И системы документации

Кауфман, Н. Ю.

К 30 Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / Н. Ю. Кауфман. – Омск: Омский государственный институт сервиса, 2014. – 176 с.

ISBN

Целью настоящего издания является оказание помощи студентам в изучении теоретических аспектов организации делопроизводства на предприятии.

В учебном пособии собраны основные правила и нормы по составлению документов, даны рекомендации по организации документооборота на предприятии с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Пособие подготовлено в соответствии с действующей программой Государственного образовательного стандарта, специальности 080200.62 Менеджмент.

Пособие предназначено для студентов специальности 080200.62 Менеджмент, профиль подготовки «Управление малым бизнесом», квалификация (степень) выпускника – бакалавр, дневной и заочной формы обучения.

УДК 651.4

ББК 65.050.2

ISBN

© Омский государственный институт сервиса, 2014

ОГЛАВЛЕНИЕ

Предисловие……………………………………………………………………..
Введение………………………………………………………………………...
Глава 1. Основные понятия документа и системы документации………….
1.2. Основные законодательные акты и нормативно-методические документы для организации делопроизводства……………………………………
1.3. Основные базовые понятия и термины…………………………………...
1.4. Классификация, виды и функции документов…………………………...
Вопросы для самопроверки ……………………………………………………..
Глава 2. Оформление реквизитов управленческих документов………..
2.1. Правила оформления управленческих документов……………………...
2.2. Правила оформления реквизитов………………………………………….
Вопросы для самопроверки ……………………………………………………..
Задания …………………………………………………………………………..
Глава 3. Документирование трудовых правоотношений………………..
3.1. Делопроизводство по личному составу…………………………………...
3.2. Правила оформления автобиографии и резюме………………………….
Вопросы для самопроверки ……………………………………………………..
Задания …………………………………………………………………………..
Глава 4. Оформление организационно-распорядительной документации……………………………………………………………………………….
4.1. Организационная документация, правила оформления………………… 4.2. Распорядительные документы, их виды и значение в работе предприятия………………………………………………………………………………...
Вопросы для самопроверки …………………………………………………….. Задания …………………………………………………………………………..
Глава 5. Оформление информационно-справочной документации……. 5.1. Оформление докладных, служебных и объяснительных записок……… 5.2. Требования, предъявляемые к оформлению справок…………................ 5.3. Оформление актов…………………………………………………………. 5.4. Оформление краткого и полного протоколов……………………………. Вопросы для самопроверки …………………………………………………….. Задания …………………………………………………………………………..
Глава 6. Современное деловое письмо……………………………………... 6.1. Структура и правила оформления делового письма…………………..… 6.2.Виды писем………………………………………………………………... Вопросы для самопроверки …………………………………………….............. Задания …………………………………………………………………………..
Глава 7. Организация делопроизводства на предприятии……………… 7.1. Организация работы с документами…………………………………….... 7.2. Прием и обработка входящих документов………………………………. 7.3. Работа с исходящими документами……………………………………… 7.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.. 7.5. Работа с конфиденциальными документами…………………………….. 7.6. Значение электронного документооборота для современных предприятий……………………………………………………………………………… Вопросы для самопроверки …………………………………………………….. Заключение…………………………………………………………………….. Итоговые тесты................................................................................................. Библиографический список……………………………………………………. Приложение 1. Расположение реквизитов и границ бланка (с угловым расположением постоянных реквизитов)по ГОСТ 6.30-2003.............................. Приложение 2. Схемы составления документов по перемещению кадров в организации…………………………………………………………................ Приложение 3. Пример анкеты работника…………………………………… Приложение 4. Образец трудового договора…………………………………. Приложение 5. Образец характеристики……………………………............... Приложение 6. Пример резюме менеджера по продажам автомобилей……. Приложение 7. Пример должностной инструкции…………………………... Приложение 8. Образец штатного расписания……………………….……… Приложение 9. Макет приказа………………………………………………… Приложение 10. Пример оформления решения……………………………… Приложение 11. Пример оформления распоряжения………………………... Приложение 12. Пример оформления указания…………………….………... Приложение 13. Образец постановления……………………………………... Приложение 14. Примеры оформления объяснительных записок………..... Приложение 15. Макет оформления акта……………………………..……… Приложение 16. Образец оформления акта…………………………………... Приложение 17. Образец краткого протокола………………………………... Приложение 18. Макет полного протокола…………………………………... Приложение 19. Образец полного протокола………………………………… Приложение 20. Пример оформления гарантийного письма………………... Приложение 21. Пример оформления письма-ответа………………………... Приложение 22. Пример оформления письма-напоминания………………... Приложение 23. Пример оформления письма-уведомления………………... Приложение 24. Пример оформления письма-претензии (рекламации) о замене товара в магазине………………………………………………………. Приложение 25. Образец номенклатуры дел………………………………… Словарь терминов………………………………………………………………. Алфавитно-предметный указатель……………………………………………. Список сокращений……………………………………………………………..

