Этапы системного исследования

ВЫПОЛНЕНИЕ СИСТЕМНОГО ИССЛЕДОВАНИЯ

Методические указания к выполнению курсового проекта

Санкт – Петербург

2012 г

УДК

Чуркин В.И. Выполнение системного исследования. Методические указания к выполнению курсового проекта. СПб.: 2012. 39с.

Методические указания соответствуют авторскому курсу дисциплины «Исследование систем управления» направления бакалаврской подготовки 521500 «Менеджмент».

Рассматриваются этапы системного исследования, принципы анализа инвестиционных проектов с использованием современных программных средств (Project Expert).

Предназначено для студентов факультета экономики и менеджмента, выполняющих лабораторные и курсовые работы по дисциплине «Исследование систем управления».

Табл. 5. Ил. 2. Библиогр.: 1 назв.

ВВЕДЕНИЕ

Для выполнения системного исследования необходимо выбрать объект исследования. В качестве такового можно использовать вариант, полученный от преподавателя, или по согласованию с преподавателем взять предприятие, на котором студент работает и о работе которого имеет достаточное представление.

В данных методических указаниях говорится, что надо делать. Как это делать, рассматривается на лабораторных занятиях и приводится в литературе [1]. Для выполнения курсового проекта требуется знание лекционного материала. Структура пояснительной записки к курсовому проекту должна следовать приведенным этапам системного исследования.

Методические указания

Этапы системного исследования

Мы будем выделять в системных исследованиях семь основных этапов [1]:

· сбор информации и представление объекта исследования;

· определение проблемы;

· установление целей;

· формулирование гипотез (разработка моделей);

· экспериментальная проверка гипотез (моделей);

· получение результатов, классификация, анализ и интерпретация;

· выводы, обобщение, корректировка гипотезы или разработка новой системы целей.

1. Сбор информации и представление объекта исследованияявляется важным этапом всего исследования. Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

• различного рода документы — устав организации и другие регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; долж­ностные инструкции; другие описания системы (в отчетах, публикациях);

• сотрудники организации, описывающие ее дея­тельность в процессе бесед и опросов;

• непосредственные наблюдения специалистов-аналитиков за процессом деятельности организации.

Результаты первого этапа рекомендуется представлять в форме описания внутренней и внешней среды.

При анализе внутренней среды компании рекомендуется исследовать следующие зоны:

• маркетинг;

• финансы (бухгалтерский учет);

• производство;

• персонал;

• менеджмент;

• организационную культуру;

• имидж организации.

При анализе производства рассматривают следующие вопросы: какие товары/услуги выпускает предприятие, может ли предприятие производить товары с меньшими из­держками по сравнению с конкурентами; имеет ли дос­туп организация к новым материальным ресурсам; каков технический и технологический уровень предприятия; обладает ли предпри­ятие современной системой управления качеством продук­ции (наличие сертификатов качества); насколько хорошо организован и спланирован про­цесс производства.

Главной целью любого вида финансового анализа является оценка и идентификация внутренних проблем компании для подготовки, обоснования и принятия различных управленческих решений, в том числе в области развития, выхода из кризиса, перехода к процедурам банкротства, покупки-продажи бизнеса или пакета акций, привлечения инвестиций (заемных средств).

При анализе маркетинговой деятельности выделяют ряд важнейших элементов исследования: доля рынка и конкурентоспособность предприятия; разнообразие и качество ассортимента товаров; рыночная демография; рыночные исследования и разработки; предпродажное и послепродажное обслуживание клиентов; сбыт, рекла­ма, продвижение товара.

При анализе менеджмента компании следует указатьучредителей, высшее руководство, миссию и цель компании, подразделения компании (основные, вспомогательные и обслуживающие). Здесь следует сформулировать миссию компании, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность, вытекающие из миссии, стратегические цели компании.

Привести положение об организации и отделах, должност­ные инструкции, штатное расписание и другие. Следует привести и охарактеризовать оргструктуру управления компании.

Здесь также следует привести анализ инфраструктуры управления – системы документационного управления. Привести анализ форм связей документов, действующих на предприятии, маршруты их движения и технология обработки.

