Документальна оформлення руху палива і паливно-мастильних матеріалів

Розглянемо документальне оформлення придбання ПММ у наступних випадках:

1) Безготівковий розрахунок. Підставою для придбання палива в постачальника таким шляхом є договір, укладений між підприємством і АЗС чи оптовим постачальником, винятком є використання електронних карток при розрахунках. На сьогодні передбачений типовий договір за формою № 23-нп (додаток 23 до Інструкції № 281) [24].

У цьому випадку можливі два варіанти купівлі нафтопродуктів на АЗС: без придбання талонів і з придбанням талонів.

Без використання талонів. Якщо підприємство отримує ПММ по безготівковому розрахунку і не використовує при цьому талони, то воно зобов'язане використовувати відомість на одиничний відпуск нафтопродуктів за формою № 24-нп. Дана відомість призначена для обліку на одноразовий відпуск однорідних ПММ. Заповнення відомості за ф. № 24-нп здійснюється в декілька етапів. Так, першим етапом є первинне заповнення відомості на підприємстві у момент укладення договору (чи протягом декількох днів після його укладення) - а саме проставляння штампа на даних відомостях, після чого вони передаються на АЗС. Кількість даних відомостей не обмежена, виходячи з цього, вона може бути визначена сторонами, які домовляються, на їхній розсуд. У більшості випадків, при визначенні кількості відомостей, використовуються дані про середню кількість заправлень автомобіля за місяць і кількість самих автомобілів.

Другим етапом є вторинне заповнення (але вже на АЗС) усіх граф відомості, які залишилися. При цьому відомість заповнюється в двох екземплярах. Оператор АЗС, при відпуску ПММ по відомості, зобов'язаний поставити штамп про кількість відпущеного палива також і в шляховий лист водія. При цьому необхідно пам'ятати, що відомість може заповнюватись на кілька автомобілів, але тільки за умови, що вони прибули на АЗС одночасно. Наприкінці місяця АЗС зобов'язана передати другий екземпляр відомостей на підприємстві. Крім того, наприкінці звітного періоду бухгалтерією АЗС виписується видаткова накладна на загальну вартість виданого палива за місяць із вказанням найменувань, кількості і вартості по марках ПММ. Дані зазначеної відомості бухгалтерія підприємства використовує для відображення надходження ПММ у баки транспортних засобів [24].

При заправленні по талонах, підприємство-покупець закуповує визначену кількість талонів в АЗС. Потім ці талони видають водіям. Згідно п. 4.1.7.27 Інструкції № 281 використовувати талони як засіб платежу на АЗС за паливо заборонено. Але, якщо аналізувати дану ситуацію, то талони і не є засобом платежу, вони надають тільки право на одержання ПММ на визначеній АЗС, у визначеному обсязі, оскільки оплата за дані ПММ уже була здійснена (передоплата). Для обліку талонів Інструкцією № 281 не передбачено окремого документа. Виходячи з цього, на наш погляд, необхідно, щоб на АЗС заповнювали два документи (про що необхідно додатково вказати в договорі): відомість за формою № 24-нп і спеціальну відомість, у якій би вказувався облік талонів.

Відомість по обліку талонів також повинна вестися на АЗС у двох екземплярах у (розрізі підприємства), один із яких повинен бути переданий у бухгалтерію АТП для звірки даних про видачу талонів (приклад відомості № 25).

Дані відомості (форма № 24-нп і відомість по обліку виданих талонів) менеджери підприємства використовують для зустрічного контролю за кількістю палива, отриманого від постачальника за місяць. При цьому порівнюють окремо в акті підсумки про видачу ПММ у літрах з підсумковою товарною накладною за місяць, отриманою від постачальника. Причинами розбіжностей можуть бути: невірно виведений залишок палива в баках транспортних засобів на кінець місяця в обліку підприємства (погрішності при вимірі залишків), втрата талонів водіями чи використання їхній не за призначенням (присвоєння), загальна занедбаність в обліку ПММ [24].

Використання електронних карток. Підприємство може при покупці ПММ використовувати електронні картки (дебетові і чи кредитові). У даному випадку для:

1. АЗС необхідно вести спеціальну відомість за формою № 25-нп. Оскільки дана відомість ведеться тільки АЗС і не має ніякого відношення до АТП, порядок її заповнення ми розглядати не будемо.

2. Підприємству необхідно вести спеціальну відомість по обліку виданих електронних карток.

Дані відомості по обліку електронних карток також використовуються для звірки по витраченим коштам з даними, вказаними у виписках банку по картрахунку. Виходячи з даних відомості, бухгалтерія або матеріально - відповідальна особа, повинна зробити вибірку використаних коштів по кожному з водіїв і по кожній з карток. Дані зазначеної відомості бухгалтерія підприємства використовує для відображення надходження ПММ у баки транспортних засобів. Відомість в залежності від потреб підприємства може вестися по виду робіт, по гаражам, водіям і т. д.