Предисловие

Цель предлагаемого учебного пособия дать студентам понятие о технологии и организации делопроизводства. Знание основных правил подготовки документов и документооборота, работы с документами (корреспонденцией), их хранения и уничтожения является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалиста и руководителя.

В данном учебном пособии подробно рассмотрено оформление реквизитов в соответствии с требованиями Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Изложение правил и требований по оформлению реквизитов сопровождается примерами оформления необходимых видов деловых документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и др.). В приложении даны образцы рассмотренных в пособии документов.

Учебное пособие состоит из предисловия, введения, основного текста, заключения, библиографического списка, словаря, а также для удобства поиска базовых определений и понятий приведен алфавитно-предметный указатель. Каждая тема заканчивается списком вопросов для самоконтроля знаний студентов и заданиями с целью закрепления изученного материала. В конце учебного пособия даны итоговые тес­товые задания по курсу. Для более глубокого изучения курса «Документирование управленческой деятельности» необходимо обратиться к основным и дополнительным изданиям, указанным в библиографическом списке.

В процессе изучения дисциплины студент должен освоить следующие компетенции: владеть основными методами, способами и средствами получения, хранения, переработки информации, навыками работы с компьютером как средством управления информацией; способность работать с информацией в глобальных компьютерных сетях и корпоративных информационных системах; способность осуществлять деловое общение: публичные выступления, переговоры, проведение совещаний, деловую переписку, электронные коммуникации.

Издание подготовлено в соответствии с действующей программой Государственного образовательного стандарта, специальности 080200.62 Менеджмент, профиль подготовки «Управление малым бизнесом», квалификация (степень) выпускника – бакалавр, дневной и заочной формы обучения.

Настоящее издание отличается от ранее выпущенных пособий тем, что дана характеристика действующих законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих современные нормы работы с документами, более подробно рассмотрены современные требования к написанию деловых писем.

Автор пособия – Кауфман Наталья Юрьевна, ст. преподаватель кафедры экономики и организации производства Омского государственного института сервиса.

Автор

Введение

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.

При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.

Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.

Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ). Процесс управления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения.

Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.

Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.

Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении следующих задач:

• управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации;

• управление ресурсами организации во времени и пространстве в текущем режиме и с перспективой на будущее;

• управление (координация) работой подчиненного персонала;

• реализация договоренностей с внешними организациями;

• отражение хода мероприятий, событий;

• анализ различных данных и их оценка;

• подведение итогов работы за определенный период;

• планирование рабочего времени;

• прогнозирование развития определенных процессов и определения наиболее оптимальной последовательности и содержания действий.

Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей ролью в организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы как сотрудника, так и предприятия в целом, а значит и повышает ее конкурентоспоспособность.

Знание основ ДОУ необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях, в том числе при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Глава 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТА

И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Успех управленческой деятельности менеджера зависит от полноты, достоверности и своевременности получения информации, на основе которой принимается решение. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носи­телях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

1.1. КРАТКАЯ ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ПИСЬМЕННОСТИ

И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

Необходимость закрепления на каком-либо носителе важной информации привела к рождению и развитию письменности. Документооборот появился с возникновением государственности, когда всеми признавались именно «писаные законы».