Решение многих проблем современного предприятия зависит от обеспеченности, как производства, так и уп­равления квалифицированными кадрами. При исследо­вании кадрового потенциала анализируется кадровый состав организации на текущий момент и потребность в кадрах в будущем; компетентность и подготовка высшего руководства предприятия; система мотивации работни­ков; соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам.

Исследования в области организационной культуры дают возможность оценить нефор­мальную структуру организации; систему общения и по­ведения работников; положение предприятия по сравнению с другими организациями; способность привлекать высококвалифицированных специалистов.

Сказанное выше относится к факторам внутренней среды организации. Однако проводимые исследования как составная часть менеджмента анализируют и факто­ры внешней среды организации.

Анализ внешней среды позволяет своевременно спрогнозировать появление угроз и воз­можностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разрабо­тать стратегию, которая позволит организации достиг­нуть целей и превратить потенциальные угрозы в выгод­ные возможности.

При анализе экономических факторов рассматривают­ся темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, динамика ВВП, динамика курса рубля, динамика ставки рефинансирования, платежеспособный спрос, рынок и торговые циклы, сырье, коммуникации, государственное регулирование отрасли и конкуренции, антимонопольное законодательст­во, уровень занятости насе­ления.

При анализе политических факторов следует уделить внимание нормативным актам федерального правительст­ва и местных органов власти, уровни развития правового регулирования экономики, государственное регулирование отрасли, выборы президента или парламента, изменение законодательства, влияние ВТО, и т.д.

Рыночные факторы включают многочисленные харак­теристики, которые оказывают непосредственное влия­ние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководителям разработать оптимальную стра­тегию организации и укрепить ее позиции на рынке. При этом исследуются демографические условия дея­тельности предприятия, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы представляющих интерес различных товаров и услуг, уровень конкуренции, доля рынка, занимаемая организацией и его емкость.

При анализе социальных факторов учитывают изменения в базовых ценностях, изменения в стиле и уровне жизни, отношение к труду и отдыху, демографические изменения, религиозные факторы, влияние СМИ.

Контроль за технологической внешней средой позво­ляет не упустить моменты появления в ней изменений, которые представляют угрозу самому существованию организации. Анализ технологической внешней среды должен учитывать изменения в технологии производ­ства, конструкционных материалах, тенденции НИОКР, новые патенты, новые продукты, прогресс в применении вы­числительной техники для проектирования новых товаров и услуг, в управлении, изменении в технологии сбора, обработки и передаче информации, в средствах связи.

При анализе факторов конкуренции следует рассмотреть четыре диагностические зоны:

• анализ будущих целей конкурентов;

• оценка их текущей стратегии;

• оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли;

• изучение сильных и слабых сторон конкурентов.

Анализ международных факторов приобрел важное значение для отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю. При этом рассматривается международный платежный баланс, соглашения по тарифам и торговле между странами, протекционисткая таможенная политика, направленная против дру­гих стран. Отслеживается политика правительств других стран, направление развития совместного предпринимательства и международных отношений, уровень экономического развития зарубежных фирм-партнеров.

Результаты анализа внешней среды целесообразно представить в виде таблицы с выделенными СТЭП-факторами[2] (Социальными, Технологическими, Экономическими и Политическими) (см. приложение). Итог анализа внешней и внутренней среды организации целесообразно подвести с помощью SWOT-анализа. Ниже приведены фрагменты примеров таких таблиц.

Таблица 1. Фрагмент примера СТЭП - таблицы

Тип факторов	Описание факторов	Описание влияния факторов
непосредственно на организацию	опосредованно через потребителей	опосредованно через конкурентов	опосредованно через поставщиков
Социальные	Тенденция роста коммуникабельности населения	Увеличение спроса на продукцию	Увеличение потребности в средствах связи	Все большее количество конкурентов стремится на данный рынок	Производство все большего разнообразия мобильных телефонов, ориентированных на различные сегменты потребителей
…

В табл. 2 приведены примеры факторов, однако, для использования в курсовом проекте, они потребуют большей конкретизации.

