Интегрирование системы делопроизводства

АСД по своему назначению: 1) системы управления документами (СУД), 2) управления документооборотом (СДО), 3) управления знаниями (в сфере делопроизводства) и 4) инструментальные среды делопроизводства. В соответствии с другими критериями классификации системы делопроизводства подразделяют на специализированные и ком­плексные, ло­кальные и распределенные, фактографические и документографические (полнотексто­вые), заказные и тиражируемые.

Системы управления документами предназначены для обеспечения санкционированного доступа к документам. Характерные функции СУД: 1) ввод документов; 2) индексирование документов; 3) хранение документов; 4) поиск данных; 5) поддержка групповой работы над документами; 6) разграничение прав доступа к документам; 7) контроль и управление версиями документов, регламен­тирующие внесение в них изменений; 8) сбор и анализ статистических данных по параметрам документов и функционированию системы; 9) подготовка отчетов.

Системы управления документооборотом служат для управления деловыми процессами прохождения и обработки документов в соответствующих подразделениях и службах организации. Характерные функции СДО: 1) регистрация документов при их вхождении в систему; 2) маршрутизация документов, учет их движения; 3) контроль исполнения предписываемых документами действий; 4) защита информации при ее передаче между пунктами распределенной системы; 5) автоматическое уведомление соответствующих лиц о состоянии документов и содержащихся в них директив и рекомендаций; 6) планирование работ, связанных с прохождением документов.

К системам управления знаниями в области делопроизводства относят системы, выполняющие функции, характерные для интеллектуальных систем: 1) классификация документов по тем или иным признакам; 2) взаимное связывание документов; 3) тематический отбор документов; 4) интеграция данных, поступающих из различных источников; 5) аналитическая обработка данных; 6) моделирование деловых процессов.

Инструмент-ные среды в системах делопроизводства служат для формирования систем делопроизв-ва, адаптированных к условиям конкретных предприятий и фирм. Часто такое формирование производится путем дополнения некоторого базового компонента, в состав системы входит соответствующий язык расширения.

Свойства и характеристики систем делопроизводства: 1) открытость, программные интерфейсы и форматы данных для обмена с другими информационными системами; 2) мобильность для инсталляции на ведущих платформах; 3) модульное построение, что обеспечивает масштабируемость — возможность эволюционного развития, адаптируемость, возможность внедрения на предприятиях по частям; 4) пользовательский интерфейс; 5) быстродействие, временные затраты на выполнение задач; 6) уровень защиты информации; 7) соответствие стандартам информационных технологий; 8) операционные среды и используемые СУБД, требования к аппаратным ресурсам; 9) перенос документов по мере их устаревания на более дешевые носители.

В крупных АСД предусматривается распределенное хранение с доступом в режимах: 1) off-line: пользователь формирует запрос в виде совокупности ключевых слов и направляет его средствами электронной почты (E-mail), СДО выдает список релевантных документов, пользователь выбирает из списка нужные документы и посылает вторичный более конкретный за­прос, получая по E-mail за­прошенные документы. 2) on-line: документ вызывается на экран компьютера и пользователь может непосредственно его про­сматривать и редактировать.

Современные корпоративные сист делопроизводства являются распределенными, имеющими архитектуру клиент-сервер. На серверной стороне находят применение серверы баз данных, полнотекстовых документов, электронной почты, приложений, SQL- и Web-серверы. На клиентской стороне могут выделяться раб. места пользователей, администратора и разработчиков баз данных, информ-поисковых систем, форм документов и т.п. В частности, применяются трехзвенные распределенные системы.

Дата добавления: 2015-10-31