В разных цивилизациях письменность развивалась по различным принципам и с использованием разных материалов. Историки относят возникновение письменности к концу IV тысячелетия до Рождества Христова в Египте и Месопотамии. Первыми носителями информации были глиняные таблички (Вавилон) и папирус (Египет и Греция). Самые ценные письмена вырезались на более прочных материалах, например камне. Папирус был самым удобным писчим материалом. Это прообраз современной бумаги – как по технологии производства, так и по свойствам.

Папирус как материал для письма производился только в Египте и был важной статьей экспорта. Однако гораздо больше ценился не он сам, а информация, записанная на нем. Ко II веку до нашей эры главным собранием человеческих знаний считалась библиотека в городе Александрии (Египет), состоявшая из папирусных свитков. Египетские цари дорожили своим статусом хранителей сокровенных знаний настолько, что запретили вывозить папирус за пределы страны во избежание конкуренции. Эллины, цивилизация которых была не менее совершенна, были вынуждены искать новый материал для письма. Употребляемые ими навощенные дощечки не могли хранить знания долго. Новый носитель информации был найден в городе Пергаме (Малая Азия). Этим материалом стала выделанная недубленая кожа, по месту происхождения названная пергаментом. На многие века он стал главным писчим материалом.

Именно на пергаменте написаны первые известные на Руси документы – жития, летописи и статуты. Однако это был дорогой материал, доступный не всем и применявшийся только для особенно ценных записей. Для повседневных записей на Руси был распространен более доступный материал – береста. Именно на бересте велся документооборот того времени – писались расписки, письма и договоры. Этот материал был в ходу сотни лет – в XI–XV веках.

Хранилища письменных документов, архивы и библиотеки того времени находились в храмах и монастырях. Из числа монахов и священников выходили первые специалисты по документообороту. Это были дьяки и подьячие, которые вели делопроизводство в России вплоть до XVIII века. Ими были введены первые стандарты делопроизводства, устойчивые образцы обращений в документах, формуляры, типовые формы, из которых составлялись так называемые формулярники.

В тот же период утвердился обычай заверять важные документы металлическими печатями, или буллами. Печати придавалось большое значение: в XIII–XVII веках существовала должность печатника – хранителя государственной печати при дворе русских князей и царей. Печатник заведовал личной канцелярией царя и государственным архивом.

Государственное делопроизводство на Руси начало формироваться с XV века. По мере объединения отдельных княжеств в централизованное государство развивалось и делопроизводство. Оно велось в основном в приказах (или избах) – органах центрального управления – приказными дьяками. Деятельность приказов (Большой казны, Разрядного, Посольского, Тайных дел, Разбойного, Холопьего, Сибирского и других) регулировалась высшим правительственным учреждением – Боярской думой [3, с.14].

Приказы выполняли все функции административного управления, поэтому этот период в развитии делопроизводства называется приказным. Принцип управления был объединенным – и территориальным, и отраслевым, то есть существовали приказы как по регионам, так и по отраслям деятельности. К XVII веку насчитывалось до 70 приказов.

Приказная изба, разделенная на столы, была канцелярией и архивом. В делопроизводстве приказов первоначально использовалась особая форма документа – столпик (столп, столбец) – свиток из склеенных друг с другом листов бумаги. Постепенно столпики были вытеснены тетрадями [3, с.16].

Первоначально тетрадью назывался лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе и переплетались в книги. Полностью столбцовая форма документов была отменена петровским указом в 1700 году. Во время приказов начали формироваться важнейшие признаки официального документа – реквизиты – языковые формулы, специфичные для каждого вида документа. Реквизиты чаще всего не выделялись: обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и содержание документа составляли сплошной текст.

Существенное реформирование российской системы делопроизводства произошло во времена правления императора Петра I. Развитие государственности требовало соответствующего уровня бюрократического аппарата. Появилась структура, контролирующая правительственные учреждения, – это был Сенат, высший орган по делам законодательства и государственного управления.