Придбання ПММ в оптових постачальників. Основною особливістю обліку придбання в цьому випадку є те, що паливо, яке надходить по товарних накладних постачальника, виражається у вагових одиницях. Як правило, у тонах. Оскільки, облік відпуску палива на підприємстві ведеться в літрах (показник об’єму), виникає необхідність перерахування надходження в літри. Для цього використовують спеціальні коефіцієнти перерахування.

При даному варіанті заправка ПММ ведеться на власних АЗС чи роздавальних колонках підприємства. Заправник чи інша матеріально-відповідальна особа веде або аналогічну відомість ф. № 24-нп, або лімітно-забірні картки. У будь-якому випадку використовується накопичувальний первинний документ, у якому при кожному заправленні фіксують кількість виданого палива на автомобіль (автобус). При цьому керівник або головний інженер підприємства затверджує ліміт відпуску бензину (палива) на кожен автомобіль (автобус) на день (місяць). Тобто одиницею обліку на цій ділянці є транспортний засіб, а не водій. Якщо водій на транспортному засобі не міняється, кількість відпущеного палива прямо ідентифікується з прізвищем закріпленого водія. При замінах водіїв або роботі позмінно виникає необхідність розподілу отриманого палива окремо по кожному з водіїв. Це стає необхідним у випадках перевитрати ліміту пального або економії його, оскільки нарахування премій чи утримання з зарплати проводиться строго індивідуально для кожного з водіїв. Вибір варіанту обліку залежить від системи контролю за витратами палива і наявності затвердженої системи заохочення за економію і покарання за перевитрату [24].

По закінченні місяця або всякий раз при надходженні товарної накладної, бухгалтерія повинна одержати від постачальника податкову накладну. Остання є підставою для відображення податкового кредиту на суму отриманих ПММ.

Приклад відображення господарських операцій з придбання ПММ на умовах безготівкової оплати на ТзОВ «Тет-а-тет-3» кафе «Цісар» (табл. 3.1).

Таблиця 3.1

Відображення в обліку ТзОВ «Тет-а-тет-3» кафе «Цісар» придбання ПММ на умовах безготівкових розрахунків за січень 2014 р.

№ з/п	Зміст операції	Кореспонденція рахунків	Підстава для проведення
Дебет	Кредит	Сума
	Сплачено аванс сторонній АЗС за право заправки автотранспортних засобів				Виписка, видана банком
	Оприбутковано ПММ а) ПММ в цистернах (на власній АЗС підприємства) б) талони на ПММ	203/ склад 203/ талони			Документи, що підтверджують отримання ПММ і талонів (накладна, підписана матеріально-відповідальною особою, котра ПММ і талони отримала.
	Талони видано матеріально-відповідальній особі для передачі їх водіям		203/ талони		Внутрішня накладна, або інший документ, який засвідчує факт передачі.
	Частину талонів видано водіям	203/ Талони у водіїв			Відомість з підписами водіїв, котрі отримали талони (додається до авансового звіту).

2) Розрахунок готівкою. Покупка ПММ водіями. Первинними документами обліку ПММ, придбаних водіями за готівку, є чеки реєстраторів розрахункових операцій продавця (АЗС) і авансовий звіт водія. Водій протягом трьох робочих днів чи наприкінці робочого дня (або вранці наступного робочого дня) зобов'язаний надати авансовий звіт про використання отриманих у касі сум і повернути невикористаний залишок готівки. Зважаючи на те, що у великих підприємствах чи АТП кількість "підзвітників-водіїв" значна - до декількох десятків, то кількість авансових звітів за місяць, що підлягають бухгалтерській обробці, досягає кількох сотень. При перевірці авансових звітів водіїв необхідно перевірити наявність і дійсність доданих документів, що підтверджують придбання ПММ і зв'язок із завданням водію:

1) касовий чек (один чи декілька);

2) податкові накладні (якщо сума в чеку перевищує 200 грн.);

3) товарні накладні на перевезений вантаж (при вантажних перевезеннях) чи шляховий лист (легковий автомобіль, автобус).

При цьому звертають увагу, чи не відхилявся водій від маршруту руху, зазначеного в шляховому листі. Це видно по адресах АЗС, що вказані в чеках РРО. Особливо актуально це при міжміських (міжнародних) перевезеннях. Такий контроль повинен здійснювати не бухгалтер, а керівник подрозділу АТП або керівник АТП. Їхні підписи на авансовому звіті водія є підставою для прийняття його бухгалтером. При наявності вищезазначених документів, оформлених "належним чином", бухгалтер має право відобразити витрати на придбання палива у витратах (податковий облік) і оприбуткувати його на рахунку 20 (бухгалтерський облік). Правильно оформлена податкова накладна, дані якої підтверджуються чеками на придбання, надають право відобразити купівлю в книзі придбань товарів (робіт, послуг), тобто одержати право на податковий кредит з ПДВ [24].

Покупка підзвітною особою. При використанні даного варіанта придбання ПММ, бухгалтеру необхідно пам'ятати, що він здійснюється у такому ж порядку, що і придбання ПММ водіями. Відображення господарських операцій з придбання ПММ за готівку на ТзОВ «Тет-а-тет-3» кафе «Цісар» відображено в табл. 3.2.

