Технология разработки отчетов

Начало работы по созданию отчета аналогично технологии ра­боты по созданию формы:

=> открыть базу данных;

=> в окне базы данных выделить объект Отчеты.

Открывшееся окно объектов БД Отчеты (рис. 9.1) содержит способы создания новых и перечень ранее разработанных отчетов.

Для создания нового отчета в системе Access 2000 предлагается два способа: создание отчета в режиме конструктора и создание отчета с помощью мастера.

Создание отчета в режиме конструктора рекомендуется произ­водить после приобретения навыков создания отчетов с помощью мастера. Поэтому сначала рассмотрим последний вариант.

Создание отчета с помощью мастера представляет собой опре­деленную последовательность ответов на вопросы в последова­тельно открывающихся диалоговых формах.

В первой диалоговой форме, показанной на рис. 9.2, следует:

=> выбрать таблицу или запрос, на основе которых будет со­ставлен отчет;

=> выбрать поля, значения которых будут выводиться в отчет;

=*■ после выполнения всех действий щелкнуть мышью по кноп­ке [Далее].

В открывшемся диалоговом окне, показанном на рис. 9.3, следует добавить уровни группировки по отдельным полям. В данном приме­ре предусмотрены два уровня группировки данных в отчете. На пер­вом уровне все данные будут сгруппированы по фамилиям препода­вателей, т. е. по полю ФИО, а на втором — для каждого преподава­теля по семестрам (весеннему и осеннему), т.е. по полю Семестр.

В следующем открывшемся диалоговом окне (рис. 9.4) необхо­димо выбрать порядок сортировки записей «по возрастанию» или

Рис. 9.3. Окно определения уровней группировки по выделенным полям 118

«убыванию» и числовые поля, по которым требуется выполнить итоговые вычисления.

В приведенном примере для сортировки данных выбрано поле Предмет. Это означает, что при оформлении отчета наименова­ния всех предметов, по которым каждый преподаватель читает лекции, проводит лабораторные работы или руководит выпол­нением курсовых работ, будут в каждом семестре располагаться в алфавитном порядке, т.е. «по возрастанию».

Для выбора полей подведения итогов необходимо после уста­новления порядка сортировки щелкнуть мышью по кнопке J Ито­ги...]. В результате откроется новое диалоговое окно, где следует выделить числовые поля, для которых предусматриваются итого­вые вычисления. В приведенном примере предусмотрен подсчет часов по всем числовым полям.

Обратим внимание на следующие указания окна Итоги (см. рис. 9.4), определяющие выбор характера итоговых вычислений: Данные и итоги или Только итоги.

■ В первом случае в отчет будут выведены записи по всем пред­метам с указанием числа часов по каждому полю и еще одна строка, в которой будут показаны результаты вычислений (суммирова­ние) по всем выделенным числовым полям. Такую форму вывода информации называют отчетом с группировкой данных и подве­дением итогов.

Во втором случае для каждого преподавателя будут показаны результаты вычислений по каждому семестру без указания наиме­нований предметов (суммарное число часов в семестре по каждо­му полю).

После выполнения всех указанных действий в диалоговом окне, показанном на рис. 9.5, будут представлены виды макетов отобра­жения данных в отчете. После выбора макета отображения данных откроется окно стилей оформления отчета (рис. 9.6).

Выбором одного из стилей оформления разработка отчета прак­тически заканчивается. Остается только присвоить отчету имя, что производится в последнем диалоговом окне мастера составления отчетов (рис. 9.7).

На рис. 9.8 представлен пример отчета с группировкой данных и подведением итогов, а на рис. 9.9 — пример итогового отчета.

Контрольные вопросы

1. Для каких целей разрабатываются отчеты в базах данных?

2. Какие способы создания отчетов имеются в Microsoft Access?

3. Для каких целей разрабатывается и что представляет собой отчет с группировкой данных?

4. Для каких целей разрабатывается и что представляет собой итого­вый отчет?

Дата добавления: 2015-07-20