Была создана коллегиальная система государственного управления, вместо приказов действовало 12 коллегий, сформированных по отраслевому принципу: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Каждая коллегия имела собственный регламент, который определял штат, структуру, функции и порядок делопроизводства. Все регламенты были объединены в Генеральный регламент, принятый в 1720 году. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, которая получила название коллежской. В новых учреждениях основным стал коллегиальный способ принятия решений [3, с.18].

Петр I считал такую форму самой прогрессивной: «Все лучшее устроение через советы бывает». Именно в это время все делопроизводство закрепляется за специальным подразделением, канцелярией. Появилась должность секретаря, главы канцелярии, в обязанности которого входила организация делопроизводства коллегии. В состав канцелярии входили также нотариус, регистратор, актуариус (регистратор актов), канцеляристы, копиисты и переводчики.

В Генеральном регламенте были детально зафиксированы принципы регистрации документов, что обеспечивало их сохранность, быстрое нахождение, контроль над их движением и исполнением. Был введен порядок подписи главы присутствия (госучреждения) на документе и подписей членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса.

Произошли изменения в форме документов – появились реквизиты, отражающие различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. Была разработана так называемая иерархия властей и мест, то есть порядок взаимоотношений центральных и местных учреждений. Это было важным шагом – в измененном виде иерархия сохраняется в делопроизводстве до настоящего времени.

Через 100 лет после реформ Петра I другой царь-реформатор и первый российский государь-либерал Александр I перевел делопроизводство и вообще всю систему государственности на новый уровень. Коллегии были упразднены и уступили место министерствам. Первые министерства были созданы в 1802 году как центральные органы государственного управления, отвечающие за определенную отрасль хозяйства или управления. Их было восемь: военно-сухопутных сил, военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и Государственное казначейство. Комитет министров стал высшим административным учреждением, действующим на коллегиальных правах. Председатель Комитета и все министры назначались императором и несли ответственность только перед ним. Должность председателя Комитета первоначально была совмещена с должностью председателя Государственного совета.

Государственный совет был создан в 1810 году и был высшим законосовещательным учреждением до 1906 года, в котором была создана Государственная дума. Члены Государственного совета также назначались императором. Госсовет состоял из нескольких департаментов и Государственной канцелярии во главе с государственным секретарем.

В 1811 году был принят законодательный акт «Общее учреждение министерств», который определил систему министерского устройства, включая делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и должностными лицами. Документы в делопроизводстве министерств делились на три группы:

• составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.);

• поступавшие из других учреждений;

• направлявшиеся в другие учреждения (в том числе исполнительные бумаги) [3, с.19].

Все более организованная государственная система повлекла за собой единообразие в системе делопроизводства. Были формализованы принципы создания и архивного хранения документов, утверждены формы документов, по которым совершается делопроизводство, движение документов и дел. Появились угловые бланки – с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов теперь включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, дата документа, регистрационный индекс и заголовок документа. Появилась также ссылка на взаимосвязанные документы.

В 1906 году была создана Государственная дума, и благодаря техническому прогрессу появились пишущие машинки, телефон и телеграф. Формально Дума просуществовала до революции 1917 года и созывалась четыре раза. Делопроизводство в это время активно развивалось, пронизывая всю структуру государства. Накопленный опыт делопроизводства – это чуть ли не единственное, что коммунистическая власть восприняла от старого режима. В 1918 году было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений».

В 1926 году был основан Государственный институт техники управления (ИТУ), в котором разбирались проблемы делопроизводства. В 1931 Институт издал проект «Общих правил документации и документооборота», в которых определялись функции работников, их обязанности и содержание работы. Это было началом процесса унификации и стандартизации видов и форм документов. Были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и других документов.

В 1941 году на Первом межотраслевом совещании по оргтехнике была предложена первая программа документационного обеспечения управления, но начавшаяся вскоре Великая Отечественная война и последующая послевоенная разруха отложили ее реализацию на 20 лет. Период активных преобразований в области делопроизводства и архивного дела пришелся на начало 60-х годов XX века.