Таблица 2. Примеры факторов для использования в СТЭП-анализе

Политика	Экономика
Текущее законодательство на рынке · Будущие изменения в законодательстве · Европейское/международное законодательство · Регулирующие органы и нормы · Правительственная политика, изменение · Государственное регулирование конкуренции · Торговая политика · Ужесточение госконтроля за деятельностью бизнес-субъектов и штрафные санкции · Выборы на всех уровнях власти · Финансирование, гранты и инициативы · Группы лоббирования/давления рынка · Международные группы давления · Экологические проблемы · Выборы Президента · Отношения организации с Правительством и федеральной властью в целом · Прочее влияние государства в отрасли	Экономическая ситуация и тенденции · Экономическая ситуация (ВВП) · Динамика ставки рефинансирования · Уровень инфляции · Инвестиционный климат в отрасли · Заграничные экономические системы и тенденции · Общие проблемы налогообложения · Налогообложение, определенное для продукта / услуг · Сезонность / влияние погоды · Рынок и торговые циклы · Платежеспособный спрос населения · Платежеспособный спрос главных потребителей продукта · Специфика производства · Товаропроводящие цепи и дистрибуция · Потребности конечного пользователя · Обменные курсы валют · Основные внешние издержки (Энергоносители, Транспорт, Сырье и комплектующие, Коммуникации) · Динамика занятости населения · Ужесточение госконтроля за деятельностью бизнес-субъектов и штрафные санкции
Социум	Технология
· Демография · Изменения законодательства, затрагивающие социальные факторы · Принятие нового Трудового кодекса · Структура доходов и расходов · Базовые ценности · Тенденции образа жизни · Здоровый образ жизни · Отношение к работе и отдыху · Отношение к образованию · Бренд, репутация компании, имидж используемой технологии · Модели поведения покупателей · Мода и образцы для подражания · Главные события и факторы влияния · Мнения и отношение потребителей · Потребительские предпочтения · Представления СМИ · Точки контакта покупателей · Этнические / религиозные факторы · Реклама и связи с общественностью · Недоверие к рекламе со стороны конечных потребителей · Нехватка квалифицированных кадров	· Развитие конкурентных технологий · Финансирование исследований · Связанные / зависимые технологии · Замещающие технологии/решения · Зрелость технологий · Изменение и адаптация новых технологий · Производственная емкость, уровень · Информация и коммуникации, влияние интернета · Потребители, покупающие технологии · Законодательство по технологиям · Потенциал инноваций · Доступ к технологиям, лицензирование, патенты · Проблемы интеллектуальной собственности

Таблица 3. Фрагмент примера SWOT - таблицы

	Возможности: 1. Увеличение спроса на продукцию	Угрозы: 1. Повышение уровня конкуренции 2. Увеличение стоимости аренды и обслуживания
Сильные стороны: 1. Высокое качество продукции и обслуживания 2. Система скидок, отпуск товара в кредит 3. Налаженная система реализации	Поле сил и возможностей: 1. Увеличение спроса на продукцию в сочетании с высоким качеством позволяет увеличить объем продаж. 2. …	Поле сил и угроз: 1. Повышение уровня конкуренции компенсируется проверенным качеством продукции. 2. …
Слабые стороны: …	Поле слабостей и возможностей: …	Поле слабостей и угроз: …

Примечание 1. В задании на курсовое проектирование объект исследования задается через описание бизнеса. Данный бизнес является лишь одним из направлений деятельности большой многопрофильной компании. В рамках курсового проектирования предполагается, что в целом имеется крупная многопрофильная компания, о которой известны ее основные подразделения, выполняемые функции и их трудоемкость. По этой информации требуется воссоздать орг. структуру управления компании с указанием численного состава подразделений (см. следующий раздел). Эти результаты помещаются в рубрике «менеджмент», а, в остальном, идет представление, достаточно самостоятельного направления бизнеса компании, заданного в варианте. В качестве примера представления объекта исследования в приложении приведен фрагмент из диплома А.Ю. Мироненко.

