Реквизиты и их назначение

Написание делового письма всегда сопровождается реквизитами.

Реквизит (от лат. requisitum – необходимое) – обязательный элемент, присущий деловому письму. К обязательным реквизитам делового письма относятся:

- адресат;

- дата письма;

- регистрационный номер;

- ссылка на регистрационный номер и дату;

- заголовок к тексту;

- отметка о наличии приложений;

- подпись;

- отметка об исполнителе.

Оформление реквизита «Адресат»

Письмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Инициалы в официальной переписке всегда указывают перед фамилией. Например:

Генеральному директору

ОАО «Кайнар» А.С. Калиеву.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Примечание: Следует обратить внимание на один важный момент: «Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Почтовыми правилами». С 1 января 1998 года введены новые Почтовые правила в соответствии с международной системой написания адреса:

- номер дома, название улицы (площади, шоссе и т.п.);

- название города и почтовый индекс; название страны.

На практике при переписке внутри страны часто используется старый вариант:

- индекс, город;

- название улицы, номер дома, офиса.

Оформление реквизита «Дата»

После подписания письма проставляется дата на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Оформление реквизита «Регистрационный номер»

Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например: № 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма, или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты как исполнителю, так и получателю делового письма. Поэтому регистрация обязательна.

Оформление реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату» При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим облегчается обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

Оформление реквизита «Заголовок к тексту»

Заговолок к тексту – это краткое содержание документа (отвечает на вопросы о ком? о чем?). Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …», «О семинаре на тему…» или «О заключении договора …», «О воззобновлении поставок товара…».

Оформление реквизита «Отметка о наличии приложений»

К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводятся их наименование. Пример:

Приложение:

1. Договор об оказании услуг на 3 л. в 2 экз.

2. Прайс-лист оказываемых услуг на 5 л. в 1 экз.

Оформление реквизита «Подпись»

В состав подписи включаются наименование должности подписывающего письмо, собственно сама личная подпись и ее расшифровка. Примеры:

Директор ООО «Канитель» Место личной подписи И.О. Фамилия

или

И.о. директора ООО «Канитель» Место личной подписи И.О. Фамилия

Документ подписывает человек, имеющий право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, с указыванием его фактической должности и фамилии. Подпись – удостоверяет данный документ.

Оформление реквизита «Отметка об исполнителе»

Отметка об исполнителе очень желательна во всех служебных письмах, так как позволяет оперативно обратиться к конкретному специалисту. Она ставится в левом нижнем углу письма (последнего листа) и содержит фамилию, имя, возможно отчество исполнителя, его контактный телефон. Пример:

Толстопятов Иван Петрович

234-22-22

При изготовлении писем на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Контрольные вопросы:

1. Что такое реквизиты документов, писем?

2. Какие реквизиты документов, писем являются обязательными? Расскажите о них.

3. В каких деловых письмах наличие реквизитов необязательно?

4. Написание какого реквизита и почему вызывает затруднение?

5. При получении деловых писем будете ли Вы впредь обращать внимание на реквизиты и их оформление?

Дата добавления: 2015-07-20