Інвентаризація палива та паливно-мастильних матеріалів та порядок оформлення її результатів

Інвентаризація – це перевірка та оцінка фактичної наявності об'єкта, що перевіряється з метою виявлення відхилень від тих нормативних, планових, облікових і багатьох інших характеристик, відповідно до яких він може функціонувати. Інвентаризація - елемент методу бухгалтерського обліку чи засіб перевірки наявності ресурсів підприємства у натуральному вигляді [29, с. 84].

Інвентаризація є одним зі способів контролю за збереженням, а в деяких випадках і стану, активів підприємства. Вона дозволяє виявити існуючі невідповідності, винних у їх виникненні осіб і відшкодувати за рахунок цих осіб заподіяну підприємству шкоду. Тільки після проведення інвентаризації активів і зобов’язань підприємства можна з упевненістю стверджувати, що дані бухгалтерського обліку підприємства є достовірними. Відповідно, якщо річна інвентаризація не проводилася, то будь-який перевіряючий має право не визнати річний фінансовий звіт підприємства достовірним.

Це є однією з основних причин того, що в деяких ситуаціях проведення інвентаризації необхідне й обов’язкове. Наприклад, відповідно до статті 10 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (Закон про бухоблік) [2]: для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка. А п. 12 Постанови Кабінету міністрів України «Про затвердження Порядку подання фінансової звітності» від 28.02.2000 р. № 419 (ПКМУ № 419) вимагає [4]: перед складанням річної фінансової звітності обов’язкове проведення інвентаризації активів та зобов’язань підприємства.

Відповідальність за організацію інвентаризації згідно із законодавством покладається на керівника підприємства, до обов'язків якого входить: створення необхідних умов для її проведення у стислі терміни, визначення об'єктів, кількості і термінів проведення інвентаризації (крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим).

Місце інвентаризації в обліковому циклі ТзОВ «Тет-а-тет-3» кафе «Цісар» навeдено на рис. 3.1.

Найбільш важливою ділянкою проведення інвен­таризації є перевірка відповідності наявності запасів товарно-матеріальних цінностей обліковим даним. Така інвентаризація відповідно до п.11.8 Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. № 69, має певні особливості [8].

Під час її проведення переважування, обмір, підрахунок запасів проводять у порядку розміщення цінностей у цьому приміщенні, не допускається безладний перехід комісії від одного виду цінностей до іншого. У разі зберігання товарно-матеріальних цінностей у однієї матеріально відпові­дальної особи в різних ізольованих приміщеннях інвентаризацію проводять послідовно за місцями зберігання.

Рис. 3.1. Інвентаризація в обліковому циклі підприємства

Після перевірки цінностей вхід до приміщен­ня опечатують і комісія переходить до наступного при­міщення. Кількість цінностей і товарів, що їх зберігають у непошкодженій упаковці постачальника, може бути визначена на підставі документів, але за обов'язкової вибіркової перевірки в натурі частини зазначених цінностей. На прибуткових документах на товарно-матеріальні цінності, що надійшли на місця зберігання або були прийняті під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа в присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом голови робить відмітку «після інвентаризації» з посиланням на дату опису, де зазначено ці цінності. На видаткових доку­ментах про товарно-матеріальні цінності, відпущені зі складу під час інвентаризації з дозволу керівника підприємства і головного бухгалтера, у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голо­ви, роблять відмітку, і дані про них заносять до ок­ремого опису в порядку, аналогічному для цінностей, що надійшли під час інвентаризації [8].

Крім наведених норм Інструкції № 69, під час інвентаризації запасів слід орієнтуватися на вимоги національних стандартів, перелік яких подано у табл. 3.3.

Таблиця 3.3

П(С)БО на які слід орієнтуватися при проведенні інвентаризації запасів підприємства

Стандарт	Примітки
П(С)БО-9 «Запаси»	правила визнання запасів активами і визначення одиниці обліку запасів (пункти 5, 7); правила оцінки запасів для відображення їх вартості в балансі (за первісною вартістю або за чистою вартістю реалізації) (пункти 24 — 28)
П(С)БО-16 «Витрати»	правила визначення собівартості продукції (пункти 11 — 14)
П(С)БО-30 «Біологічні активи»	правила визнання біологічних активів та/або сільськогосподарської продукції активами і визначення одиниці їх обліку (пункти 5, 6); правила оцінки біологічних активів та/або сільськогосподарської продукції для відображення їх вартості в балансі (пункти 10-15)

Інвентаризаційні описи складають окремо на то­варно-матеріальні цінності, що знаходяться в до­розі (типова форма № Інв-6), не оплачені у строк покупцями, що знаходяться на відповідальному збе­ріганні (типова форма № Інв-5), відвантажені то­вари (типова форма № Інв-4), на комісії, у пере­робці на інших підприємствах. Зазвичай використовують інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей типової форми № М-21 або Інв-3, який складають під час зняття натураль­них залишків таких цінностей за кожним окремим складом, ділянкою, об'єктом, що знаходяться у ма­теріально відповідальних осіб. В описі зазначають най­менування матеріалів, їх номенклатурні номери, тип, сорт, розмір та інші ознаки [23, с. 44].

