Глава 6. Современное деловое письмо

Письма служат средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяют сообщать различные сведения, уведомлять о событиях и т.д. В наше время каждый должен уметь писать письма, но не все обладают талантом написания письма. Деловое письмо в основном отправляется сторонним организациям или лицам с просьбой или информацией о чем-либо. Цель состоит в том, чтобы письмо было понято соответствующим образом. Поэтому, зная основные правила, можно развить в себе способности для написания хороших и интересных писем.

6.1. СТРУКТУРА И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения или поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации.

Существуют письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос. Они требуют ответа. Письма, содержащие извещение, информацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют.

Для написания обычно используется фирменный бланк с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.

Деловые письма печатаются на лицевой стороне листа без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора – два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации [3, с. 179].

В левой части письма размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо. В названии документа слово «ПИСЬМО» – не пишется [11].

В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

предлог "о" + сущ. в предложном падеже: " О поставке автомобилей ";

"по вопросу о" + сущ. в предложном падеже: " По вопросу о поставке запчастей ".

Пример

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ (РОСАРХИВ) Ильинка ул., 12, Москва, 103132 Тел. [phone], Факс [phone] Л/с 69120037369 в УФК МФ РФ по г. Москве Сч. № 40105810700000010079 Отделение № 1 ГУ ЦБ РФ по г. Москве 20.04.2014 № 56 На № 38 от 12.04.2014 г.

Председателю Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии Н. Р. Курееву Ленинский просп., д. 9, Москва, 117049

Об изменениях сроков хранения документов на предприятиях

В письме, как правило, освещается один вопрос. Несколько вопросов излагают в одном письме только тогда, когда они взаимосвязаны по целям и задачам.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описательной красочности, не должно быть лишних слов, затрудняющих восприятие. Факты, события излагают полно, объективно и ясно. Неточности, допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической силы. Текст письма конструктивно состоит из логически завершенных, взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами. Во вводной части указывают причины, послужившие основанием для составления письма, ссылаются на факты, документы, обстоятельства и т. д. Эта часть является пояснительной.

В основной части излагают цели, просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Письмо может состоять только из основной части.

Например. «Просим выделить 4 автобуса марки «Вольво» для обслуживания конференции …».

Следует избегать ненужных сокращений. Употребление терминов должно быть обосновано необходимостью. Для правильного использования терминов следует обращаться к терминологическим словарям.

Текст письма может излагаться: от третьего лица ед. числа – «Организация сообщает…» или «Собрание акционеров постановляет», – что отражает принцип коллегиальности; от первого лица ед. числа – «Прошу Вас …» или от первого лица мн. числа «Просим», «Направляем», «Приглашаем».

По современным традициям письмо часто начинают с именного обращения.

Например.

«Уважаемый Николай Петрович!», «Николай Петрович!», «Господин Петров!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!».

Обращение «Глубокоуважаемый» применяется крайне редко, только по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавшим всеобщий почет и уважение за свои заслуги.

Письма определенного характера (приглашение, благодарность, просьбы и т.д.) могут включать в себя ключевые фразы комплимента:

Пример.

«Продукция Вашего предприятия снискала уважение российского потребителя, она соответствует международным стандартам качества и достойна быть представленной на международной ярмарке» (в письме-приглашении).

Если письмо начинается с формулы вежливого обращения («Уважаемый господин …»), то и завершаться оно должно фразой «С уважением, генеральный директор …». В письмах, в которых предполагается совместная деятельность, могут употребляться фразы типа: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество!», «Будем рады видеть Вас в числе участников ярмарки!».

Письмо оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату, второй – подшивают в дело.

Если к письму прилагаются дополнительные материалы, после текста (через 2 интервала) делается отметка о приложении. Сведения об оформлении реквизита «Отметка о наличии приложения» содержатся в главе 2.2 «Правила оформления реквизитов».

Первый экземпляр письма подписывают руководители предприятия, второй – руководители структурного подразделения или его составители. В гарантийных письмах подпись руководителей удостоверяется печатью предприятия [2, с. 170].

