Составление номенклатуры дел

6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации ежегодно составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ присваивает структурно­му подразделению индекс, например: приемная руководи­теля— 02.

Номенклатура дел организации составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатур дел струк­турных подразделений и утверждается руководителем организации.

6.2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразде­лов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (пе­реписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

6.3. Формирование дел. Дела формируются в организации децент­рализованно, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

— помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел;

— помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

— группировать в деле документы одного календарного года, за исклю­чением переходящих дел;

— группировать отдельно документы постоянного хранения и времен­ных сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лиш­ние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется исполнителем.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Обращения граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и системати­зируется в хронологической последовательности: документ-ответ нумеру­ется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов и дел, передача дел на архивное хранение осуществляются согласно правилам, утвержденным Государствен­ной архивной службой РФ.

Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета особенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструкции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах государственной власти и ГОСТ Р 6.30-2003…………………………….

5.1. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.

Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен в течение месяца.

Изменение срока исполнения производится руководителем, устанавли­вающим этот срок. Изменения вносятся в регистрационную карточку.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выпол­нения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На докумен­те проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

5.2. СИСТЕМА УЧЕТА КОНТРОЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Ход исполнения проверяется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет — не реже одного раза в год, по заданиям последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, по заданиям текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Справки о состоянии исполнительной дисциплины со­ставляются не реже одного раза в месяц.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную орга­низацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с этим документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения доку­ментов «Срочно», «На подпись», «На отправку».

6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов и дел, передача дел на архивное хранение осуществляются согласно правилам, утвержденным Государствен­ной архивной службой РФ.

Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета особенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструкции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах государственной власти и ГОСТ Р 6.30-2003.

К конкретной инструкции необходимо приложить образцы регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.), обращений граждан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов, на которых ста­вится печать. Для подготовки этих приложений можно использовать образцы, ко­торые приведены в данном пособии.

Инструкция утверждается постановлением главы администрации, приказом руководителя организации и под роспись дается каждому работнику для соблюдения им правил работы с документами.

Тема 9

Дата добавления: 2015-07-26