Гла ва 6 технология разработки таблиц баз данных

6.1. Разработка физической модели данных

Прежде чем включить компьютер и запустить Access, не­обходимо установить обязательные характеристики объектов БД — физическую модель данных, т.е. номенклатуру признаков опи­сания объекта (состав и число полей) и характеристики каж­дого поля таблицы, а результаты оформить в табличном виде (рис. 6.1).

Затем можно приступить к созданию таблицы в среде Access. Во всех имеющихся версиях этой системы последовательность дей­ствий практически одинакова. Существует лишь некоторая разни­ца в оформлении диалоговых окон. Рассмотрим примеры созда­ния таблиц с использованием версии Microsoft Access 2000.

6.2. Создание таблицы с помощью конструктора таблиц

Для создания таблицы необходимо выполнить следующие дей­ствия:

=> включить компьютер и загрузить программное обеспечение — Windows и Access;

=> в появившемся диалоговом окне дважды щелкнуть кнопкой мыши по меню Файл и выбрать команду Создать;

=> в диалоговом окне Создание (рис. 6.2) активизировать пере­ключатель Базы данных и щелкнуть мышью по кнопке [ОК];

=> в диалоговом окне Файл новой базы данных (рис. 6.3) при­своить имя файлу, указав при этом имя директории (папки), ^гДе будет храниться БД, и щелкнуть мышью по кнопке Соз­дать;

75

=> в диалоговом окне База данных активизировать закладку Таб­лица и выбрать команду Создать в режиме конструктора;

=$ в появившемся диалоговом окне конструктора таблиц (рис. 6.4) создать структуру таблицы в соответствии с установ­ленными составом и характеристиками полей.

Конструктор таблиц содержит четыре информационных блока: Имя поля; Тип данных; Описание; Свойства поля.

В блоке Свойства поля имеются два окна (закладки) — Общие и Подстановка. Общие свойства поля заполняются обязательно. В окне Подстановка можно задать список значений, который при вводе данных будет выводиться непосредственно в таблицу, В этом случае пользователь должен будет лишь щелкнуть мышью по нуж­ному значению. Такие поля называют полями со списком.

При задании имени полю таблицы необходимо руководство­ваться следующими рекомендациями:

• имя поля не должно начинаться с пробела;

• несмотря на то что имя поля может содержать до 64 (Access 2000) символов, его следует задавать минимальным числом сим­волов с целью обеспечения минимизации объема памяти и вре­мени поиска информации;

• желательно, чтобы имя поля представляло собой аббревиатуру названия признака объекта, который будет вводиться в ячейки поля;

• в имени поля не должно быть знаков препинания, скобок,
восклицательных знаков;

• не допускается повторение имен в таблице.
Технология занесения данных в строки информационных бло­
ков конструктора таблиц аналогична технологии работы с табли­
цами в текстовом редакторе Word. Причем заполнение информа­
ционных блоков следует производить последовательно для каждо­
го поля в следующем порядке:

=> ввести имя поля;

=> выбрать тип данных;

=> ввести в строку блока Описание комментарий, поясняющий характер вводимых значений в ячейку данного поля (в дальней­шем при заполнении таблицы этот комментарий выводится в стро­ку подсказки в нижней части экрана);

=> задать свойства поля;

=> повторить указанные действия для всех остальных полей таб­лицы.

В конструкторе таблиц Microsoft Access выбор типа данных мож­но осуществить через список. Приведем типы данных, входящих в этот список.

Текстовый. Поле данных этого типа может содержать до 255 любых символов, в том числе и цифры. В такое поле данных могут также вводиться одни цифры, если с ними не предполагается производить вычислений.

Мемо. Поле данных этого типа, называемое полем текстовых примечаний, предназначено для содержания текстовой информа­ции длиной более 255 символов; в Access 2000 — до 65 535 симво­лов. Этот тип данных отличается от текстового тем, что представ­ляет собой не сами данные, а ссылки на соответствующие блоки данных, хранящиеся отдельно, что значительно ускоряет обра­ботку таблиц. При этом поля данных типа Мемо не могут быть ключевыми или индексными.