6.2.ВИДЫ ПИСЕМ

Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. Все виды писем заполняются в одинаковом порядке, рассмотренном в гл. 6.1, изменяется в них только текст, который зависит от смысла заголовка к письму.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. Гарантийные письма направляются с целью под­тверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д. (прил. 20).

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов. Также если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

Например.

ООО «Темп» пр. Мира, д. 22, г. Омск, 644099 Тел./факс [phone] ОКПО 25968457 ОГРН 1127600380758 ИНН/КПП 7807032160/871001001 15.06.2014 № 82

Генеральному директору ООО «Смайл» А. И. Иванову

Уважаемый Евгений Станиславович!

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 25 от 25.05.2014 г. с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

Приложения:
1. Договор в 2 экз. (всего на 6 листах);

2. Протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).

Директор

подпись

С. М. Дыков

М.П.

Письмо-подтверждение – документ, который содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например: договор, инструкция и т. п.).

Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать». Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Пись­мо-подтверждение может заканчиваться дополнитель­ной просьбой или справочной информацией.

Письмо-просьба содержит какую-либо просьбу, пре­дельно кратко и уважительно подчеркивая заинтере­сованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее испол­нению.

Пример текста письма-просьбы

Уважаемый Юрий Петрович!

В связи с расширением производственных мощностей и вводом в эксплуатацию новых линий по производству горно-шахтного оборудования просим Вас выслать в наш адрес номенклатуру производимой Вами продукции.

С уважением,

генеральный директор подпись И.О.Ф.

М.П.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован (прил. 21).

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия, направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый резуль­тат (прил. 22). В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о воз­можных мерах, которые будут приняты при их невы­полнении.

Письмо-уведомление содержит со­общение или утверждение о произошедшем или предстоящем факте или событии (прил. 23).

Информационное письмо – сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой зна­чимости излагаемых в нем фактов письмо подписыва­ет руководитель организации.

Например.

ООО «Мишель» Генеральному директору

пр. Мира, д. 22, ООО «Смайл»

г. Омск, 644099 А. И. Иванову

Тел./факс [phone]

ОКПО 25968457

ОГРН 1127600380758

ИНН/КПП 7807032160/871001001

22.11.2014 № 23

О смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/B от 20.11.2014 г. с 23.11.2014 г. директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.

Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.

С уважением,   Директор М.П.

подпись

Т. В. Литвинова

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами:

«Приглашаем Вас»

или

«Просим Вас принять участие».

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно исполь­зовать изготовленные типографским способом трафа­реты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на ко­торое приглашается адресат.

Пример текста письма-приглашения.

Уважаемый Иван Юрьевич!

Фирма «Веллком» совместно с управлением техники безопасности РАО «ЕЭС России» приглашает Вас ознакомиться с продукцией, обеспечивающей удобство и безопасность труда, представленной на выставке «Нефтегазстрой – 2014».

Будем рады видеть Вас в павильоне № 5 с 15 по 20 марта 2014 года по адресу:

Москва, ВВЦ.

С уважением,

генеральный директор подпись И.О.Ф.

М.П.

Коммерческие письма составляются от имени юри­дического лица при заключении и выполнении ком­мерческой сделки. По своему назначению они подраз­деляются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет оп­ределенный, указанный в ней срок действия. В тексте оферты излагается само предложение и указываются основные условия сделки.

Например.

«Предлагаем Вам заключить договор / услуги по…», «В ответ на Ваш запрос от …», «Компания «Х» предлагает Вашему вниманию …», «Рады предложить Вам …» и т. п.

Рекламация – коммерческий документ, представля­ющий собой предъявление претензий к стороне, нару­шившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъяв­ляются в отношении качества товара, объемов и сро­ков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора (прил. 24).

Деловое письмо – один из важнейших каналов связи организации с внешним миром. Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, теле­графа, факса, модемной связи и т.п., – объем переписки многих организаций очень велик. Большое количество писем при однотипности управ­ленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает необходимость в унификации делового письма.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. Деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний.

Вопросы для самопроверки

1. Какие виды писем существуют?