Таблиця 3.2

Відображення в обліку ТзОВ «Тет-а-тет-3» кафе «Цісар» придбання ПММ за готівку за січень 2014 р.

№ з/п	Зміст операції	Обороти	Підстава для проведення
Дебет	Кредит	Сума
	Видано готівку під звіт				Видатковий касовий ордер
	Оприбутковано ПММ а) ПММ в баках б) талони	203/б 203/т	372 372	100 80	Авансовий звіт водія, належно оформлений (підтверджений розрахунковими документами).
	Залишок невитраченої готівки оприбутковано в касу або у разі неповернення водієм залишку готівки, неповернена сума утримується із заробітку.				Сальдо авансового звіту

Нещодавно орган статистики скасував наказ, яким затверджено типову форму Подорожнього листа службового легкового автомобіля.

Ще у 2011 році із Закону про автотранспорт і Закону про дорожній рух забрали інформацію про подорожній лист. Тож уже понад півтора року водії не зобов’язані його пред’являти працівникам ДАІ під час перевезення чи службових поїздок (абз. «а» пп. 2 п. 3 р. І Закону про автомобільний транспорт, п. 21 ч. 1 ст. 11 Закону про міліцію). А ті, у свою чергу, не мають права штрафувати за відсутність подорожнього листа у водія. Тож наразі наказом Міністерства статистики № 95 від 19.03.2013 р., який скасував типову форму подорожнього листа й інструкцію про його застосування, орган державної статистики фактично привів у відповідність до законодавства свої нормативні документи.

До сьогоднішнього дня більшість бухгалтерів списували ПММ саме за подорожніми листами, незважаючи на те що вони стали необов’язковими документами. Адже для цілей обліку (як бухгалтерського, так і податкового) вони цілком підходять. Саме на підставі їх списували витрати на ПММ підбивали підсумки щодо роботи водія й автомобіля. Розробляти власний бланк фактично ніхто з підприємств і не намагався. Згідно з п. 2.7 Положення № 88 «Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку: «первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади». Та, зважаючи на цей же пункт, документувати господарські операції можна з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Отже, вітчизняні підприємства можуть продовжувати користуватися звичною формою подорожнього листа. Водночас його можна виписувати на тиждень або місяць, а не обов’язково на день. Або ж розробити власну форму, узявши, скажімо, за основу скасовану типову. Головне, щоб у власно розробленій були всі обов’язкові реквізити первинного документа. Адже без первинного документа не можна буде відобразити витрати в податковому обліку (п. 138.2 ПКУ). Обґрунтувати господарське використання пального без подорожнього листа (чи його аналога) для цілей ПДВ (відображення податкового кредиту) і податку на прибуток буде складно [1].

Для того, щоб списати ПММ у виробництво продукції (робіт, послуг), потрібно підтвердити виробничий характер використання цих запасів. Списання ПММ, використаних на профілактичні та ремонтні роботи, відбувається на підставі лімітно-забірних карток, видаткових накладних, актів на виконання робіт.

Витрати ПММ визначаються на підставі затверджених норм. Види норм витрат ПММ:

1) базова лінійна норма на 100 км пробігу;

2) норма на виконання транспортних робіт на 100 т/км;

3) норма на одну тонну додаткової маси (у разі використання причепу);

4) норма на поїздку з вантажем (ця норма пов’язана з маневруванням автомобіля і виконанням операцій завантаження-розвантаження);

5) норма на 100 км пробігу при виконанні спеціальних робіт;

6) норма на роботу спеціального обладнання, встановленого на автомобілях (розрахована на одну годину або одну операцію);

7) норма на роботу автономного зігрівального пристрою (розрахована на одну годину).

Нормами передбачено також різні надбавки та поправочні коефіцієнти, які дозволяють враховувати обставини, в яких виконуються роботи (наприклад, кліматичні умови). Застосування поправочних коефіцієнтів і перехід на літні чи зимові норми починається за наказом керівника підприємства. У разі виявлення понаднормових витрат ПММ, складається відомість таких витрат і подається керівнику підприємства для прийняття рішення про відшкодування вартості перевитрачених ПММ. Як правило, понаднормові витрати пального розглядаються як нестача, яка підлягає відшкодуванню за рахунок винних осіб. При бригадному методі роботи, за згодою робітників допускається введення солідарної відповідальності за нестачу. За економію ПММ водіям можуть виплачуватись премії. Таке преміювання передбачається спеціально розробленим на підприємстві положенням. Виплати премій за економію ПММ відбуваються на підставі наказу керівника підприємства. В бухгалтерському обліку ці види премій зараховуються на відповідний рахунок витрат (23 «Виробництво», 90 «Собівартість реалізації», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут»). Загальний розмір виділених на таке преміювання витрат не повинен перевищувати розмір економії ПММ. Списання ПММ відповідно до п. 16 П(С)БО 9 «Запаси» може відбуватися одним із методів. Як правило це - метод ФІФО (першими вибувають ті запаси, які надійшли першими, що дозволяє оцінювати залишок ПММ за ціною останнього придбання. Це важливо в умовах інфляції і коливання курсу іноземних валют в державі.

Дата добавления: 2015-07-17