Делопроизводство с помощью компьютера

В последние годы все больше организаций приходит к необходи­мости автоматизации работы с документами. Особенно этот про­цесс ускорился с приятием в январе 2002 г. двух документов -Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», существенно расширяющего сферу применения документов в электронной форме, и Постановления Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002—2010 гг.)», предусматривающей «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления».

Автоматизированная система делопроизводства учреждения, предприятия, фирмы, холдинга, корпорации должна строиться на основе существующих схем работы с документами и, конечно же, в целях достижения наилучших результатов. Обычно система автоматизации делопроизводства состоит из нескольких модулей (частей), каждый из которых может устанавливаться отдельно:

• система регистрации документов и контроля исполнения;

• система организации движения документов внутри организации (модуль маршрутизации);

• система архивного хранения документов.

Кроме того, иногда программисты выделяют в отдельные модули (программы) такие функции, как организация работы с договорами, организация работы коллегиальных органов и т.п.

Служба делопроизводства (или работник, ответственный за делопроизводство), играет основную роль в разработке технического задания для составления программы, так как именно эта служба и будет главным пользователем программы. От того, насколько грамотно будет составлено техническое задание, во многом зависят результаты автоматизации делопроизводства.

Рекомендуем в технические задания включить: цель проекта, задачи проекта, общие требования к системе. При формулировании общих требований к системе необходимо учитывать как возможности поэтапного внедрения автоматизированной системы, так и перспективы ее развития в ближайшие годы. Как правило, это масштабируемость системы, то есть дальнейшее увеличение количества рабочих мест и наращивание функциональности по мере развития организации. Также следует учитывать возможность появления филиалов, территориально удаленных подразделений, находящихся в другом здании, и т.п.

Во многих организациях при переходе на автоматизированную систему делопроизводства используют уже имеющиеся аппаратные и программные средства (имеющиеся серверы и персональные компьютеры) и только в дальнейшем, уже для ввода в эксплуатацию полнофункциональной системы во всей организации, нужны будут дополнительные закупки техники. Службам документационного обеспечения управления надо обратить серьезное внимание на то, что при внедрении любой автоматизированной системы важно организовать обучение этому всего персонала фирмы и, конечно же, решить вопрос с техническим обслуживанием системы.

Основная часть всей работы по автоматизации делопроизводства — это функционирование системы. Например, в системе регистрации и контроля исполнения документов должно быть все детально опи­сано: какие сведения о документе будут вводиться в систему, ка­кие поля карточки будут заполнятся автоматически, какие — вы­бором значений из справочника, а какие — вручную. Тип полей — текстовый, число, дата. Такие реквизиты, как номер, дата регист­рации проставляются автоматически, а повторяющиеся реквизиты (автор документа, исполнитель, подразделение, номер дела и т.п.) выбираются из соответствующих списков. Это сокращает время регистрации и позволяет избежать опечаток. Обычно во всех уже разработанных программах по делопроизводству используется ранее наработанная система движения документов на бумажной основе.

Затем, после первоначальной регистрации, документ поступает к руководителю, который подписывает резолюцию, после чего в картотеку вносятся следующие данные: автор резолюции (выбирается из справочника), текст резолюции (переносится вручную), ответственный исполнитель (выбирается из справочника списка сотрудников организации), срок исполнения (проставляется вручную) ход исполнения документа (вложенная таблица).

После поступления документа на исполнение в карточку могут вноситься сведения о передаче документа от исполнителя к исполнителю: название подразделения (выбирается из справочника), фамилия исполнителя (также выбирается из справочника), дата передачи документа, что уже сделано. Дата фактического исполнения проставляется вручную.

Номер дела, в которое подшит исполненный документ, выбира­ется из справочника-номенклатуры дел организации с указанием сроков хранения дел. Это важное поле, так как позволяет не только быстро найти завершенный в делопроизводстве документ, но и фор­мировать внутреннюю опись документов в деле, а также опреде­лять сроки хранения документов на основании сроков, указанных в номенклатуре дел.

И наконец последнее и одно из самых важных полей: связанные документы.

Это поле, появившееся в автоматизированных системах регистрации, позволяет устанавливать отсылки на связанные документы. В простых системах это делается вручную, в более сложных — в полуавтоматическом режиме. То есть при регистрации исходящего документа делается ссылка на карточку входящего, в ответ на которое данный документ составлен; при регистрации ответного входящего — ссылка на исходящий. Связь не обязательно будет линейной. В ответ на входящий документ может быть подготовлена докладная записка, издан приказ, утвержден план, составлено исходящее письмо и т.п. И все эти документы при регистрации будут связываться друг с другом через поле «Связанные документы». Это поле позволяет, открыв карточку одного документа, быстро найти все другие карточки документов по этому вопросу, а в полнотекстовых системах — оперативно просмотреть и сами документы.

Также в техническом задании закладываются любые другие формы, которые могут потребоваться в ходе работы с документами, например, форма учета использования бланков в подразделении и т.п.

В описании функций контроля исполнения необходимо предусмотреть, с какой периодичностью будет осуществляться контроль, будут ли сведения о документах с истекающим сроком исполнения выводиться на экран ответственным за делопроизводство в подразделениях конкретному исполнителю и т.п.

Если планируется организация движения документов в электронной форме (установка системы маршрутизации), необходимо расписан» правила движения документов (какой документ, с какими подразделениями и сотрудниками должен быть согласован и в каком порядке), учесть характер поступающих в систему документов, особенности работы с договорами, протоколами и другими документами коллегиальных органов, необходимость постановки пп контроль поручений руководства и т.п.

Таким образом, результатом составления службой делопроизводства технического задания должен быть многостраничный документ, детально описывающий порядок работы в предполагаемой автоматизированной системе делопро­изводства.

Создаваемые в государственных и негосударственных учреждениях, организациях системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:

• ввод, подготовка и редактирование документов;

• ввод и обработка сведений о документах;

• контроль за исполнением документов;

• систематизация документов, формирование папок (дел);

• хранение и поиск документов;

• обмен документами с руководителем и сотрудниками;

• пересылка документов адресату (абоненту);

• экспертиза ценности документов и их архивирование.

Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офиса помимо облегчения труда при выполнении рутинных процедур делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности:

• централизованное отслеживание прохождения документа на каждом рабочем месте всех исполнителей документа;

• систематизация и анализ результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии;

• уменьшение потерь документов;

• более полное и точное обоснование принимаемых решений за счет информации;

• повышение исполнительской дисциплины и производительности труда сотрудников за счет эффективной организации технологии работы с документами и централизованного контроля за их исполнением на каждом рабочем месте.

В настоящее время существует множество уже разработанных программ по делопроизводству, которые успешно применяются в организациях. Среди них такие программы:

• система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО-96», разработанная компанией «Электронные офисные системы»;

• система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ «ОРТ1МА-ДУог1сР1о\у», разработанная фирмой «Оптима»;

• система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «ИнтерТраст»;

• персональный менеджер документов «Дела в порядке 97» для Мпёошз компании «Арееналь»;

• системы автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе «DОСS Оpen» и «WorkRoute», выпускаемые компанией «Весть»;

• автоматизация документационного обеспечения на базе технологий «Евфрат-99» и многие другие.

Дата добавления: 2015-07-26