2. Кто занимается составлением писем на предприятии?

3. Какой реквизит, в отличие от других документов, отсутствует при составлении письма?

4. Кто подписывает письмо, содержащее финансовые сведения?

5. Назвать отличие информационного письма от письма-приглашения.

6. Пояснить особенность письма-ответа.

7. Пояснить назначение сопроводительного письма.

8. Пояснить расположение реквизита «Адресат» на письме.

9. Чем отличается рекламация от оферты?

Задания

Задание 1.

Составьте письмо-приглашение выставочного центра «Экспо-Бизнес» в ЗАО «Квант» с предложением представить свою продукцию на выставке с 00.00.0000 по 00.00.0000.

Задание 2.

Составить гарантийное письмо ОАО «Кедр» в ОАО «Сатурн» об оказании помощи в установке и наладке машин вычисли­тельного центра.

Задание 3.

Составить сопроводительное письмо о направлении подпи­санного договора ОАО «Алекс» в ОАО «Горизонт» № 00 от 00.00.0000.

Задание 4.

Составить письмо-ответ ОАО «Вымпел» для ОАО «Партнер» о раз­работке проекта на строительство жилого дома.

Задание 5.

Составить письмо-ответ ОАО «Квант» Выставочному центру «Экспо-Бизнес» с просьбой включить предприятие в число участни­ков выставки и выделить для оформления стендов с образцами продукции площадь в 45 кв. м.

Задание 6.

ООО «Маяк» приглашает руководящий состав ООО «Луч» на бизнес-тренинг, который будет проводиться в сроки с 21.06.2014 г. по 28.06.2014 г. Составить письмо-приглашение, недостающие данные привести самостоятельно.

Задание 7.

Составить сопроводительное письмо на имя генерального дирек­тора ЗАО «Интерком». В письме содержится просьба рас­смотреть претензию на полученные (в соответствии с контрак­том №___ от 00.00.0000, транс №__, по железнодорожной накладной №___) товары (наименование товара, кол-во), в которых согласно акта экспертизы обнаружены дефекты производственного характера.

Задание 8.

Составить письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кеме­ровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудо­вания.

Задание 9.

Составить информационное письмо о продаже предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

Задание 10.

Составить гарантийное письмо о сроках выполнения ремонтных работ. Недостающие данные укажите самостоятельно.

Задание 11.

Составить гарантийное письмо ОАО «Экосан» для ОАО «Прогресс» об ока­зании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ОАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.

Задание 12.

Составить договорное письмо о подписании договора ООО «Дельта» с ООО «Алекс» на поставку строительных материалов.

Задание 13.

Составить письмо-ответ типографии издательства «Наука» товарище­ству на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

Задание 14.

Составить письмо в администрацию Омской области о выделении лимита на приобретение железобетонных конструкций предприятием ОАО «Метрострой-Омск» для дальнейшего строительства станции метро «Библиотека им. Пушкина».

Задание 15.

Составить письмо-напоминание об истечении сроков аренды помещения. Недостающие данные указать самостоятельно.

Задание 16.

Составить письмо-просьбу Омской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 250 тыс. р. до начала реализации молодняка птицы населению.

Задание 17.

Составить письмо-отказ производственного управления пассажирс­ких перевозок г. Омска ООО «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Указать при­чину отказа.

Глава 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

НА ПРЕДПРИЯТИИ

В составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится к зоне ответственности службы делопроизводства, может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой организации чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

7.1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Во всех организациях, независимо от формы собственности происходит документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные акты и методические пособия, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.

Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции. Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов [3, с. 112].

Практика выработала три формы организации работы с до­кументами в любом управленческом аппарате – централизован­ную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (кан­целярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря уч­реждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) вы­полняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регист­рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка доку­ментов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопро­изводства, так как позволяет снизить затраты на обработку доку­ментов, улучшить организацию труда работников службы дело­ производства за счет специализации и взаимозаменяемости от­дельных работников, эффективно использовать оргтехнику, дос­тичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждени­ях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для рабо­ты с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование дея­тельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами – са­мая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в цен­тральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выпол­няются операции по созданию (печати) документов, их система­тизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологиче­ская операция (например, регистрация документов или кон­троль за их исполнением) проводится для одних массивов доку­ментов централизованно (в канцелярии), а для других – децентрализованно (в структурных подразделениях).

