Требования к оформлению документов по личному составу

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Доку­менты, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это — прика­зы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фик­сируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

К сожалению, не во всех организациях и предприятиях сохранности документов по личному составу уделяется должное внимание. Анализ, проводимый архивными службами Новосибирской области, пока­зывает, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальные помещения для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, при этом ответственные, за эту работу лица часто меняются^ Только в 30 организациях есть штатные единицы, отве­чающие за сохранность документов по личному составу, а в 300— не назначены даже ответственные. В результате, в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, уже рассмотренных в предыдущих главах, хорошо знать законо-

дательно-правовые акты о труде и постоянно руководствоваться ими.

Прежде всего это Трудовой кодекс Российской Федерации. Однако, в соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъекта федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права. Кроме того, организация и сама создает локальные нор­мативные акты, содержащие нормы трудового права. К ним отнесены коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры. Чтобы правильно оформить кадровые документы, необходимо создать пакет законодательных правовых актов, затрагивающих трудовые отношения в организации (государственной, общественной, коммерческой, ЗАО, ООО и т.д.). К пакету нормативно-правовых документов надо добавить и инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.

В последние годы при приеме на работу получил широкое распространение документ — резюме. Особенностью резюме является сообщение сведений об образовании, о трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т.д.

Например:

Резюме

20.03.2004

Ф.И.О. Васильев Григорий Иванович

Адрес: ул. Кирова, д.15, кв. 10, г. Новосибирск, 630102

Телефон: 17 12 10

Дата и место рождения: 8 апреля 1959 г., г. Новосибирск

Гражданство: Российская Федерация

Семейное положение: женат, имею сына

Образование: 1976—1981 —Новосибирский электротехнический институт по специальности электронные вычислительные машины с |^, присвоением квалификации инженер-системотехник, 1966-^1976— средняя школа № 12 (г. Новосибирск), по окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации программист.

Опыт работы: с 1991 г. по настоящее время — директор цент­ра информационных технологий фирмы «ЛОКЭС», с 1981 по 1991г. — инженер НИИ приборостроения, с 1984 г. — начальник сектора, разрабатывал вычислительные комплексы, с 1979 по 1981 г. — старший техник в Новосибирском областном статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ)

Дополнительные сведения: Имею ряд публикаций в журналах «Начальное профессиональное образование», «Делопроизводство»

Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем)

По требованию могу представить необходимые рекомендации

Личная подпись Г.И. Васильев

При поступлении на работу гражданин подает письменное заяв­ление, в котором излагает просьбу о зачислении на предприятие, в организацию или учреждение, указывая свою профессию, квали­фикацию, специальность, должность. В настоящее время основа­нием для приема па работу является трудовой договор.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 -— это формат листов документов личного дела, куда подшива­ется и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отка­зать» и т.п;).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие рек­визиты; адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место про­живания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление может выглядеть следующим образом:

ЗАЯВЛЕНИЕ

18-06.2004 Генеральному директору

ЗАО «Витязь»

Н.И. Петрову

от Григорьева Сергея Николаевича,

(возможен еще адрес проживания)

Прошу принять меня с 20.06.2003 года на постоянную работу в планово-экономический отдел на должность старшего инженера.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также \ ознакомления с остальными необходимыми документами является

..основанием для издания приказа о приеме на работу.

В случае же отрицательного решения заявителю сообщают о нем к-устно или письмом (по указанному в заявлении адресу). В ст. 65 и Трудового кодекса РФ указаны документы, которые необходимо

представить при приеме на работу (паспорт, трудовая книжка,

страховое свидетельство, документ об образовании...).,

В период трудовой деятельности работающий может составлять

заявление о переводе на другую должность, которое оформляется

следующим образом:

Наименование структурного подразделения Адресат

Личная подпись С.Н. Григорьев

ЗАЯВЛЕНИЕ

00.00.200...

Прошу перевести меня на должность

Наименование должности__________________________________________________

Наименование структурного подразделения_____________________________________

:" в связи с_________________________________________________________________

Причина перевода

___________________________ ________________

Должность работника Личная подпись Расшифровка подписи

Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 или А5. В заявлении о пе­реводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.

Заявление о предоставлении отпуска может составляться следующим образом:

Директору предприятия

«Адрон»

Н.И. Крылову

ЗАЯВЛЕНИЕ

10.05.2004

Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2004.

Начальник цеха Личная подпись П.С. Филимонов

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содер­жать в тексте указание на наличие необходимых документов (боль­ничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях со­ответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Вопрос⁴ о предоставлении очередного отпуска рассматривается с учетом графика отпусков. Образцы различных заявлений даны в прил. 6.6.

При положительном решении вопроса приема на работу с поступающими заключается трудовой договор (прил. 6.2.—6.4.) и издается приказ о приеме на работу. Определение, трудового договора дается в ст. 56 ТК РФ.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу (на основании трудового договора), перемещение по службе,-увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, наказаний к нарушителям дисциплины и т.п.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предостав­лении отпуска», «О поощрении», «О нарушении».

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Далее приказ оформляется таким образом. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содер­жание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую именно должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

Приведем пример оформления приказа:

ЗАО «Рябина»

ПРИКАЗ

12.04.2004 №36-к

г. Новосибирск

О приеме на работу

Григорьевой В.И.

ГРИГОРЬЕВУ Валентину Ивановну принять старшим экономи­стом с 14.04.2004 Докладом согласно штатному расписанию.

Основание: договор.

Директор Личная подпись Н.И. Петров

Визы для должностных лиц.

Виза ознакомления поступающего на работу

(проставляется на оборотной стороне приказа)

В прил. 6.7 даны образцы оформления приказов по личному составу.

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книж­ках, куда заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать фор­мулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ.

