Тема 6. Основная роль финансовой службы.

Как правило, в больших отелях в финансовую службу входит бухгалтерия, в малых отелях наоборот – бухгалтерия выполняет функции финансовой службы. Кроме такой важной функции, как ведение бухгалтерского учета в соответствии с законом РФ, для анализа эффективности деятельности гостиницы многие внедрили систему управленческого учета и бюджетирования, о которой более подробно рассказано ниже.

Вопрос 1. Сущность и задачи бизнес-планирования.

Основной целью любой гостиницы, как коммерческого предприятия, является получение прибыли, а это невозможно без тщательного планирования всех финансовых потоков и процессов предприятия, внешних и внутренних связей.

Предприятия заинтересованы в том, чтобы иметь представления о своих возможностях. Финансовое планирование связано с одной стороны, с желанием предотвратить возможные ошибки в финансовой деятельности, а с другой с тем, чтобы использовать все возможности (в рамках закона) для получения прибыли. В этих целях желательно учитывать последствия инфляции, изменение ситуации на рынке, кризисные явления, нарушение договорных обязательств партнерами и т.п. Бизнес-планирование помогает своевременно выполнять обязательства перед бюджетом, различными фондами, банками и другими кредиторами, тем самым защищая фирму от применения к ней штрафных санкций.

Бизнес-планирование:

· Представляет собой процесс разработки финансовых планов и плановых показателей по обеспечению предприятия финансовыми ресурсами и увеличению эффективности ее деятельности на определенном отрезке времени;

· Воплощает выработанные стратегические цели в форму конкретных показателей, дает возможность определить насколько перспективен тот или иной проект, новое направление деятельности;

· Является инструментом для получения инвестиций. Эффективное управление финансами возможно лишь при планировании всех финансовых потоков, процессов и отношений хозяйствующего субъекта.

На основе финансового плана, который представляет собой баланс его доходов и расходов или бюджет, осуществляется финансовое обеспечение хозяйственной деятельности гостиницы.

Основными задачами бизнес-планирования для гостиничных предприятий являются:

• Определение источников и объема финансовых ресурсов в соответствии с потребностями гостиницы;
• Выявление резервов увеличения финансовых ресурсов;
• Рациональное распределение получаемых доходов и накоплений по каналам их использования;
• Осуществление финансового контроля за формированием и использованием финансовых ресурсов и денежных средств;
• Регулирование и управление работой гостиницы и повышение его эффективности.

Бизнес-планирование предоставляет возможность руководству гостиницы определить, какие финансовые ресурсы, в каких объемах и куда поступают, на какие цели они расходуются, выявить резервы увеличения собственных финансовых ресурсов, осуществлять режим экономии и контроль за целевым использованием средств.

Разработка финансового плана является завершающим этапом внутрифирменного планирования на предприятии, в котором обобщаются и отражаются в денежном выражении результаты всех предыдущих плановых расчетов.

Основная цель финансового планирования для гостиницы заключается в сбалансировании намеченных расходов с его финансовыми возможностями. Основными задачами финансового плана гостиницы являются:

• Выявление резерва увеличения доходов и способов их мобилизации;
• Эффективное использование финансовых ресурсов, определение наиболее рациональных направлений инвестиций гостиницы, обеспечивающих в планируемом периоде наибольшую прибыль;
• Увязка показателей предыдущих разделов текущего плана с финансовыми ресурсами;
• Обоснование оптимальных финансовых взаимоотношений с бюджетом и банками, а также с другими кредиторами.

Финансовый план составляется на основе следующих данных:

· Фактических данных бухгалтерского баланса на 1-е число планируемого периода, а также за 2-3 года, предшествующих плановому периоду;

· Показателей эксплуатационной программы гостиницы;

· Плановой калькуляции себестоимости и сметы затрат на оказание и реализацию услуг;

· Данных об объемах планируемых инвестиций и капитальных вложений;

· Сведений о движении основных фондов и оборотных средств;

· Планируемых цен, амортизационных отчислений;

· Ставок платежей в бюджет и отчислений во внебюджетные фонды;

· Лимитов расходов по отдельным статьям (фирменную одежду, плата за невыбросы вредных веществ в окружающую среду и др.);

· Результатов анализа выполнения плана за предшествующий период;

· Условий расчетов с потребителями, поставщиками, банками, бюджетом.

Вопрос 2. Виды бизнес-планирования.

Бизнес-планирование на предприятии бывает трех видов и различается по типу составляемого плана и сроку, на который он разрабатывается. Все виды бизнес-планирования должны быть взаимосвязаны и осуществляться в определенной последовательности.

