Характеристика загальних та спеціальних функцій документів

Функції документа — полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документів.

Інформаційна функція визначається потребою в закарбовані інформації з метою збереження та передачі і притаманна всім без винятку документів. Причина появи будь-якого документа - необхідність фіксувати інформацію про факти, події, явища, практичної та розумової діяльності.

Інформацію, що міститься в документах можна підрозділити на:

● ретроспективну (що відноситься до минулого);

● оперативну (поточну);

● перспективну (що відноситься до майбутнього).

Існують і інші класифікації інформації. Наприклад, поділ на первинну і вторинну; за жанрами; видами; носіям та ін.

Кожен документ має інформаційну ємність (або інформаційний потенціал), тобто кількість і якість інформації.

Інформаційна ємність характеризується такими показниками: повнота, об'єктивність, достовірність, оптимальність, актуальність інформації, її корисність і новизна. Чим вище ці показники, тим цінніше документ.

Соціальна функція теж притаманна багатьом документам, тому що створюються вони для задоволення різних потреб як суспільства в цілому, так і окремих його членів. Документ також сам може впливати на соціальні відносини них залежно від призначення, ролі в даному суспільстві, причому може не тільки стимулювати їх розвиток соціальних процесів, але і гальмувати.

Комунікативна функція виконує завдання передачі інформації у часі і просторі, інформаційного зв'язку між членами суспільства. Без обміну відомостями, думками, ідеями соціальні зв'язки не можуть підтримуватися. Можна виділити дві категорії документів, в яких яскраво виражена комунікативна функція:

1) документи, орієнтовані в одному напрямку (закони, укази, розпорядження, накази, інструкції, скарги, доповідні записки тощо);

2) документи двосторонньої дії (ділова та особисте листування, договірні документи і т.п.).

Культурна функція - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, малюнок, науково-технічний документ та ін.)

Управлінська функція виконується офіційними документами, які спеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, протоколи, рішення, зведення, звіти та ін.) Ці документи відіграють велику роль в інформаційному забезпеченні управління, вони різноманітні, відбивають різні рівні прийняття рішень.

Правова функція властива документам, в яких закріплюються зміни правових норм і правопорушень. Можна виділити дві категорії документів, наділених правової функцією: спочатку володіють нею і купують її на якийсь час.

У першу групу входять всі документи, що встановлюють, закріплюють, що змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, що тягнуть за собою юридичні наслідки. Сюди відносяться всі правові акти органів державної влади (закони, укази, постанови тощо), судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, всі договірні, посвідчувальні документи (паспорти, пропуски, посвідчення і т.п..) і оправдательно-фінансові документи (накладні, прибуткові ордери, лічильно-платіжні вимоги тощо)

До другої категорії відносяться документи, які на час набувають цю функцію, будучи доказом будь-яких фактів у суді, органах слідства та прокуратури, нотаріаті, арбітражі. У принципі будь-який документ може бути доказом і тим самим тимчасово буде наділений правової функцією.

Функція історичного джерела вивчається історичною наукою. Існує дві точки зору: перша - документ стає історичним джерелом з моменту передачі його на архівне зберігання; друга - документ наділяється цією функцією з моменту його виникнення, але усвідомлюється ця функція людиною лише коли документ надходить до архіву.

Таким чином, ця функція починає домінувати в документі, якщо він виступає як джерело інформації для історика, що досліджує ту чи іншу проблему.

Функція обліку дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу і контролю.

Основні види обліку - статистичний, бухгалтерський, оперативний відображаються в статистичних і фінансово-економічних документах, планової, звітної, документації.

Головна функція — Найбільш узагальнююча функція, полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та/або просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації[43].

Загальні функції — Характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду.

Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації.

Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.

Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.

Спеціальні функції — Властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства.

Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством.

Правова — за документом закріплена юридична сила.

Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

Інформаційна функція документа

Інформаційна функція полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань.

Закріплення (фіксація) інформації

Зберігання інформації

Трансляція інформації

Комунікативна функція

Комунікативна функція полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва

Підфункції

Одновекторна комунікація — Проявляється в документах односторонньої дії: або зверху вниз, або знизу вверх

Двовекторна комунікація — Проявляється в документах двосторонньої дії: договори, угоди, листування

Комулятивна функція

Полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь

Управлінська або регулятивна функція

Управлінська або регулятивна функція виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, приписи, тобто офіційні ділові документи)

Матеріалізація управлінської дії — Є основним критерієм доцільності виникнення документа і завбачає його цінність як історичного джерела

Організація інформації — Лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі

Забезпечення функціонування і вдосконалення державної системи в цілому і кожної державної структури зокрема

Забезпечення функціонування кожного члена даного соціального інституту і даного суспільства в його конкретній соціальній ролі

Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція

Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція — Здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства. Ця функція наявна в навчальних документах — підручниках, навчальних посібниках тощо, а також у наукових документах — монографіях, дисертаціях, авторефератах дисертацій, патентах тощо

Правова функція

Здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження)

Загальнокультурна функція

Здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві. Такою функцією володіють літературно-художні видання, кіно-, відеофільми тощо.

Меморіальна (пам'яткова) функція

Здатність документа служити «зовнішньою пам'яттю» людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам'яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні, особливо цінні і унікальні документи)

Гедонічна функція

Гедонічна функція — Здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, відеофільми, компакт-диски, грампластинки, магнітні фонограми тощо

Статистична функція

Статистична функція — Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації.

У цілому аналіз функцій текстових документів дозволяє виділити сукупні, кількісні та якісні їх характеристики.

Деякі функції становлять суть документа незалежно від волі й бажання автора, іншими документ наділяється свідомо, залежно від конкретних потреб. Зі зміною місця й ролі документа в інформаційному середовищі співвідношення між функціями змінюється, оперативна інформація перетворюється в ретроспективну.

Знання функцій документа дозволяє з'ясувати цільове (для чого та з якою метою створений конкретний документ) та читацьке (для кого створений документ - для дітей, дорослих, спеціалістів, студентів тощо) призначення, що допомагає якомога ефективніше використати його потенційні можливості[43].

Дата добавления: 2015-07-11