Разделение мас­сивов документов в случае использования традиционных (руч­ных) методов работы проводится по критерию адресования – если документ адресован руководству организации, он регистри­руется в канцелярии, если руководству структурного подразде­ления, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных под­разделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу.

Использование новейших компьютерных технологий, нали­чие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств ком­пьютеров позволяют организовать прием и регистрацию посту­пающих документов, контроль за их исполнением, информаци­онно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы – один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические доку­менты не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы де­лопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопро­са связано с первоначальной организацией службы делопроизвод­ства.

В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации, от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень центра­лизации и децентрализации работы с документами. Регламентация выбранной формы работы с документами за­крепляется в инструкции по делопроизводству.

Структура службы делопроизводства должна определять оп­тимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодей­ствие, характер подчинения.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организа­циях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обыч­но создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел – это служба по работе с документами в ис­полнительных органах власти и исполнительных структурах (мэ­рии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразде­лений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями доку­ментирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполня­ет всю работу с документами в небольших учреждениях и органи­зациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентиру­ют наименование и приблизительную структуру делопроизводст­венной службы государственных учреждений и предприятий. Ре­шение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство органи­зации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правле­ние; в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.

7.2. ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно канцелярией или специально выделенным для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал. При поступлении срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и т. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты).

В журнал регистрации входящих документов могут быть добавлены графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения [3, с. 119].

Пример.

Таблица 2. Примерная форма журнала регистрации

входящих документов

№ п/п	Дата	От кого получен (корреспондент)	Исходящий номер	Исходящая дата	Краткое содержание	Подпись в получении
	24.04.2014	ООО «Клин»	04-12/102	23.04.2014	О заключении договора

Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения.

Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).

Корреспонденция с пометкой «Лично» вскрывается лицом, указанным в адресате документа. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтверждение невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо.

Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции.

Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по документу.

Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения.

Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. При необходимости определяется график очередности работы с документом. Важные или конфиденциальные документы передаются исполнителю под подпись.

7.3. РАБОТА С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:

· разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;

· определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;

· оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.

Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Тем не менее в этом вопросе стоит ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:

· наличие необходимых виз согласования;

· подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;

· использование бланка организации установленной формы, реквизиты документа;

· наличие индекса в соответствии с номенклатурой дел;

· правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений.

Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах – секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующие требования:

· документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,

· однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.

Документы необходимо регистрировать, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

· исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например переписку с подведомственными организациями, документы, выделенные по территориальному признаку, и т. д.);

· приказы по основной деятельности;

· распоряжения по основной деятельности;

· приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения их дополнительно делят – о приеме, переводе, увольнении (срок хранения – 75 лет), об очередных отпусках (срок хранения – 5 лет) и т. д.);

· докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается регистрировать совместно с внешними деловыми письмами);

· иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т. д.).

На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – принятый в организации номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер).

Допускается дополнять порядковые номера буквенными обозначениями по исполнителю (например, 09-24/968АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту или применять другие классификаторы, удобные организации.

Пример.

Таблица 3. Примерная форма журнала регистрации

исходящих документов

№ п/п	Дата	Кому направлен (адресат)	Краткое содержание	Исполнитель	Куда помещен документ (№ дела)	Отметка об исполнении
	25.05.2012	Арбитражный суд	О направлении ходатайства	Ковалева А. И.	04-12	Отправлено почтой

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует. Его допускается заполнять на бумажных носителях, но согласно современного времени необходимо вести его в электронном виде (в Word или Excel), обеспечив себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию [1, с. 136].