Розглянемо детальніше інвентаризацію саме ПММ. За часом проведення інвентаризація паливно-мастильних матеріалів може бути разовою або перманентною. Разова проводиться одноразово спеціально створеною для цього комісією. Перманентні інвентаризації проводять постійно діючі інвентаризаційні комісії.

В залежності від призначення і характеру інвентаризації ПММ поділяють на планові та позапланові (раптові). Планові - проводять за заздалегідь складеним планом у визначені строки. Позапланові (раптові) проводять за розпорядженням керівника підприємства, вищих органів при встановленні фактів зловживань, крадіжок, скоєння пограбувань, та інших правопорушень.

Залежно від повноти охоплення об'єктів паливно-мастильних матеріалів, розрізняють повну і часткову інвентаризації. Повна інвентаризація охоплює всі види паливно-мастильних матеріалів. Часткова інвентаризація проводиться з метою контролю наявності окремих видів паливно-мастильних матеріалів.

Застосування визначених видів інвентаризації паливно-мастильних матеріалів забезпечує дієвість та оперативність здійснення перевірки, дає змогу визначити достовірні результати використання таких матеріалів та призводить до попередження виникнення можливих відхилень в майбутньому.

Окрім інвентаризації, наявність паливно-мастильних матеріалів також щодня контролюється матеріально-відповідальними особами, оскільки матеріально-відповідальна особа (найчастіше це комірник) проводить контроль за наявністю палива на складі підприємства. Як правило, це робиться на початку зміни. Матеріально-відповідальна особа заміряє метроштоком залишки палива в ємкостях, а також визначає за допомогою ареометра (прилад для виміру густини нафтопродуктів) густину (питому вагу) нафтопродуктів. Кількість палива визначається за формулою:

K= V Х Y, (3.1)

де: К - вага палива, кг; V - об'єм палива м. куб; Y - густина нафтопродуктів кг/м. куб [27].

Для визначення об'єму палива в ємкостях використовують мірний шток (довга палиця, на якій нанесені поділки через кожен сантиметр), за допомогою якого визначається висота наповнення ємкості. Використовуючи дані спеціальних замірних таблиць, знаходять об'єм палива в ємкості. Для резервуарів різних об'ємів повинні бути свої замірні таблиці

Звичайно, такі таблиці розробляються заводами-виготовлювачами ємкостей і входять у комплект постачання. Якщо ж таблиця з якоїсь причини відсутня, то її розробляє і затверджує Центр сертифікації і метрології. Перевірка наявності палива в обов'язковому порядку проводиться також при зміні матеріально- відповідальної особи, яка відповідає за збереження паливно-мастильних матеріалів. В даному випадку створюється комісія, члени якої складають і підписують акт. Зняття залишків по вищезазначеній методиці дає можливість визначити наявність рідини в резервуарі. Але не завжди цією рідиною може виявится те, що повинно в ньому зберігатися. За законами фізики в ємності збирається так звана "підтоварна вода", що знаходиться на дні ємності. Наявність води в ємності пояснюється не тільки законами фізики, а й несумлінним відношенням до роботи деяких матеріально-відповідальних осіб. Визначають кількість води в ємності таким чином. Для цього метршток змазують спеціальною індикаторною пастою, яка при зіткненні з водою стає червоною. Виявлену в такий спосіб кількість води віднімають від загальної, визначеної раніше кількості пального і порівнюють з даними бухгалтерського обліку [27]

Останній крок інвентаризаційного процесу — обліковий.

Це означає, що бухгалтерія підприємства повинна відобразити в бухгалтерському та податковому обліку результати інвентаризації: пересортицю, нестачі й надлишки, а також операції зі стягнення суми шкоди з винної особи (якщо таке встановила інвентаризаційна комісія). Первинним документом, на підставі якого бухгалтер відобразить в обліку господарські операції з врегулювання інвентаризаційних різниць, є висновок інвентаризаційної комісії, затверджений керів­ником підприємства. Для відображення результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, за якими виявлено розбіжності з обліковими даними, застосовують Порівняльну відомість (типової форми № Інв-19) [15]. Форма досить наочно відображає виявлені нестачі, надлишки, пересортицю і спосіб їх врегулювання, що виправдовує доцільність її використання. Порівняльну відомість складає в одному примірнику співробітник бухгалтерії підприємства (організації), де її зберігають у подальшому.