2. Рассмотрим этап «определение проблемы» или понятие «проблемная ситуация». Как было показано в предыдущем разделе, взаимодействие между системой и средой построено по следующей схеме: среда поставляет системе ресурсы, устанавливает цели, ограничения, а получает из системы и потребляет ее конечные продукты. Возникшая либо назревающая степень неудовлетворения элементов внешней среды конечными продуктами системы, либо низкая эффективность взаимодействия элементов в системе порождают новое понятие системного подхода - "проблемная ситуация". Проверка истинности существования проблемы должна осуществляться, прежде всего, по наличию в системе совокупности экономических и социальных потерь, а ее значимость - по критерию экономического, либо социального эффекта, получаемого в системе после ликвидации проблемной ситуации.

Продолжая рассматривать пример анализа взаимодействия учебного заведения с элементами внешней среды (см. конспект лекций), выделим, в качестве примера, следующую проблемную ситуацию: на взаимосвязи Y₁₄ - низкое качество подготовки специалистов под требования современного производства.

Примечание 2. Наиболее часто проблемой коммерческой компании является низкий объем продаж, прибыль, упущенная выгода или соответствующие тенденции.

3. На этапе установления целей должны быть определены цели, которые могут позволить разрешить проблемную ситуацию. Важно, чтобы цель позволяла разрешить или «смягчить» проблемную ситуацию, иначе ассигнования на исследования будут затрачены впустую. Можно сформулировать сразу несколько альтернативных целей с тем, чтобы затем выполнять выбор лучшего из альтернативных решений.

Обращаясь к примеру с высшей школой (см. конспект лекций) можно взять в качестве цели «Повысить качество подготовки специалистов под требования современного производства». Глобальные цели реализуются посредством достижения локальных целей. Для установления локальных целей необходимо составить дерево целей.

На качество подготовки специалистов в части требований современного производства оказывает влияние ряд факторов. Среди них – качественное и количественное состояние технической оснащенности ВУЗа, количество часов практических занятий по основным дисциплинам, места прохождения производственных практик, подготовленность преподавательских кадров и др. Т.о. можно изобразить фрагмент следующего дерева целей.

Рис. 1. Фрагмент дерева целей

Здесь же указаны коэффициенты относительной важности (КОВ) подцелей (мероприятий), что позволяет определить приоритеты в их реализации, причем сумма коэффициентов в декомпозиции цели равняется коэффициенту цели.

Примечание 3. В задании к курсовому проектированию цель второго уровня задана. Ее конкретизация и подцели формируются студентом с учетом варианта задания. Здесь следует также предусмотреть возможность совершенствования орг. структуры управления компанией в связи с намечаемыми целями.

4. Рассмотрим теперь этап формулирования гипотез (моделей), объясняющих возникновение проблемных ситуаций (модели AS-IS), а также определяющих влияние достижения целей на проблемные ситуации (модели инвестиционного периода и TO-BE-модели). Модели AS-IS важны для уточнения системы целей, установленных на предыдущем этапе. Если оказывается, что установленные цели не устраняют причины проблем, то цели следует изменить (вернуться на предыдущий этап).

При разработке модели следует определить управляемые и не управляемые переменные, а также технологические параметры системы (удельные сырьевые и фондообразующие затраты и др.). Необходимо также определить показатели эффективности, которые послужат основой для оценки решений рассматриваемой проблемы. Для разработки модели потребуется декомпозировать систему на подсистемы, определить законы функционирования каждой подсистемы и вновь синтезировать систему, другими словами, потребуется построить адекватную модель системы и для этого использовать принципы и методологию системных исследований (см. ниже).

Для составления моделей AS-IS необходимо разобраться с причинами возникновения проблемных ситуаций. Установление причин (во взаимодействии с внешней средой или в самой системе) возникновения проблемы позволяет глубже понять закономерности функционирования объекта управления, вскрыть наиболее существенные факторы, приведшие к проблемной ситуации. В простейшем случае причина возникновения проблемной ситуации может быть раскрыта анализом связей с внешней средой на этапе определения проблемы.

В некоторых случаях причинно-следственную связь можно выстроить "в уме", не прибегая к специальным инструментам и технологиям. Но если объем исследований велик, то лучше все-таки воспользоваться методикой определения причинно-следственных связей - например, диаграммой Ишикавы. Еще ее называют "рыбой", так как структура диаграммы напоминает скелет рыбы, где голова- это проблема, а от хребта скелета отходят кости - причины.

