Функціональне призначення документів із застосуванням сучасних інформаційних технологій

Функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі. Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень.

Інформація, що міститься в документі, обов'язково закріплена на якому небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно, фотоплівка і т. д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і т. д.) крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей тощо) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер тощо).

Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють:

● Матеріальну основу документа;

● Форму носія інформації;

● Спосіб документування чи запису інформації.

Матеріальна основа документа — сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі — полімерні документи. До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти і ін.

Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу він дозволяє тиражувати інформацію.

Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об'ємне зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото і кіноплівки, магнітні і оптичні диски — матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері.

Носій інформації (data medium) — матеріальний об'єкт або середовище, призначений для зберігання даних. Останнім часом носіями інформації називають переважно пристрої, призначені для зберігання файлів даних у комп'ютерних системах, відрізняючи їх від пристроїв для введення-виведення інформації та пристроїв для обробки інформації.

Класифікація

За формою сигналу, який використовується для запису даних, розрізняють аналогові та цифрові носії. Для перезапису інформації з аналогового носія на цифровий чи навпаки необхідно застосовувати аналогово-цифрове чи цифро-аналогове перетворення сигналу.

За призначенням розрізняють носії

● Для використання на різних пристроях

● Вмонтовані у певний пристрій

За стійкістю запису і можливістю перезапису:

● Постійні запам'ятовуючі пристрої (ПЗП), вміст яких не може бути змінено кінцевим користувачем (наприклад, CD-ROM, DVD-ROM). ПЗП в робочому режимі допускає тільки зчитування інформації.

● Записувані пристрої, у які кінцевий користувач може записати інформацію тільки один раз (наприклад, CD-R,DVD-R, DVD+R, BD-R).

● Перезаписувані пристрої (наприклад, CD-RW, DVD-RW, DVD+RW, BD-RE, магнітна стрічка тощо).

● Оперативні пристрої забезпечують режим запису, зберігання й зчитування інформації в процесі її обробки. Швидкі, але дорогі ОЗП (SRAM, статичні ОЗП) будуються на основі тригерів, повільніші, але дешеві різновиди (DRAM, динамічні ОЗП) будуються на основі конденсатора. В обох видах оперативної пам'яті інформація зникає після відключення від джерела струму. Динамічні ОЗП потребують періодичного оновлення вмісту - регенераці.

Іноді носіями інформації також називають об'єкти, читання інформації з яких не потребують спеціальних пристроїв - наприклад паперові носії.

Згідно "ГОСТ Р51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення ", носій документованої інформації - це "матеріальний об'єкт,и використовуваний для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді". Призначеного інформації для зберігання і передачі в просторі та часі обумовлює її специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, газет, буклетів, мікрофіш, фільмів, дисків, дискет і т. п.

Інформація, що міститься в документі, обов'язково закріплена на якомусь спеціальному матеріалі (папір,кіно-, відео-, аудіо-, фотоплівка і т. п.), що має певну форму носія(Стрічка, лист, картка, барабан, диск і т. п.). Крім того, інформація завжди фіксується яким-небудь способом запису, передбачає наявність засобів (фарба,туш, чорнило, барвники, клей і т п.) та інструментів (ручка, друкарський станок,відеокамера, принтер і т. п.). Матеріальна основа документа – сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення) і складових носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи діляться на дві великі групи: природні та штучні. Штучні в свою чергу поділяються на паперові документи та документи на не паперових основі - полімерні документи (полімерно-плівкові і полімерно-пластинкові).

Таким чином, під матеріальної складової документа мають на увазі (Додаток А):

1) матеріальну основу документа;

2) форму носія інформації.

Носії інформації самим тісним чином пов'язані не тільки зі способами і засобами документування, але і з розвитком технічної думки. Звідси - безперервна еволюція типів і видів матеріальних носіїв.

Питання збереження інформації корінням своїми йде в глибоку старовину. Інформація була завжди, незалежно від того сприймалася вона людиною чи ні. І людина, ледь виділившись із тваринного світу, став активно використовувати її в своїх власних цілях. Більш того, він сам став джерелом інформації для інших. Вже тоді інформацію вміли отримувати, обробляти, передавати, накопичувати і що особливо важливо - зберігати. Спочатку, для зберігання і накопичення інформації, людина використовував свою пам'ять - він просто запам'ятовував отриману інформацію і пам'ятав її якийсь час. Тодішні потоки інформації не порівняти з нинішніми, тому людської пам'яті поки вистачало. Справа обмежувалася іменами одноплемінників, двома заклинаннями злих духів, та десятком міфів і легенд. Поступово, люди прийшли до висновку, що такий спосіб зберігання інформації має ряд недоліків: - людина могла сплутати різні дані; - неправильно зрозуміти іншу людину; - елементарно забути щось важливе; - в кінці кінців його могли просто вбити на полюванні.