Числовой. Данные этого типа предназначаются для характерис­тики объектов базы данных, которые могут участвовать в матема­тических расчетах.

Дата/время. Данные такого типа предназначены для указания даты или времени, характеризующих конкретную запись табли­цы, например даты поступления товара на склад или времени начала и окончания работы пользователя в сети Internet. В поле данных этого типа можно вводить даты с 100 по 9999 годы.

Денежный. Данные этого типа аналогичны данным числового типа и отличаются от них только характеристиками вводимых чи­сел. Точность числа данных такого типа не превышает четырех знаков после запятой, а целая часть может содержать до 15 деся­тичных разрядов. В конце числа может быть проставлено обозначе­ние валюты.

Счетчик. Поле содержит уникальный (не повторяющийся) но-дер записи таблицы БД. Значения этого поля не обновляются. Таб­лица Access 2000 может содержать 2 млрд записей.

Логический. Параметры поля данных этого типа могут прини­мать только два значения, интерпретированные как Да/Нет, Ис­тина/Ложь, Включено/Выключено. Поля данных логического типа не могут быть ключевыми, но могут быть индексными.

OLE (OLE-объект). В ячейки поля данных этого типа вводятся ссылки на приложения, разработанные для Windows. Это могут быть текстовые, графические и мультимедийные файлы. Объем хранимых данных такого типа в ячейках поля ограничен только дисковым пространством компьютера.

Гиперссылка (Hyperlink). Позволяет вставлять в поле адрес, с помощью которого можно ссылаться на любой файл или фраг­мент любого файла, находящегося в том же компьютере, где на­ходится таблица БД, или в любом компьютере локальной сети или в сети Internet.

Гиперссылка состоит из трех частей: адреса, указывающего путь к файлу, дополнительного адреса, указывающего положе­ние фрагмента внутри файла или страницы текста, и отобража­емого текста. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов.

Мастер подстановок. Позволяет создавать фиксированные спис­ки значений, которые могут принимать данные, заносимые в ячей­ки поля.

После установления имени и типа данных курсор помещают в соответствующую строку блока Описание и создают коммента­рий, позволяющий пользователю правильно вводить информацию при заполнении таблицы.

Рекомендуется обязательно вводить комментарий, особенно в тех случаях, когда в обозначении имени или подписи поля содер­жится недостаточно информации для правильного ввода данных. Например, при вводе характеристик технологического оборудо­вания в поле Z)_max (см. рис. 4.3) пользователь должен знать, что максимальный диаметр заготовки, которая может быть обработа­на на станке данной модели, указан в миллиметрах, т.е. в этом случае в строке блока Описание можно сделать следующий ком­ментарий: максимальный диаметр заготовки в мм.

После ввода комментария необходимо перейти к блоку Свой­ства поля в разделе Общие и задать полю требуемые свойства. В кон­структоре таблиц каждому полю в зависимости от типа данных автоматически (по умолчанию) задается определенный набор свойств. Конструируя таблицу, эти свойства изменяют в соответ­ствии с конкретными требованиями к данным.

На рис. 6.5 показан фрагмент структуры таблицы, созданной ^в режиме конструктора, с описанием свойств одного из полей.

После описания характеристик (свойств) всех полей таблицы конструктор закрывают, при этом открываются диалоговые окна, в которых предлагается задать имя таблицы и установить ключе­вые поля, если они не были заданы ранее.

При задании имени таблицы необходимо учитывать следую­щие рекомендации:

• имя должно отражать содержание данных в таблице (класс объектов);

• в имени не должно быть знаков препинания и скобок;

• имя не должно начинаться с пробела;

• в одном файле БД не должно быть таблиц с одинаковыми именами.

