Организация контроля за исполнением документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Конт­роль исполнения включает постановку документа на контроль, про­верку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуще­ствляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Исполнение организационно-распоря­дительных документов контролируется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, — с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конеч­ная дата исполнения указывается в тексте документа или в резо­люции руководителя.

Срок исполнения может измениться только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — распоряжением руководителя, ко­торый их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля пос­ле выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинте­ресованным организациям и лицам или другого документирован­ного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле ис­полнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регис­трации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции: фор­мирование картотеки контролируемых документов; направление кар­точки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения и карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам, исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Форма контроля выбирается из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов. Рассмотрим в системе контроля сроковую картотеку. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за два-три дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет укачан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку устные поручения руководства.

Таким образом, по сроковой картотеке можно узнать, что и на какой день должно быть исполнено.

Одна из главных обязанностей работника по контролю (или секретаря в небольшой фирме) — в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю.

Срок исполнения может быть изменен только должностным лицом, его ранее установившим.

Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выставляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., все время подчеркивает нужность данного сотрудника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены многие дела на данное число.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, которая содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Контроль за сроками исполнения должен нестись в каждом структурном подразделении.

Периодически (в крупных учреждениях — ежемесячно) составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько из них не выполнено в срок по уважительным и неуважительным причинам.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответствен­ное за документацию, учитывает и обобщает данные о ходе и ре­зультатах исполнения документов в сроки, установленные руково­дителем, но не реже одного раза в месяц. Образец справки о работе с документами дан в прил. 8.3.

Дата добавления: 2015-07-26