Форма (методика) випереджаючого контролю

Випереджаючий контроль – спрямований на контроль входів в систему і здійснюється ще до початку трансформаційного процесу. Його завдання – відслідковувати якість та (або) кількість вхідних ресурсів в організацію перш ніж вони стануть частиною системи організації. Метою є запобігання ситуацій, які здатні нанести шкоду організації, а не їх ліквідування.

На підприємстві використовується випереджаючий контроль людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Випереджаючий контроль в області людських ресурсів досягається в організації за рахунок ретельного аналізу тих ділових і професійних знань і навичок, що необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків і добору найбільш підготовлених і кваліфікованих людей. У багатьох організаціях попередній контроль продовжується і після їхнього наймання в ході курсу навчання. Курс попереднього навчання підвищує імовірність того, що зайняті працівники будуть працювати ефективно.

Очевидно, що зробити високоякісну продукцію з поганої сировини неможливо. Тому промислові фірми встановлюють обов'язковий і випереджаючий к онтроль використовуваних матеріальних ресурсів.

Контроль здійснюється шляхом розробки мінімально припустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим вимогам. До методів випереджаючого контролю матеріальних ресурсів відноситися також забезпечення їхніх запасів в організації на рівні, достатньому для того, щоб уникнути дефіциту.

Найважливішим засобом випереджаючого контролю фінансових ресурсів є бюджет (поточний, фінансовий план), що дозволяє також здійснювати функцію планування. Бюджет є механізмом попереднього контролю в тім змісті, що він дає впевненість, коли організації буде потрібно наявні засоби ці засоби в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничні значення витрат і не дозволяють тим самим кому-небудь у цілому вичерпати свої наявні засоби до кінця.

59. Адекватність контролю

Адекватність контролю - відповідність контролю специфічним конкретним умовам та індивідуальному принципу з урахуванням планів і службових посад окремих керівників та їх особистих якостей, що необхідні для підвищення результативності й ефективності дій.

Більшість менеджерів усіх рівнів управління хочуть мати систему адекватного та ефективного контролю, що допомагає забезпечувати відповідність подій, що відбуваються плановим. Разом з тим необхідно враховувати, що хоча основний процес і теоретичні принципи контролю універсальні, практичну систему контролю слід створювати з урахуванням специфіки конкретних умов:

- наявності планів і службових посад;

- особистих якостей керівників;

- необхідності підвищення результативності та ефективності.

Адекватність системи контролю планам і службовим посадам:

Існує безліч методів і систем контролю. Проте всі вони повинні відповідати одному загальному вимогу – відображати плани, для виконання яких створені. Система контролю повинна відповідати також і організаційній структурі, оскільки остання є засобом чіткої розстановки кадрів на підприємстві і допомагає розподілити відповідальність за ефективне виконання плану. У зв’язку з цим система контролю повинна бути порівнянна з організаційною структурою.

Адекватний – рівний, відповідний, тотожний. Це означає, що чим вище ступінь ув’язки системи контролю з певним блоком в організації, де зосереджена відповідальність за ті чи інші дії, тим легше коригувати відхилення від плану.

Адекватність системи контролю особистості менеджера:

Важливо, щоб система контролю враховувала індивідуальні особливості керівника. Відзначимо, що в практичній діяльності менеджерів різних рівнів управління і різної виробничої спрямованості відомі численні факти, коли складна методика планування і контролю не досягала своєї мети, оскільки була або незрозуміла тим, для кого призначалася, або виявлялася занадто складною.

Контроль за відхиленнями у критичних точках:

Створюючи на підприємстві систему контролю за критеріями результативності та ефективності, необхідно передбачати, щоб ця система інформувала про відхилення. Це означає, що така система контролю, зосереджуючи увагу на розбіжностях із запланованим курсом дій, дозволяє менеджеру виявляти ділянки, де потрібне його втручання.

Принцип контролю за відхиленнями повинен поєднуватися з принципом контролю за критичними точками. Чим більше при контролі менеджери зосереджуються на відхиленнях, тим ефективніший контроль. Найкращі результати будуть досягнуті тоді, коли увага буде звернено на точки, які є критичними для оцінки ефективності всього виробництва.

Адекватна система контролю дозволяє виявити неполадки у виробництві, відповідальних за них та подбати про їх усунення.

Виробнича практика свідчить про те, що контроль виправданий лише тоді, коли виявлені або передбачені відхилення від планів коригуються за допомогою додаткового планування, організації, підбору кадрів, регулювання ресурсів та ін.

