Основные функции, права

2.1. Основными задачами отдела документационного обеспечения управ­ления являются:

— обеспечение четкой организации делопроизводства в аппарате главы администрации и администрации в соответствии с основными положения­ми Единой государственной системы делопроизводства и инструкции о его ведений, разработка и внедрение мероприятий по рациональной постановке делопроизводства;

— осуществление методического руководства работой по ведению дело­производства в секторе делопроизводства аппарата главы администрации, отделов и управлении администрации, в районных и городских администра­циях;

— осуществление учета за поступлением проектов, а затем принятых постановлений, распоряжений главы администрации;

— регистрация документов, отправление их исполнителям, учет сроков исполнения;

— ведение протоколов, стенограмм совещаний (по мере необходимос­ти); обеспечение аппарата главы администрации и администрации всеми печатными материалами;

— организация работы по учету всех видов документов, поступающих в адрес администрации, осуществление контроля за сроками их прохождения и исполнения, отправление всей исходящей корреспонденции, в том числе посылок; учет всех видов печатей, штампов, сейфов, шкафов, спецхранеиий, в которых хранятся документы с грифами «ДСП», «Секретно», «Особой важности»; внесение изменений, дополнений в правительственные поста­новления; обеспечение оформления и выдачи удостоверений работникам аппарата администрации, руководителям отделов и управлений, комитетов, главам администраций районов и городов, утверждаемым главой администрации;

— обеспечение учета за прохождением письменных обращений граж­дан, контроль за сроками их прохождения и исполнения;

— организация приема граждан по личным вопросам, осуществление учета и контроля за устными обращениями;

—формирование массива всех исполненных документов, обращений граж­дан в дела согласно номенклатуре, согласованной с архивными службами администрации области;

— подготовка и формирование массива документов для сдачи в Государ­ственный архив в соответствии с установленными правилами;

— осуществление контроля за состоянием работы с документами, обра­щениями граждан в районных, городских администрациях, в отделах и управлениях областной администрации, внесение предложений по ее улучшению, обобщение и распространение положительного опыта ведения делопроизводства;

—разработка типовых бланков, форм документов; составление и печата­ние необходимых телефонных справочников для администрации области, районов, городов; контроль за правильностью оформления бланков, документов в районных, городских администрациях, отделах и управлениях областной администрации;

— обеспечение печатания, размножения, рассылки всех необходимых документов;

— ведение аналитической работы по документам и обращениям граждан и информирование руководителя аппарата главы администрации, контрольного управления, заместителей главы администрации;

— организация технической учебы и проведение мероприятий по даль­нейшему совершенствованию делопроизводства, внедрение научной орга­низации управленческого труда и оргтехники, новых форм и культуры производства в областной администрации, городских, районных админист­рациях, а также оказание методической помощи по вопросам улучшения делопроизводства в отделах и управлениях, обобщение и распространение положительного опыта ведения делопроизводства.

2.2. Заведующий отделом документационного обеспечения управления имеет одного заместителя. Назначение на эту должность и освобождение от нее производится главой администрации. Другие работники отдела также назначаются и освобождаются главой администрации.

2.3. Руководство отделом области осуществляет его заведующий, который

—организует работу структурных подразделений отдела;

—определяет порядок их работы;

—утверждает функциональные обязанности, издает приказы;

—разрабатывает инструкции, порядок работы с документами в отделах и управлениях, районных, городских администрациях и утверждает работни­ков на должность руководителя аппарата — заместителя главы администра­ции.

Зав. общим отделом Личная подпись Инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО

Зам. главы администрации

Личная подпись Инициалы, фамилия

Дата

Приложение 3.9

Дата добавления: 2015-07-26