Рис. 2.

Диаграмма Ишикавы достаточно наглядно отображает причинно-следственные связи между проблемами предприятия и причинами их возникновения. Однако некоторые причинно-следственные связи требуют дополнительного пояснения, потому как не всегда очевидны. Для устранения этого недостатка можно просто сделать текстовое описание к причинам (при необходимости).

Далее необходимы гипотезы (модели), которые помогут определить влияние достижения целей на проблемную ситуацию. Здесь целесообразно построить, как бы, две модели. Одна определяет процесс достижения локальных целей (инвестиционный, затратный период), а другая – процесс достижения окупаемости (период производства и продаж). Это TO-BE –модель.

Кажется, что модели будут востребованы только в особо сложных случаях. Вернемся к нашему примеру. Если первые три подцели очевидно смягчат проблемную ситуацию, то благотворное влияние последней не столь очевидно. К тому же, если учесть временные и стоимостные затраты, ограниченность ресурсов, то конкретный эффект от достижения первых трех целей также перестает быть очевидным. Т.о. становится ясной целесообразность разработки моделей, объясняющей влияние достижений подцелей на проблемную ситуацию.

Модель может основываться на различных формализмах. В разделе 3 рассматривается построение детерминированных динамических моделей с непрерывным временем (описывается системой дифференциальных уравнений) и дискретным временем (описывается системой конечно-разностных уравнений), стохастических моделей (описывается системой конечно-разностных уравнений). Широко доступны готовые программы, для завершения построения модели в которых достаточно ввести исходные данные. Например, программы планирования и управления проектами, в частности MS Project, могут использоваться для построения моделей инвестиционного периода, программа Project Expert (компании ПРО-ИНВЕСТ КОНСАЛТИНГ) может использоваться как для построения модели инвестиционного периода, так и модели TO-BE (периода производства и продаж).

Примечание 4. В курсовом проектировании используется программа Project Expert. При построении модели инвестиционного периода надо преобразовать дерево целей из предыдущего этапа в диаграмму Гантта, ввести ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи с их стоимостью, установить необходимые связи между задачами. При построении модели периода производства и продаж надо ввести множество параметров, начиная с продуктов/услуг, налогового окружения и т.д. до плана по персоналу и необходимым кредитам.

5. Следующим этапом является проверка гипотез (моделей). Следует проверить адекватность путем сопоставления с действующей системой. Этап включает две фазы: фазы определения способов проверки и фазы осуществления этой проверки. Должна быть проверена непротиворечивость результатов при вариации величин важнейших параметров, чувствительность (соответствуют ли относительно небольшие изменения выходных переменных модели небольшим изменениям ее параметров), реалистичность (соответствует ли модель тем частным случаям, для которых уже имеются физические данные), работоспособность (легко ли получить решение с помощью предлагаемой модели).

6. Последующим этапом является получение результатов, а также классификация, анализ и интерпретация результатов, получаемых в соответствии с гипотезами (моделями). При этом надо сопоставить результаты, полученные на моделях AS-IS и TO-BE.

7. Наконец, следует этап получения выводов по разрешению проблемной ситуации, или возможное обобщение и корректировка гипотезы, либо разработка новой альтернативной системы целей. В случае наличия нескольких систем альтернативных целей, формулируется критерий. Выбранный критерий должен учитывать экономический, либо социальный эффект, получаемый в системе после ликвидации проблемной ситуации. Затем выбирается наилучшая система целей, т.е. выполняется принятие решения. Итогом решения по проблемной ситуации следует предложить некий план мероприятий, приводящий к достижению цели исследования и разрешению проблемной ситуации и необходимые для этого ресурсы. Иногда, после определения множества необходимых ресурсов становится очевидным нереальность выбранных целей и требуется их корректировка. В случае, если внутренних или внешних ресурсов (финансовых, материальных, трудовых) достаточно, то можно говорить о ликвидации анализируемой проблемной ситуации. В противном случае речь должна пойти о переосмыслении проблемы и формулировании новой системы целей.

Дата добавления: 2015-10-30