60. Інформація в реальному часі і контроль

Одним з найбільш прогресивних успіхів науки і техніки є створення систем інформації в реальному часі завдяки використанню ЕОМ, ПК, електронного збору, передачі та зберігання даних. Інформація про те, що відбувається надходить в той час, коли ті чи інші події вже мають місце. За допомогою різних засобів стало можливим отримання даних у реальному часі з багатьох операцій. Вже протягом багатьох років авіалінії та залізничні вокзали отримують інформацію про наявність вільних місць шляхом введення в комп'ютер певних параметрів (номер рейсу, поїзди, дата та ін.) У супермаркетах і великих універмагах вводяться електронні касові апарати, які оперативно надають інформацію про кожну покупку в центральний накопичувальний пристрій. У комп'ютерну програму можна вводити і отримувати інформацію про товарні запаси, обсяги проданих товарів на будь-який момент часу.

За допомогою ЕОМ і ПК можна також вести облік проданих товарів за номенклатурою. Це дозволяє менеджерам верхнього рівня управління здійснювати контроль у будь-який час та замовити товари з урахуванням темпу їх реалізації.

Одночасно зазначимо, що на практиці часто все, що пов'язано з інформацією, розглядається в реальному часі як засіб своєчасного контролю в найбільш значущих для менеджера фазах виробничого циклу.

Інформація в реальному часі, за винятком найпростіших і нестандартних випадків, не забезпечує контроль в реальному часі. Можливі також отримання інформації в реальному часі за оцінкою ефективності виконаної роботи, співставлення цих даних з нормативами і виявлення відхилень. Однак аналіз причин відхилень, розробка програми коригувальних дій і її реалізація вимагають багато часу.

Проведення коригуючих заходів вимагає багато часу. Наприклад, при контролі якості заводського товару може бути потрібно багато часу для того, щоб виявити причину виявленого браку та вжити коригуючі заходи. Більш складний контроль якості товарно-матеріальних запасів, особливо на промислових підприємствах. Якщо буде встановлено, що обсяг товарно-матеріальних запасів перевищує норму, потрібно кілька місяців, щоб довести його до необхідного рівня.

61. Критичні точки (критерії) контрою. Види нормативів критичних точок.

Критичні точки (критерії) контролю - це точки, що являють собою обмежуючі фактори. Наявність таких критеріїв дозволяє менеджеру розширити діапазон управління, тобто керувати великою кількістю людей, контролюючи їхню діяльність тільки по критичних точках. Не існує універсальних методів контролю. Це пояснюється специфікою підприємств та підрозділів, різноманітністю вироблених продуктів і послуг, що надаються, великою кількістю планів, якими слід керуватися.

Види нормативів критичних точок:

Натуральні нормативи критичних точок. Це критерії не вартісного характеру. Вони широко застосовуються в оцінці ефективності роботи при використанні матеріалів, витрат праці, виробництва товарів і надання послуг. Ці нормативи можуть відбивати кількісні аспекти діяльності.

Нормативи доходів. Це обсяг продажу товару та наданих послуг у грошовому вираженні.

Норми витрат. Це грошові критерії оцінки ефективності виробничої діяльності, що, як і натуральні, досить широко застосовуються на практиці. До них відносяться прямі витрати на одиницю продукції; вартість робочої сили на одиницю продукції чи робочий час.

Капітальні нормативи. Це одна з норм витрат. Норми капіталу, скоріше, відносяться до капіталовкладень підприємства, ніж до експлуатаційних витрат, і в силу цього більше пов'язані з балансом, чим зі звітом про результати господарської діяльності.

Програмні нормативи. Менеджер може отримати завдання реалізувати програму, що охоплює весь цикл розробки нової продукції, або, наприклад, програму підвищення ефективності роботи будівельних машин і механізмів.

Нематеріальні нормативи. Встановити нормативи, які не можна виразити ні в натуральних, ні у вартісних категоріях, дуже важко. За допомогою яких критеріїв та показників керівник може оцінити компетентність співробітників відділу, що займаються питаннями реклами або кадровими питаннями?

Цілі як нормативи. Мета - це планований результат, який виступає як єдність бажаного і можливого. В даний час на підприємствах спостерігається тенденція до розробки перевіряються якісних і кількісних цілей на всіх рівнях управління. У процесі реалізації виробничих програм, а також при виконанні самих управлінських функцій менеджери приходять до висновку, що за допомогою як наукових методів, так і власних суджень можна сформулювати цілі, які будуть служити нормативами. Кількісні цілі візьмуть форму нормативів, розглянутих раніше, а визначення якісних цілей складе нове завдання в галузі розробки нормативів. Цілі в нормативному вигляді є (стають) критеріями і показниками ефективності роботи менеджерів.

Дата добавления: 2015-10-30