7.4. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ

ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

Завершающим этапом процесса делопроизводства является под­готовка исполненных документов к хранению и использова­нию. Подготовка исполненных документов к хранению и использо­ванию включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности доку­ментов;

• оформление дел;

• описание документов постоянного и долговременного хране­ния;

• обеспечение их сохранности;

• передачу дел в архив учреждения.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве прово­дится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, от­бора и подготовки их для передачи на государственное хране­ние, а также для контроля за правильностью отнесения доку­ментов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются посто­янно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатыва­ется положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбо­ра документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хра­нения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянно­го хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на го­сударственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хра­нение документов личного происхождения; подготовка и внесе­ние на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.

Номенклатура дел представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме [1, с. 251].

Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение. Образец примерной номенклатуры дел приведен в прил. 25.

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 (см. прил.25) с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:

– подписание руководителем службы делопроизводства;

– визирование ответственным за архив организации;

– согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;

– рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);

– утверждение руководителем организации (приказом или с помощью грифа утверждения на самом документе).

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года.

Например.

АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ

Центрального района Глава администрации

г. Омска Центрального района г. Омска

СВОДНАЯ подпись И.О.Ф.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 30.12.2014

30.12.2014 № 1

на 2015 г.

№ п/п	Наименование структурных подразделений, отделов, комитетов, администрации района	Индексы отделов
	Управление делами (общий отдел)
	Контрольное управление (отдел)
	Другие отделы, комитеты адми­нистрации района (города, мэрии)	03,04...

Управляющий делами

(зав. общим отделом) подпись И.О.Ф.

СОГЛАСОВАНО

Зав. госархивом

Центрального района подпись И.О.Ф.

30.12.2014

Далее документы формируются в дела. Формирование дел – это отнесение документов к определен­ному делу и систематизация документов внутри него. Дело – со­вокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным тре­бованиям: оперативность обработки и поиска документов; надеж­ность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для до­работки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размножен­ные копии в дело не помещают.

Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности: входящий документ; приложение к нему (если имеется); документ во исполнение входящего; приложение к нему (если имеется); другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е. документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. (срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).

В дела группируют документы одного делопроизводственно­го года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода ра­боты данного лица в учреждении; учебная документация, со­здающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30—40 мм. При большом количестве документов из них формиру­ют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. На­пример: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке прока­та», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри груп­пы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем дру­гие документы.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ве­домственный архив структурными подразделениями. Если в фор­мировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить [3, с. 140].

Образец формы внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № 5

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Приме­чание

Итого_____________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________

(цифрами и прописью)

Должность лица, составившего

внутреннюю опись документов

дела подпись И.О.Ф.

дата

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специ­альный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в при­сутствии работника сдающего структурного подразделения. Пере­дача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии.

В кон­це описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывает­ся количество фактически принятых в архив дел, дата приема-пе­редачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

7.5. РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ

ДОКУМЕНТАМИ

Существует особый порядок работы с конфиденциальными документами, содержащими государственную, служебную или коммерческую тайну.

Работа с конфиденциальными документами определяется инструкциями и положениями, определяющими правила их регистрации, ознакомления и хранения. На основании нормативных актов в организациях разрабатывается перечень соответствующих документов, который вводится в действие приказом директора. Сотрудники, работающие с этой категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с приказом и самим перечнем. Сохранность секретных документов обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.

Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении секретной информации. Руководитель предприятия своим приказом назначает должностное лицо, отвечающее за учет, хранение и использование документов, имеющих гриф ограничения доступа. Это может быть ответственный работник, для которого выполнение этих функций составит дополнительную нагрузку.

Гриф конфиденциальности означает, что право собственности на информацию, которую содержит документ, принадлежащий предприятию. Если информация, которая составляет коммерческую тайну, содержится в документах, которые принадлежат предприятиям-партнерам, тогда, о ее неразглашении должно быть указано в тексте договора между этими предприятиями.

Если на документе не проставлен гриф и в тексте нет указаний о конфиденциальности, то это означает, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусматривали все возможные последствия свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

Все документы, поступающие с грифом «КТ» (коммерческая тайна), получает ответственное лицо или секретарь-референт, которая обязательно проверяет корреспонденцию на целостность. Документы с грифом «КТ» формируют в отдельное дело, на обложке которой в правом верхнем углу делается отметка «Коммерческая тайна». На обороте обложки помещают список работников, имеющих право пользоваться документами, внесенными в определенной дела.