В порівняльних відомостях відображаються підсумкові результати, які представляють собою розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів. Правильність виявлених розбіжностей залежить від якості показників (за даними обліку і за даними описів), які необхідно порівняти. До початку роботи з порівняння цієї інформації в порівняльних відомостях (до визначення результатів інвентаризації) працівники бухгалтерії підприємства повинні провести ретельну перевірку вихідних даних. В облікових даних залишки повинні бути виведені по всіх поданих прибутково-видаткових документах на дату інвентаризації (навіть якщо це і не на останній день місяця). Порівняльні відомості можуть бути складені як з використанням засобів обчислювальної та іншої оргтехніки, так і вручну.

Інвентаризаційна комісія приймає рішення щодо врегулювання інвентаризаційних різниць шляхом:

1) заліку нестач і надлишків у результаті пересортиці;

2) списання запасів у межах норм природного убутку;

3) оприбуткування запасів, стосовно яких виявлено надлишки.

Персортиця. При врегулюванні інвентаризаційних різниць взаємний залік надлишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущено тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що надлишки і нестачі утворилися за один і той самий період, що перевіряється, і у однієї і тієї ж особи, яку перевіряють. Якщо при пересортиці у разі заліку нестач за рахунок надлишків вартість запасів, стосовно яких виявилася нестача, більше ніж вартість запасів, що виявилися в надлишку, різницю вартості слід віднести на вин­них осіб. При цьому інвентаризаційна комісія, звісно ж, враховує, що стосовно не всіх запасів і не в будь-якій кількості може бути здійснено взаємний залік. Якщо конкретні винуватці пересортиці не встановлені, то сумові різниці розглядаються як нестача цінностей понад норми природного убутку з віднесенням їх на результати фінансово-господарської діяльності. У протоколі інвентаризаційної комісії має бути наведено вичерпне пояснення причин, за якими інвентаризаційні різниці не можуть бути віднесені на винних осіб [15].

Результати зарахування пересортиці можуть бути різними:

1) недостача запасів повністю перекривається лишками більш цінних запасів. В такому випадку матеріальну шкоду підприємству не завдано;

2) недостача запасів повністю перекривається їх лишками, але меншої вартості. Матеріальна шкода складає різницю у вартості зарахованих запасів;

3) недостача запасів не повністю перекривається лишками більш цінних запасів. Матеріальна шкода дорівнюватиме вартості не перекритих лишками запасів;

4) недостача запасів не повністю перекривається лишками запасів меншої вартості. Матеріальна шкода складатиметься з вартості неперекритих запасів і сумарної різниці зарахованих запасів [15].

У випадку, коли при заліку недостач лишками з пересортиці вартість запасів, виявлених в недостачі, вища вартості запасів, виявлених у лишку, ця різниця у вартості повинна бути віднесена на винних осіб. Перевищення вартості запасів, виявлених в лишку, над вартістю відсутніх запасів, при пересортуванні відноситься на збільшення вартості відповідних запасів.

Згідно з пп.«г» п.11.12 Інструкції № 69 затверджені керівником результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку підприємства в тому місяці (звітному періоді), в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року. При цьому такий порядок стосується як бухгалтерського, так і податкового обліку [8].

У бухгалтерському обліку відображення пересортиці не викликає особливих труднощів. Залік суми нестачі товарно-матеріальних цінностей сумою виявлених надлишків буде відображено у аналітично­му обліку тільки за одним місцем їх зберігання (ма­теріально відповідальній особі). Тобто бухгалтерові слід зробити коригуюче проводення: Дт 20 «Виробниці запаси» (22 «МШП», 28 «Товари») — Кт 20 «Виробниці запаси» (22 «МШП», 28 «Товари»). Таким чином, дані бухгалтерського обліку буде приведено у відповідність з фактичною наявністю товарно-матеріальних цінностей за кон­кретним місцем зберігання (матеріально відповідальній особі) [30, с. 98].

Сумова різниця при пересортиці виникає внаслідок того, що товарно-матеріальні цінності, що зна­ходяться в надлишку, можуть бути за вартістю вище або нижче за товарно-матеріальні цінності, яких не вистачає. Таким чином, виникає «результат» пересортиці, який може бути виражений у вигляді до­ходу (вартість надлишків вища за вартість товарно-матеріальних цінностей, яких не вистачає) або вит­рат (вартість надлишків нижча за вартість товарно-матеріальних цінностей, яких не вистачає).