Виды бизнес-планирования	Перспективное (стратегическое) финансовое планирование	Текущее финансовое планирование	Оперативное финансовое планирование
Формы разрабатываемых финансовых планов	Прогноз отчета о прибылях и убытках; прогноз движения денежных средств; прогноз баланса	План доходов и расходов по операционной деятельности; план доходов и расходов по инвестиционной деятельности; план поступления и расходования денежных средств; балансовый план	Платежный календарь, кассовый план
Период планирования	1-3 года	1 год	Декада, квартал, месяц

Исходной точкой планирования является прогнозирование основных направлений финансовой деятельности предприятия, осуществляемое в процессе перспективного планирования, которое определяет задачи и параметры текущего финансового планирования. В свою очередь основа для разработки оперативных финансовых планов формируется именно на стадии текущего финансового планирования. Важно осознавать тесную взаимосвязь всех видов бизнес-планирования. И то, что с переходом от одного вида планирования к другому цели, задачи, этапы осуществления и показатели более конкретизируются, становятся более четкими.

Вопрос 3. Процесс и этапы финансового планирования.

Существуют несколько видов процесса финансового планирования на предприятии. Ниже представлен классический процесс финансового планирования на гостиничных предприятиях.

Этап	Содержание этапов	Сроки	Ответственные
	Совещания по бюджетному планированию	1-30 сентября	Генеральный директор
	Подготовка бюджетных планов подразделений	1-9 октября	Руководители подразделений
	Консолидация бюджетных планов подразделений	10-19 октября	Финансовый отдел/Бухгалтерия
	Подготовка бюджетного отчета генерального директора	октябрь-ноябрь	Генеральный директор
	Анализ и утверждение бюджетного отчета генерального директора	ноябрь	Собственники, Управляющая компания
	Бюджетный контроль	В течение финансового года	Все участники бюджетного процесса
	Повторное прогнозирование

Этап 1. Совещания по бюджетному планированию.

На совещаниях по бюджетному планированию руководителям подразделений дается указание подготовить подробные бюджетные предложения по своему подразделению. Общий план этих совещаний и конкретные повестки дня для каждого совещания обеспечивают наиболее продуктивное и эффективное использование времени каждого участника. Возможная последовательность задач, подлежащих решению на совещаниях по бюджетному планированию, является следующей:

• Исследование операций текущего года;
• Анализ макроэкономической ситуации;
• Анализ текущей конкурентной ситуации на рынке;
• Анализ тарифов;
• Планирование уровня заполняемости отеля и валовых продаж.

Этап 2. Подготовка бюджетных планов подразделений.

Используя информацию, предоставленную на совещаниях по бюджетному планированию, а также сравнения по месяцам результатов работы текущего года и рабочего бюджета текущего года, руководители подразделений планируют ежемесячные объемы продаж, за которые они отвечают, на следующий год.

После составления сметы объемов продаж и выручки руководители подразделений планируют себестоимость реализованной продукции и операционные расходы. Бухгалтерия предоставляет руководителю каждого подразделения информацию для планирования затрат. Менеджеры также должны рассмотреть ход выполнения планов в текущем году, особенно ежемесячные отчеты, в которых проводится сравнение текущей себестоимости реализованной продукции и операционных расходов с бюджетными показателями плана прибыли текущего года.

Бюджетные планы департаментов обычно сопровождаются подробной информацией, собранной в процессе подготовки бюджета, и учитываются в рабочих или сводных таблицах. Эти документы должны храниться для того, чтобы обеспечить учет обоснований, лежащих в основе решений, принятых во время подготовки бюджетных планов подразделений. Такие учетные документы могут ответить на вопросы, которые возникают на этапах рассмотрения бюджетов будущих периодов.

Для того, чтобы предотвратить задержки бюджетного процесса на этапах анализа, руководители подразделений должны представить вместе со своими бюджетными планами подробную информацию, описывающую любые чрезвычайные изменения в операциях: нестандартные расходы на техническое обслуживание и ремонт и т.п. Те руководители подразделений, чьи бюджеты требуют чрезвычайных изменений в операциях, должны обосновать затраты, и вся группа должна определить последствия таких затрат для операций в течение следующего года. После обсуждения генеральный директор отвечает за определение того, какие заявки могут быть удовлетворены, какие должны быть отсрочены, какие потребуют заимствования средств. Наконец, возможные последствия одобренных заявок для следующего года прогнозируются и затем отражаются в готовящемся бюджете.

Этап 3. Консолидация бюджетных планов подразделений.

Завершенные бюджетные планы подразделений направляются в бухгалтерию, где проверяются на точность и полноту. Бухгалтерия также отвечает за обеспечение оформления всех форм и приложений, сопровождающих бюджетные планы подразделений. После завершения проверки бюджетных планов подразделений бухгалтерия готовит проект сводного отчета о прибылях и убытках на следующий год. Этот отчет вместе с приложениями и обосновывающими данными подразделений становится общим предварительным бюджетным пакетом, который должен быть проверен генеральным директором.

Дата добавления: 2015-07-16