Такие дела хранятся в сейфе, который опечатывает должностное лицо, ответственное за их сохранность. Доступ к этому сейфа другим сотрудникам запрещено. Документы с грифом «КТ» выдают только тем работникам, которые имеют право пользоваться этими документами. Выдачу документов с грифом «КТ» регистрируют в специальном журнале.

Документы, имеющие гриф «КТ», выдают и принимают под подпись. Во время хранения и использования документов с грифом «КТ» запрещено:

– изымать из дела или переносить в другую дела документы без разрешения руководителя и пометок в «Журнале регистрации документов с грифом«КТ»;

– выносить документы из помещения без специального разрешения руководителя;

– размножать документы без разрешения руководителя (если есть разрешение, то размножение осуществляют в присутствии ответственного лица, а бракованные экземпляры сразу уничтожают).

Все дела, доступ к которым ограничен, обязательно вносят в номенклатуру дел предприятия [3, с. 340].

Передавая дело в архив, составляют отдельный опись документов с грифом «КТ». В помещении архива такие документы сохраняют в опечатанных ящиках. Несанкционированный доступ к ним строго запрещен.

Обязательное соблюдение всех норм и правил по работе с коммерческими документами, содержащими конфиденциальные данные, позволит избежать незапланированных трат и убытков от их утери или разглашения.

7.6. ЗНАЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ДЛЯ СОВРЕМЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Существует множество определений того, что такое электронный документ.

Электронный документ – это набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т. п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т. д.) документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса.

Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т. п.). Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

– сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

– при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

– подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

– электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Электронный документооборот – это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами – регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива и т. д.

Системы электронного документооборота (СЭД) применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, при работе на электронных торговых площадках.

СЭД позволяет видеть руководителю, на каком сотруднике «застрял» документ и вовремя «подтолкнуть» его. Система позволяет контролировать сроки исполнения задания, что облегчает оценку работы конкретного сотрудника.

Использование электронного документооборота облегчает планирование текущей работы компании. Кроме того, все документы хранятся в едином электронном архиве.

Организация работы с документами – обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на активное хранение).

Технология работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Знание обязанностей повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Вопросы для самопроверки

1. Определить, в чем заключаются общие правила регистрации документов?

2. Что такое документооборот?

3. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения?

4. В чем заключается сущность службы делопроизводства?

5. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?

6. Каковы сроки хранения документов в организациях?

7. Какие документы на предприятии считаются конфиденциальными?

8. Что такое служебная тайна на предприятии?

9. Дать определение номенклатуры дел. Что такое сводная но­менклатура дел, как она составляется?

10. Как формируются документы в дела? Почему не рекоменду­ется формирование и хранение дел у исполнителя?

11. Пояснить порядок работы с исходящими документами.

12. Пояснить понятие электронного документооборота.

Заключение

Как бы разнообразна ни была деятельность организации, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место. Предлагаемое учебное пособие – результат изучения и обоб­щения существующей практики работы с документами. Использованы исследования известных авторов в области делопроизводства Андреевой В. И., Басакова М. И., Быкова Т. А., Кузнецо­вой М. В., Кирсановой М. В.

В пособии использованы общие требования к документам и службам докумен­тационного обеспечения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицирован­ная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Делопроизводство подразделяется на три стадии: создание документов (документирование); организация движения и учёта документов (документооборот); хранение документов (архивное дело).

В российских организациях ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов. Отдельной темой дается ведение номенклатуры дел, подготовка документов для хранения в архиве – это наиболее слабое место в работе организаций.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

· документирование деятельности;

· организация работы с официальными документами.

Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и понимать, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.

Данное издание поможет студентам понять организацию документооборота на предприятии, а также ознакомиться с правилами оформления управленческих документов в организации.

Итоговые тесты

1. Реквизит документа – это:

1.1. Его отдельный элемент.

1.2. Часть служебного письма.

1.3. Фирменный бланк.

Дата добавления: 2015-10-23