ВИСНОВОК. Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов’язана з документами і не

Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов’язана з документами і не обходиться без них. Читаючи книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запам’ятовує, накопичує і використовує інформацію.

Спеціалісти області інформації, бібліотекарі, бібліографи і т. п. в силу своїх професійних можливостей повинні вміти її збирати, переробляти і передавати в суспільне користування.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві. Сюди входять: прийняття документів, їх реєстрація, розподіл, контроль за виконанням, формування справ, довідково-пошукова робота, перед архівна обробка, зберігання та використання документів.

Вірна та своєчасна інформація, носієм якої є документ, відіграє важливу роль в управлінні. Управлінська діяльність багатогранна. Вона охоплює всі сторони роботи будь-якої установи, організації, підприємства і потребує документування.

В наш час документацій не забезпечення управління в організаціях і установах регулюється діючим законодавством, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами вищестоящих організацій, положеннями про установи, інструкціями по документуванню управлінської діяльності та посадовими інструкціями.

Право видання розпорядчих документів визначене Основним Законом – Конституцією України. Окремі напрямки діяльності установ, організацій і підприємств регламентуються відповідними законами, постановами та розпорядженнями органів державної влади та управління. Діяльність кожної установи, організації та підприємства визначається положенням про нього. Положення – правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки та організацію роботи підприємства, структурного підрозділу.

Створення Єдиної Державної системи діловодства (ЖДСД) було викликане потребами удосконалення управлінської роботи і роботи з документами, тому що документування організаційної діяльності апарату управління є однією з найважливіших форм його роботи.

Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.

Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага.

Документ — засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

Функції документа — полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документів.

Головна функція — Найбільш узагальнююча функція, Полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та/або просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Спеціальні функції — Властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства.

В умовах сьогодення у бібліотеках України стрімко поширюється впровадження сучасних технологій копіювання документів.

У рамках державної "Програми збереження бібліотечних та архівних фондів 2000–2005 рр." започатковано створення міжвідомчих центрів консервації та репрографії. П’ять провідних бібліотек України отримали комплекти технічних засобів для переведення рідкісних і цінних видань на електронні носії. Обласні універсальні наукові бібліотеки здійснюють переведення в електронний формат регіональних історико-культурних фондів. Реалізуються програми "Пам’ять світу" та "Пам’ять України".

Отже, ці позитивні процеси зроблять доступними для всіх верств населення найкращі зразки світового і національного культурного надбання і водночас значно поліпшать стан їхнього зберігання за умови дотримання певних правил і технології виготовлення копій.

На зберігання та розповсюдження документів впливають сучасні інформаційні технології. На даний час все більш автоматизовано, пристосовано до сучасних технологій.

Дата добавления: 2015-07-11