Приведем пример заполнения трудовой книжки:

Одним из основных документов по учету личного состава в уч­реждении является яичная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (форма Т-2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, до­машний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о должностных перемещениях сотрудника указываются на основании записей я трудовой книжке.

В обязательном порядке проставляются дата заполнения кар­точки и подпись лица, на которое она заведена. Г1ри увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и ука­зывается причина увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. Образец карточки по лично­му составу представлен в прил. 6.1. В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант этой карточки, выводимой на экран компьютера при заполнении.

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирова­ния содержащейся в ней информации о работнике, что дает воз­можность оперативного поиска нужной карточки с помощью персо­нального компьютера.

Характеристика — это официальный документ, выданный администрацией учреждения, организации или предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке фор­мата А4, Она имеет следующие реквизиты: название вида доку­мента (характеристика); указание должности лица, которому вы­дается характеристика; наименование организации, выдавшей ха­рактеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подпи­си; печать,

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвя­занные составные части. Первая — это анкетные данные, следу­ющие за названием документа, где указывают имя, отчество и фа­милию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование работника.

Вторая часть текста характеристики — данные о трудовой дея­тельности (сведения о специальности, о продолжительности рабо­ты на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, об уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть — собственно характеристика, т.е. оценка мораль­но-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношение к работе, повышение профессионального уровня, поведение в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Характеристика может быть необходимой как внутри предприятия | (например, при аттестации), так и представляться во внешние организации. '

Подписывает характеристику руководитель предприятия или структурных подразделений.

Автобиография — документ, который автор составляет само­стоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существу­ет, и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиогра­фии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 либо на специальном бланке (при поступлении на ра­боту или учебу). Форма изложения — повествовательная, от пер­вого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, де­ловой квалификации и образовании, дополнительные сведения, не нашедшие отражения в анкете.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (ав­тобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о ближайших родственниках (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специаль­ность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись. Автобиография хранится в личном деле работника.

Трудовой договор — это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. В соответствии со ст. 16 Трудового, кодекса между работником и работодателем заключается трудовой договор. Определение трудового договора дается в ст. 56.

Содержание договора определено Трудовым кодексом РФ подробно.

В договоре указываются Ф.И.О. работника и работодателя.

В условиях договора должно быть указано:

• место работы (с названием структурного подразделения);

• дата начала работы;

• наименование должности, специальность, профессия с указани­ем квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с фе­деральными законами с выполнением работ по определенным дол­жностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должнос­тей, специальностей или профессий и квалификационные требова­ния к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

• права и обязанности работника;

• права и обязанности работодателя;

• характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника' отличается от общих правил.) установленных в организации);

• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Представленные в прил. 6.2—6.5 образцы трудовых договоров — примерные, имеющие не нормативный, а рекомендательный ха­рактер. Их следует рассматривать в качестве практического посо­бия, которое поможет при разработке трудовых договоров в кон­кретных организациях.

Все документы по личному составу (заявления, копии докумен­тов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75-летнего возраста, что обеспечивает возможность наведения справок.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: номер дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать включать документы в дело в следующей после­довательности:

• внутренняя опись документов дела;

• дополнение к личному листку (анкете);

• заявление о приеме на работу;

• личный листок (анкета) с фотокарточкой;

• трудовой договор;

• приказ о приеме на работу (копия);

• документы об образовании (копия);

• характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Если изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к личному листку (анкете), где делаются ссылки на соответствующие номера и даты приказов, то копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п. -

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела считается дата заявления о приеме на работу, а конечной —^ дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

• вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейным положении, месте жительства и т.п.;

• приобщать к делу полученные документы.

Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело

являются:

о служебном положении — приказ руководителя организации

о переводе; об образовании — документы учебных заведений (диплом, ат­тестат, удостоверение, свидетельство);

об изменении фамилии, имени, отчества — приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан. При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке № Т-2 (Т-2ГС) проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о Чем составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

Выдача личного дела во временное пользование учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело, и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения, и она вкладывается в дело.

Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или межведомственный архив йо личному составу, о чем делается отметка в журнале учета лич­ных дел.

При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного¹ может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные 'личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они распо­лагаются строго в алфавитном порядке фамилий и отделяются

Друг от друга листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К такому, объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий и указанием

имен, отчеств, соответствующих страниц в деле, где имеются

сведения на это лицо.

На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые

книжки.

Трудовые книжки хранятся строго в алфавитном порядке фамилий.

Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся» единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики,

на которых указывается: «Невостребованные трудовые книжки —... шт». При изъятии трудовой книжки в их количество вносится

исправление.

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы учета:

• приказов о приеме, переводе, увольнении;

• приказов о командировании;

" трудовых книжек и вкладышей к ним;

• личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет).

Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 5 лет.

Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Учитывая особую значимость кадровой документации, 21 марта 1994 г. Председателем Правительства РФ В.С. Черномырдиным подписано распоряжением об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается; «В целях обеспечения сохранности документов по личному составу... 1. Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридичес­ких лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по лич­ному составу...

2. Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения».

Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и других образований обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и по обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации и будет способствовать социальной защищенности трудящихся.

Хранение документов. Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.

Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощре­ниях формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы рас­полагаются по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год.

В дело включаются только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 5 лет. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпусков, взысканиях, дежурствах. Приказы о кратковременных внутрироссийских командировках целесообразно группировать в отдельное дело вместе со служебными записка­ми, явившимися основанием для издания приказов. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 5 лет.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уво­ленных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию (до увольнения работ­ника); они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри — в алфавитном порядке фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго в алфавитном порядке фамилий и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Особого внимания требует ведение личных дел.

Дата добавления: 2015-07-26