С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете министров СССР начало контролировать делопроизводство организаций. В 1963 году по поручению Совмина началась работа над созданием Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В 1965 году появились «Материалы к Единой государственной системе делопроизводства». Завершал разработку Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

В 1973 году «Основные положения ЕГСД» были одобрены Госкомитетом Совета министров СССР по науке и технике и рекомендованы для применения. ЕСГД продержалась более 15 лет и послужила основой для разработки государственных стандартов в области управленческих документов и классификаторов. Их принятие унифицировало оформление документов и узаконило процессы их учета, хранения и поиска.

В 1988 году новая редакция ЕГСД получила название Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ является совокупностью принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и работе с документами. До сих пор это главный методический документ по организации документооборота. Часть ГСДОУ устарела, однако большинство ее рекомендаций может служить основой для организации документационного обеспечения управления и в настоящее время.

На основе ГСДОУ разрабатываются новые ГОСТы, регламентирующие документационное обеспечение. С 1 июля 2003 года действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [3, с. 21].

1.2. ОСНОВНЫЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ АКТЫ

И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Современное делопроизводство все чаще называется документационным обеспечением управления (ДОУ). Этот термин появился в связи с тем, что в современном делопроизводстве используются компьютерные технологии с их специфической терминологией – программное обеспечение, аппаратное обеспечение (от англ. software и hardware).

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – вид обеспечения управления организацией, который охватывает области фиксации, передачи и хранения официальной информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ включает три основных типа процедур: документирование, документооборот и делопроизводство.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документооборот – обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными и любой документ на бумажном носителе перевоплощается в электронный, сохраняя при этом все реквизиты. А документ, набранный на компьютере, может быть принят на любом факсе в бумажном виде. [2, с.43]

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

– правильно создать и оформить документы, придать им юридическую силу;

– организовать документооборот;

– обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

– законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

– указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

– нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

– технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

– общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

– унифицированные системы документации;

– нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив). В ее задачи входит межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Федеральная служба Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Основные законодательные акты и нормативно-методические документы для организации делопроизводства в Российской Федерации наряду с выше упомянутыми включают Конституцию РФ, различные кодексы РФ (включая Гражданский и Трудовой), а также ряд документов, которые перечислены в библиографическом списке [4 – 19; 22; 23].

В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и сотрудников. В число этих документов входят: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по ДОУ (делопроизводству), табель и альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения, Правила подготовки и оформления управленческих документов, инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа и др.

1.3. ОСНОВНЫЕ БАЗОВЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНЫ

К документам (от лат. dokumentum – свидетельство, доказательство) относятся все источники и носители информации. Они используются в самых различных областях человеческой деятельности и фиксируют события и факты, служат основанием для принятия решений, являются справочно-информационным материалом, и в частности предметом доказательства истины (так как имеют юридическую силу) [2, с. 46].

Ниже приведены основные термины, закрепленные в выше

приведенных актах и нормативно-методических документах.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В 70-х гг. прошлого столетия была проведена большая работа по унификации управленческих документов. Ее результатом явилась разработка унифицированных систем документации, среди которых – Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСОРД – это система документации, необходимая для управления организационно-распорядительной деятельностью организации. Состав документов, которые вошли в УСОРД, дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Поскольку в ОКУД включены все ОРД, можно с уверенностью сказать, что все они создаются по единым правилам, которые следует неукоснительно выполнять.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Дело – совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в единую папку.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный впервые.

Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставится подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям представлено право выдачи в случае утери владельцем подлинного документа ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие).

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

В систему документооборота входит понятие «маршрут документа», который можно представить в виде следующей технологической цепочки: прием входящих документов – предварительное рассмотрение (разметка) секретарем – регистрация документов – доклад руководителю о полученных документах – принятие решения руководителем – направление документов на исполнение – контроль исполнения документов – исполнение документов – формирование документов в дела – использование документов в справочно-информационной работе – определение сроков хранения документов: передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов.

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

1.4. КЛАССИФИКАЦИЯ, ВИДЫ И ФУНКЦИИ

ДОКУМЕНТОВ

В сферу делопроизводства включаются (как отмечалось выше):

• прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;

• прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;

• контроль за правильностью оформления документов;

• распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;

• учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;

• систематизация документов и организация их текущего хранения;

• проведение экспертизы ценности документов;

• сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого учреждения, а именно:

1) директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);

2) организационно-распорядительная документация, которая состоит из трех групп документов:

а) организационные (устав, положение, правила внутреннего распорядка, договор, инструкция и пр.)

