироваться файл;

=> активизировать меню Файл и команду Импорт;

=> в появившемся диалоговом окне Импорт выбрать из предло­женного списка формат импортируемого файла. При этом Access откроет диалоговое окно Выбор файлов;

=> в окне Выбор файлов выбрать импортируемый файл.

В процессе импорта происходит преобразование типов полей импортируемых данных в форматы данных Access.

Аналогично производится импорт данных и из других БД, раз­работанных в среде Access.

Например, при импортировании текстовых файлов в таблицы Access их необходимо соответствующим образом структурировать: либо текст оформить в виде таблиц, либо использовать в тексте разделители, отличающие начало и конец абзаца. Такими разде­лителями могут служить запятая, пробел, табуляция.

Технология присоединения таблиц:

=> открыть базу данных, в которую будет импортироваться файл;

=> активизировать меню Файл и команду Присоединитьтаблицу,

=> в появившемся диалоговом окне Присоединение таблиц выб­рать из предложенного списка формат импортируемого файла, Access откроет диалоговое окно Выбор базы данных;

=> в окне Выбор базы данных выбрать имя БД, Access откроет диалоговое окно со списком таблиц выбранной БД;

=> выбрать нужную таблицу и активизировать команду Присое­динить.

Экспорт данных. Технология экспорта таблиц из одной БД в другие практически аналогична импорту.

5.3. Публикация данных в сетях Internet и Intranet

Современные компьютерные технологии, применяемые в про­изводстве и бизнесе, ориентируются на широкие возможности применения локальных и глобальных вычислительных сетей — Intranet и Internet, т.е. передачу или получение графической и текстовой информации (чертежей деталей, узлов, технологиче­ской документации, данных о финансовой деятельности фирмы и др.) удаленными пользователями. СУБД Microsoft Access 2000 предоставляет пользователю все необходимые средства для вы­полнения этих операций.

Для информационного обмена через Internet в СУБД Access 2000 предусмотрено создание так называемых страниц доступа к дан­ным (Data Access Pages), представляющих собой специальные фор­мы, с которыми можно работать в Web-броузерах, например Internet Explorer. По сути страница доступа к данным — это Web-страница, разработанная в виде формы, позволяющей вводить, Просматривать и делать выборки информации в базе данных. Стра­ницы доступа к данным, в отличие от форм хранятся в виде от-

дельных файлов вне файла базы данных и могут публиковаться на Web-серверах.

Фактически страницы доступа к данным позволяют создавать и хранить информацию в формате HTML.

Одним из достижений современных информационных техно­логий является возможность совместной работы специалистов в локальных (в пределах предприятия) компьютерных сетях Intranet. В этом случае Access 2000 позволяет организовать эффективную работу с базами данных по архитектуре клиент—сервер, т.е. со­здать специальный файл проекта с расширенным ADP, в кото­ром хранятся объекты интерфейса пользователя — формы, отче­ты, макросы, модули. Все объекты базы данных — таблицы, зап­росы разрабатываются на языке SQL и хранятся в виде файлов SQL-Server, а клиентская часть разрабатывается в среде Access 2000. В этом случае обеспечиваются централизованное создание баз дан­ных и эффективный доступ к этим данным различными пользова­телями. Такие базы данных иногда называют корпоративными.

5.4. Интеллектуальный анализ данных

В настоящее время получает развитие новое направление ком­пьютерных информационных технологий — интеллектуальный анализ данных (ИАД), основное назначение которого — повыше­ние эффективности принимаемых решений.

Системы ИАД реализуют новый интеллектуальный подход к применению СУБД, а именно поиск и выявление закономерно­стей в различных сферах деятельности. Так, еще при использова­нии СУБД «Ребус» (dBase-Ill) разрабатывались базы данных для учета и последующего анализа причин отказов изделий в процес­се производства и эксплуатации. В настоящее время с развитием СУБД это направление разработки БД стало использоваться при анализе бизнес-процессов в самых ответственных сферах деятель­ности — маркетинге, производстве, обслуживании.

Развитие ИАД обусловлено следующими техническими и со­циально-экономическими факторами:

• появлением относительно дешевых и достаточно объемных устройств хранения информации (до 100 Гбайт), созданием ком­пьютеров с параллельной архитектурой и развитием сетевых тех­нологий;

• стандартизацией средств СУБД на основе SQL-запросов;

• обострением конкурентной борьбы за сферы влияния на по­требителей продукции и услуг;

• переходом от массового обслуживания потребителей к инди­видуальному.

Различают следующие этапы процесса ИАД:

=> выбор данных;

=> трансформация данных;

=> анализ информации.

Как правило, для решения конкретной задачи требуется не вся информация, содержащаяся в БД, т.е. из имеющихся таблиц тре­буется выбрать записи с определенной номенклатурой полей.

Технология выбора данных для ИАД:

=> создание таблицы (Анализ данных) с требуемой структурой (составом полей из имеющихся таблиц БД);

=> создание запросов на выбор требуемой информации из таб­лиц и ее добавление в таблицу Анализ данных.

После создания таблицы для анализа данных иногда проводит­ся упорядочивание информации (трансформация) — удаление дублирующих записей, приведение данных в полях к единому формату и др.

Для непосредственного анализа информации с целью получе­ния определенных закономерностей применяются известные ме­тоды математической статистики. При этом процесс анализа ин­формации сводится к двум основным процедурам: проверке ги­потез и поиску закономерностей.

Для проверки гипотезы представляют информацию, содержа­щуюся в таблице Анализ данных, в виде отчета (таблицы, графи­ка, диаграммы), причем результаты этого отчета могут подвер­гаться статистическому анализу с применением различных мате­матических методов.

Поиск закономерностей сводится к следующим операциям: прогнозному моделированию; анализу связей; сегментации БД; идентификации отклонений.

Цель прогнозного моделирования заключается в создании обоб­щенной модели поведения анализируемой системы данных на основе построения и анализа математических моделей.

Зависимости (связи) между отдельными записями БД опреде­ляются классическими методами корреляционного и регрессион­ного анализа.

Целью сегментации БД — разбиения записей на группы с це­лью сужения областей анализа данных — является создание отче­тов с группировкой данных.

Целью идентификации отклонений является выявление запи­сей, не входящих в установленные группы, и проведение матема­тической обработки данных, т. е. установление, являются ли эти отклонения «шумом» или же они представляют собой закономер­ный процесс.

Контрольные вопросы

1. Какие характеристики СУБД Access сделали ее одной из самых по­пулярных программных систем?.

2. Что такое импорт, экспорт и присоединение данных?

3. Чем отличается импорт данных от присоединения данных?

4. В каких случаях целесообразно применение импорта и в каких — присоединение данных?

5. Что такое интеллектуальный анализ данных?

6. В каких сферах деятельности применяют И АД?

7. Каковы основные этапы процесса И АД?

8. С какой целью проводится анализ информации?

9. Для чего применяют технологию трансформации данных?

10. Из каких операций состоит задача поиска закономерностей?

11. Чем обусловлено появление ИАД?

Дата добавления: 2015-07-20