Поява перших документів, тобто зафіксованої нарізних носіях інформації, відноситься приблизно до 30 століття до н.е. Початком передачі даних було предметне документування. Предмети, які оточували первісної людини, наділялися особливим значенням, символізували поняття і явища. Наприклад, стріла - символ війни. Різновидом предметного документування є черепашкові і вузликові листи індіанців Північної і Південної Америки. Черепашкові листи (вам пуми - нитки з нанизаними на них раковинами) індіанців Північної Америки були засобом запам'ятовування і передачі повідомлень. Їх зміст виражався кольором, кількістю і взаємно розташуванням раковин. Вам пум також міг використовуватися замість грошей. Вузликове письмо (кіпу),вживалося в державі стародавніх інків також було засобом утримання в пам'яті послідовності та логічного зв'язку усно переданих повідомлень: до основний товстої мотузки прикріплялися більш тонкі шнури, нитки і клапті різного кольору, де кожен елемент мав своє значення..

За часів неоліту з'явилося піктографічне або рисуночнелист (від лат. "піктус"- писаний фарбами, намальований і грец. "графо" -пишу) - відображення загального змісту повідомлення у вигляді малюнка або послідовності малюнків, зазвичай в цілях запам'ятовування. Воно не було засобом фіксації якої мови, тобто листом у власному розумінні. Це були зображення на стінах печер або скелях, на кам'яних плитах, на кістки в основному ілюструють події з життя племені.

У 4 тисячолітті до н.е. шумери, що населяли південь сучасного Іраку, почали передавати зображеннями назви окремих конкретних предметів і загальних понять. Число таких знаків було близько тисячі, і кожен з них в шумерському мовою зв'язувався з певним словом. Шумери писали на сирій глині прямокутними паличкам и, що входять в глину під кутом і створював шимиклиновидное поглиблення. Тому шумерська писемність отримала назву клинопису. До наших днів збереглися цілі бібліотеки клинописних документів на глиняних дощечках: ділові документи, історичні написи, епос, словники, релігійні і магічні тексти.

Сучасний, найпоширеніший носій інформації - папір - з'явився теж дуже давно: у 2 столітті н.е. в Китаї. Довгий час секрет її виробництва суворо охоронявся. Спочатку папір виготовлялася з натуральних рослинних волокон (рису, бамбука та ін). Розтерті в воді волокна рослин просочувалися тваринним клеєм, сушилися на повітрі і пресувалися. В Індії, В'єтнамі, а потім і в Європі папір робили з переробленого ганчір'я. Вона так і називалася - ганчіркова папір.

Ганчіркова папір ручного виробітку випускалася приблизно до кінця 18 століття. За цей час в процес виробництва вводилися нововведення: використання наповнювачів для зменшення прозорості паперу, заміна тваринного клею каніфольним, відбілювання хлорним вапном кольорового ганчір'я та ін. З середини 19 століття в Європі почали використовувати більш дешевий папір на основі деревини (з деревної целюлози,а потім з деревної маси). Тексти на таких носіях як папірус, пергамент та папір писалися зазвичай чорним чорнилом - сажовими і залізо-галова. Сажеві чорнило (туш) отримували, розтираючи мілко дисперсну сажу з водою і клеєм. Пізніше в туш стали вводити речовини (казеїн, шелак), що додають тушевому тексту водостійкість. Однак, туш була незручна в користуванні, погано проникала в папір, давала нестійкий до стирання текст. Залізо-галові чорнило отримували, додаючи в відвар галових горішків розчин залізного купоросу. Виходили безбарвні чорнило, які на пергаменті або папері швидко темніли, даючи густий чорний текст. Кращі зразки залізо-галових текстів витримали багатовікове зберігання: вони нерозчинні у воді, стійкі до вицвітання, зносостійкі. З цього періоду і по даний час документи на паперових носіях є найпоширенішими. А розвиток технічного прогресу в області виробництва паперу, книгодрукування, копіювання тексту зробило паперові документи дешевими і загальнодоступними. І зараз під словом "документ" більшість людей традиційно увазі текст або зображення на папері.

Електронні носії інформації

Технологія запису інформації на магнітні носії з'явилася порівняно недавно - приблизно всередині 20-го століття (40-ті - 50-ті роки). Але вже кілька десятиліть потому -у 60-ті - 70-ті роки - це технологія стала дуже поширеною у всьому світі.