б) распорядительные (постановление, приказ, решение, распоряжение, указание и др.)

в) справочно-информационных (деловое письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, акт, протокол, доверенность, телефонограмма и пр.)

3) документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, приказы о приеме и увольнении, а также оформление отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

4) финансовые документы.

Также документ выполняет следующие функции:

• информационная – отражает факты, события, которые фиксируются в документе и влияют на деятельность человека;

• организационная – заключается в обеспечении воздействия на группу людей для организации и координации их деятельности;

• коммуникативная – направлена на внешние связи предприятий и организаций партнеров, поставщиков и т. д.;

• юридическая – используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры;

• воспитательная – дисциплинирует исполнителей, требует повышенного уровня образовательной подготовки и является одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов при использовании унификации и стандартизации.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируются по следующим признакам:

1. По видам деятельности подразделяются на: научно-технические, технологические, конструкторские, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные, плановые, по бухгалтерскому учету, по ценообразованию, по торговле, по социальному обеспечению, по изобретениям и т. д.

2. По наименованию (научные отчеты, графики, чертежи, техно-логические карты, приказы, распоряжения, указания, расписки, инструкции, служебные письма, платежные требования, уставы, договоры, доверенности, авторские свидетельства и т. д.).

3. По способу фиксации информации:

• Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

• Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

• Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

• Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

• Электронный документ – созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

• Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

• Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

• Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

• Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

• Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

• Видеограмма документа – изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

4. По месту составления (документы, которые используются при решении внутренних и внешних вопросов). Внешняя документация делится на поступающую – входящая и отправляемую – исходящая):

• входящие (поступившие в организацию);

• исходящие (отправляемые из организации);

• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

5. По степени сложности (простые и сложные).

• простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса;

• сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).

6. По степени гласности:

• секретные документы, помечены особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения;

• для служебного пользования, содержат несекретные сведения, могут использоваться работниками учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования»;

• несекретные (простые).

7. По сроку исполнения (срочные, несрочные).

• срочные – документы, установленные законом или соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и документы с грифом «срочно»;

• несрочные – выполняются по общим правилам, грифа «срочно» не содержат.

8. По юридической силе (подлинники (оригиналы), копии, дубликаты).

Подлинник официального документа (оригинал) – первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) [2, с. 48].

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

9. По стадиям создания:

• служебные письма – подготовленные на предприятии;

• личные письма – с изложением жалоб, пожеланий, различных просьб и т. д.

10. По происхождению:

• черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления;

• подлинник – единственный экземпляр документа, который оформлен и подписан в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, дубликаты, выписки из документа.

11. По срокам хранения:

• документы постоянного хранения;

• документы временного хранения – до 10 лет;

• документы долговременного хранения – свыше 10 лет.

12. По степени обязанности:

• информационные – содержат сведения и факты о производственной деятельности предприятия;

• директивные – обязательны для исполнения.

13. По степени унификации:

• индивидуальные – носят характер индивидуального разового документа;

• типовые – изложение однородных процессов и явлений;

• трафаретные – заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа;

• примерные – унифицированные в виде таблиц, анкет и пр.).

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Документы используются в самых различных областях человеческой деятельности и фиксируют события и факты, служат основанием для принятия решений, являются справочно-информационным материалом, и в частности предметом доказательства истины.

Вопросы для самопроверки

1. Что такое документ?

2. Какие действия предусматривает работа с документами?

3. Чем подлинный документ отличается от дубликата?

4. Какие документы составляют нормативно-методическую базу делопроизводства?

5. Определить, в чем заключаются общие требования к унифи­кации документов.

6. Что такое стандартизация документов?

7. Назвать виды документов и указать, по каким призна­кам они классифицируются.

8. Какое понятие включает система документооборота?

Дата добавления: 2015-10-23