Якщо конкретних винних осіб пересортиці не встановлено, то різниця розглядається як нестача понад норми природного убутку з віднесенням її на результати фінансово-госпо­дарської діяльності підприємства. Перевищення ва­ртості товарно-матеріальних цінностей, виявлених в надлишку, над вартістю товарно-матеріальних цінностей, виявлених в нестачі при пересортиці, відображається у складі доходу підприємства за кре­дитом субрахунку 719 «Інші доходи операційної діяльності» [30, с. 99]. Облік пересортиці наведено у табл. 3.4 на підставі інформації.

Природний убуток. Найбільш поширеною причиною виникнення недостач є природний убуток. Він виникає внаслідок всихання, випаровування, розпилювання, вивітрювання, витікання тощо. Визначити заздалегідь розмір таких втрат неможливо, тому остаточний розрахунок суми природного убутку слід робити лише після проведення інвентаризації запасів лише в тому випадку, коли їх фактичні залишки менші за величину залишків за даними бухгалтерського обліку [30, с. 99].

Методика розрахунку природного убутку залежить від виду запасів, умов їх руху і порядку встановлення норм. Недостачі в межах норм природного убутку списуються на собівартість продукції, товарів. Недостачі понад норм природного убутку, а також недостачі таких запасів, по яких не може бути природного убутку, слід відносити на винних осіб, якщо таких виявлено, в інших випадках - на фінансові результати діяльності господарюючого суб'єкта. Остаточне рішення про списання недостачі приймає власник або керівник, при цьому його рішення не повинно суперечити чинним нормативно-правовим актам. Бухгалтерський облік виявлених недостач ведеться на субрахунку 947„Нестачі і втрати від псування цінностей”.

У бухгалтерському обліку суми виявлених недостач і втрат від псування запасів до прийняття рішення по конкретних винних особах відображаються в позабалансовому обліку (по субрахунку 072 "Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей"). Аналітичний облік на позабалансовому обліку ведеться по кожному списаному активу. Після встановлення винної у недостачі особи стягнена з неї сума зараховується до складу дебіторської заборгованості (рахунок 375 "Розрахунки по відшкодуванню нанесених збитків") і включається до складу доходів звітного періоду (рахунок 716 "Відшкодування раніше списаних активів") [15].

Проведену інвентаризацію можна назвати ефективною, коли в мінімально можливий строк отримано коректні значення товарних залишків, визначено ділянки (або операції), де відбуваються втрати, усунено головні причини появи помилок, уточ­нено інструкції та регламенти, за якими проводили інвентаризацію.

Результати проведених у звітному році інвентаризацій відображають і в примітках до фінансової звітності, де наводять відомості за формою, передбаченою додатком 3 до Інструкції № 69 [15]. У згаданій відомості результатів інвентаризації розкривають інформацію про розмір виявлених на підприємстві нестач, надлишків і псування виробничих запасів, не­завершеного виробництва, інших товарно-матеріаль­них цінностей.

Таблиця 3.4

Коерспонденція рахунків з відображення в обліку результатів інвентаризації на ТзОВ «Тет-а-тет-3» кафе «Цісар»

№ з/п	Зміст господарської операції або податкова подія	Бухгалтерський облік
Дебет	Кредит	Сума грн.
Пересортиця
	Відображено пересортицю палива			4,50
	Відображено «результат» пересортиці у складі доходу підприємства			0,50
	Погашено винною особою суму нестачі шляхом внесення готівки до каси			14,0
Недостача
	Відображено суму недостачі			100,00
	Списано суму недостачі на фінансовий результат			100,00
	Віднесено суму недостачі на позабалансовий рахунок		-	100,00
	Списано суму торгової націнки, що відноситься до недостачі			80,00
	Списано на винну особу суму недостачі			100,00 140,00
	Утримано суму збитку із зарплати винної особи			240,00
	Списано суму недостачі з позабалансового рахунку	-		100,00
	Нараховано суму, що підлягає перерахуванню до бюджету, сума - 140 грн. (240 грн. - 100 грн.)			140,00
	Перераховано належну суму до бюджету			140,00
	Списано на фінансові результати доходи			100,00
Надлишок
	Відображення залишку товарів			100,00

При цьому із загальної суми нестач і втрат від псування цінностей окремо зазначають то­варно-матеріальні цінності, зараховані за пересортицею, списані в межах норм природного убутку, спи­сані на винних осіб і віднесені на результат фінан­сово-господарської діяльності.

Дата добавления: 2015-07-17