Магнітна стрічка складається із смужки щільного речовини, на яку напиляється шар феромагнетиків. Саме на цей шар "запам'ятовується" інформація. Процес запису також схожий на процес запису на вінілові платівки - за допомогою магнітної індукційної котушки замість спеціального апарату на голівку подається струм, який приводить в дію магніт. Запис звуку на плівку відбувається завдяки її електромагніту на плівку.

Магнітне поле магніту змінюється в такт із звуковими коливаннями, і завдяки цьому маленькі магнітні частинки (домени)починають змінювати своє місце розташування на поверхні плівки в певному порядку, в залежності від впливу на них магнітного поля, створюваного електромагнітом. А при відтворенні запису спостерігається зворотний процес запису: намагнічена стрічка збуджує в магнітній головці електричні сигнали, які після підсилення надходять далі в динамік.

Компакт-касета (аудіокасета чи просто касета)- Носій інформації на магнітній стрічці, у другій половині XX століття - Найпоширеніший медіа носій для звукозапису. Застосовувався для запису цифрової аудіо інформації. Вперше компакт-касета була представлена в 1964 радіо компанією Philips.

З причини своєї відносної дешевизни довгий час (з початку 1970-х по 1990-ті роки) компакт-касета була найпопулярнішим записуваних аудіо носій, проте, починаючи з 1990-х років, була витіснена компакт-дисками.

Зараз у світі присутня безліч різних типів магнітних носіїв: дискети для комп'ютерів, аудіо-і відеокасети, бобіні стрічки і. т.п. Але поступово відкриваються нові закони фізики, і разом з ними - нові можливості запису інформації. Всього пару десятків років тому з'явилося безліч носіїв інформації, що базуються на новій технології - зчитування інформації за допомогою лінз і лазерного променю.

Розвиток матеріальних носіїв документованої інформації в цілому йде по шляху безперервного пошуку об'єктів з високою довговічністю, великої інформаційної ємністю при мінімальних фізичних розмірах носія.

Починаючи з 1980-х років, все більш широке поширення набувають оптичні (лазерні) диски. Це пластикові або алюмінієві диски, призначені для запису і відтворення інформації при допомогою лазерного променю.

За технологією застосування оптичні, магнітооптичні та цифрові компакт-диски діляться на 3 основних класу:

1. Диски, що допускають одноразову запис і багаторазове відтворення сигналів без можливості їх стирання (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read-Many - один раз записав, багато разів вважав). Використовуються в електронних архівах і банках даних, у зовнішніх накопичувачах ЕОМ.

2. Реверсивні оптичні диски, що дозволяють багаторазово записувати, відтворювати і прати сигнали(CD-RW, CD-E). Це найбільш універсальні диски, здатні замінити магнітні носії практично у всіх областях застосування.

3. Цифрові універсальні відеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типу DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R з великою ємністю (до 17 Гбайт).

Назва оптичних дисків визначається методом запису і зчитування інформації. Інформація на доріжці створюється потужним лазерним променем, що випалює на дзеркальній поверхні диска западини, і являє собою чергування западин і відображають ділянок. При зчитуванні інформації дзеркальні острівці відбивають світло лазерного променю і сприймаються як одиниця, западини не відбивають промінь і відповідно сприймаються як нуль.

Цей принцип дозволяє досягти високої щільності запису інформації, а отже і великої ємності при мінімальних розмірах. Компакт-диск є ідеальним засобом зберігання інформації - дешевий до смішного, практично не схильний не будь впливів середовища, інформація записана на ньому не спотвориться і не зітреться, поки диск не буде знищений фізично, має ємність 700 Мбайт.

Магнітооптичний диск - носій інформації, що поєднує властивості оптичних і магнітних накопичувачів. Диск виготовлений з використанням феромагнетиків.

Магнітооптичні диски при всіх своїх достоїнствах мають серйозні недоліки: відносно низьку швидкість запису, викликану необхідністю перед записом прати вміст диска, а після запису-перевіркою на читання; високе енергоспоживання – для розігріву поверхні потрібні лазери значної потужності, а отже і високого енергоспоживання. Це ускладнює використання друкарських МО приводів в мобільних пристроях.

DVD (ді-ві-ді, англ.Digital Versatile Disc – цифровий багатоцільовий диск) - носій інформації у вигляді диска, зовні схожий з компакт-диском,однак має можливість зберігати більший обсяг інформації за рахунок використання лазера з меншою довжиною хвилі, ніж для звичайних компакт-дисків.

Перші диски і програвачі DVD з'явилися в листопаді 1996 в Японії і в березні 1997в США.

Дата добавления: 2015-07-11