Ключевые поля устанавливаются в тех случаях, когда данные одной таблицы БД должны быть связаны с данными других таб­лиц. При этом ключевое поле должно однозначно определять каж­дую запись в таблице, а его значения не должны повторяться.

Ключевым может быть любое поле таблицы, значения данных которого однозначно определяют всю запись. Если запись нельзя однозначно определить по значением данных одного поля, уста­навливают несколько ключевых полей. В качестве ключевого мож­но выбрать поле данных Счетчик, которое однозначно определяет каждую запись таблицы.

Ключевое поле создается при описании свойств полей в кон­структоре таблиц, для чего следует выделить необходимое поле и на панели инструментов щелкнуть мышью по соответствую­щей кнопке.

При создании нескольких таблиц, содержащих одинаковые характеристики объектов, следует применять технологию копи­рования данных. Для этого необходимо выполнить следующие дей­ствия:

=> открыть созданную ранее таблицу в режиме Конструктор;

=> выделить поле, которое повторяется в другой таблице;

=> скопировать выделенное поле (со всеми его свойствами) в буфер обмена;

=> вставить из буфера обмена характеристики поля в соответ­ствующую строку конструктора таблиц.

Когда структуры таблиц БД созданы, для обеспечения целост­ности данных необходимо установить связи между связанными таб­лицами.* Целостность данных гарантирует защиту информации от случайных изменений в связанных таблицах.

В связанных таблицах одна таблица является главной, а вто­рая — подчиненной. Главная таблица должна обязательно со­держать ключевое поле, а подчиненная — аналогичное поле, ко­торое не является ключевым.

Для установления связей между таблицами необходимо выпол­нить следующие действия:

=> на панели инструментов окна базы данных соответствую­щим значком активизировать команду Схема данных (рис. 6.6);

=> в открывшееся окно построителя схемы данных (рис. 6.7) ввести главную и подчиненные таблицы;

=> связать таблицы по одинаковому полю.

На рис. 6.8 показано окно построителя схемы данных, в кото­ром установлена связь один — ко многим между двумя таблицами САПР ТП «ЛАЗЕР 2000». В процессе создания связи включен па­раметр Обеспечение целостности данных, при котором не допуска­ется произвольное удаление или изменение записей в главной таблице.

Если установить (включить) параметры связи между таблица­ми Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то при любых изменениях данных в главной таблице произойдет автоматическое изменение связанных данных в подчиненной таблице.

Итак, состав таблиц базы данных установлен, структура каж­дой таблицы разработана, определены и установлены связи меж­ду таблицами. Можно приступать к заполнению таблиц данными.

* В информационной системе могут быть таблицы, не связанные с другими таблицами БД.

Рис. 6,8. Окно схемы данных с установленной связью один — ко многим

Ввод данных в таблицы производится двумя способами: непос­редственно в ячейки таблицы и через формы. При выборе способа ввода данных в таблицы необходимо руководствоваться следую­щими соображениями:

• уменьшение вероятности ошибок оператора;

• удобство организации самого процесса ввода данных.

Контрольные вопросы

1. Из каких информационных блоков состоит конструктор таблиц и в какой последовательности следует их заполнять?

2. Из скольких символов может состоять имя поля?

3. Может ли имя поля начинаться с пробелов?

4. Какие символы нельзя использовать при обозначении имени поля?

5. В чем состоит отличие данных текстового типа отданных типа Мемо?

6. В чем заключается различие числового и денежного типов данных?

7. В каких случаях следует применять данные типа OLE?

8. В каких случаях следует применять данные типа гиперссылки?

9. В каких случаях полю присваивают свойство ключевого?

10. Может ли ключевое поле иметь повторяющиеся значения данных в таблице БД?

11. В каких случаях полю присваивают свойство обязательного?

12. Какие таблицы называются главными и подчиненными?

13. Что такое обеспечение целостности данных?

Дата добавления: 2015-07-20