В.2.1. Информационньїе модели управленческой документами

«Обт>ектом-оригиналом» является управленчес-

кий документ, обеспечивающий решение задач пла-нирования, управлення, учета и отчетности.

При разработке информационньїх моделей управленческой документации необходимо максимально использовать опьіт, накопленньїй в процессе создания унифицированньїх систем документации.

Самое полное представление об унифицированньїх формах документов, входящих в унифицирован-ньіе системи документации (УСД), можно получить из Общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД) [51] и связанной с ним систе-мой стандартов. В нем приведеньї наименования и кодовьіе обозначения унифицированньїх форм доку-348ментов, входящих в следующие группьі УСД:

— плановой;

— организационно-распорядительной;

— первичной учетной;

— расчетно-денежной; -—і финансовой;

— первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетних учреждений и организаций;

— отчетно-статистической;

•— по материально-техническому снабжению и, сбнту;

— торговле, внешней торговле и др.

Каждая из перечисленннх систем документации поддерживалась системой стандартов, определяющих состав входящих документов, давала перечень обяза-тельннх и дополнительннх реквизитов всех входящих в систему документов, описнвала «формуляр-образцн» зтих документов и другие требования к оформленню документов.

.,. Например, в соответствии с ГОСТом товаросопро-водительнне документи:

1. Разрешается внполнять внешнеторговне документи на английском, немецком, французском или испанском язиках;

2. ГОСТ задает нормированннй перевод реквизитов, входящих в зти документи;

3. Жестко оговаривает, что все реквизитн должнн
,' бить заполнени на одном язьіке.

■Несмотря на то, что системи УСД разрабатнвались для совсем иннх условий функционирования государ-ственного управлення, и многие форми уже не исполь-зуются, ее внимательннй анализ необходим и может принести существенную пользу при построении информационньїх моделей различннх управленческих документов.

Зто визвано следующими причинами:

— указанная совокупность стандартов содержит уни-кальное множество реквизитов, используемнх в управленческой практике по всем отраслям дея-тельности;

— даньї проверенньїе практикой форми (формулярн-образцн) документов, использовавшиеся в реали- _ _ зации различннх видов деятельности; 349

— позволяет избавиться от кустарного создания «пе-
щерньїх поделок», отражающих любительский уро-
вень понимания сути управленческих проблем и
их документирования;

— является'~уникальньім, систематизированньїм зн-
циклопедическим описанием полной системьі уп
равленческих документов всей государственной
системн СССР, со всеМИ'ее^:положительними и от-
рицательньїми проектними решенйями. Никакое
вьіборочное иселедование не даст возмоЖности со-
брать столь огромньїй исходньш материал для раз-
работчиков управленческой документации. Ибо в
ней зафиксированьї принципьі, взглядьі, отражен
опнт и уровень понимания проблем стандартиза-
ции огромньш числом организаций и разработчи-
ков. Повторення подобньїх проектов в ближайшем
будущем не предвидитея и не может бьіть осуще-
ствлено.

Обратим внимание лишь на один существенньш недостаток указанной системьі стандартов управленческих документов: проект не бьіл завершен свод-ньім перечнем (каталогом) всех реквизитов, с пол-ньім описанием каждого как зто бьіло еделано для злементов данньїх библиографического описання документов, с привязкой их к документам ОКУД и указанием связи между реквизитами. Другим существенньш недостатком бьіло то, что в явном виде не указьіваютея ограничения на длиньї злементов данньїх, ограничения на алфавит представлення данньїх; не зафиксированьї связи между документами и их характеристиками на всем множестве взаимо-связанньїх документов.

Необходимо обратить внимание и на то, что ереди документов большую часть составляют документн ан-кетной формьі, причем в состав отдельньїх полей анкет входят таблицьі.

Для большинства документов требуетея наличие отдельньїх полей (группьі полей), защищенньїх злект-ронной подписью. При зтом нужно учитьівать, что подпись должна бьіть множественной (еделанной раз-

„_сп ньіми людьми и в разное время), относящейся к раз-

350 личньїм группам данньїх.

Важнілм методическим пособием при раз-работке управленческой документации являєшся ОКТЗСП (Общесоюзннй классифи-катор технико-жономических показате-лей), представляющий собой перечень из более 4 тис, позиций-шаблонов с их кодами и наименованиями и методические ука-зания по внедрению Общесоюзного клас-сификатора технико-жономических и со-циальньїх показателей (РД 50-448-83).

Формализованное описание показателей в соответ-ствии с РД 50-448-83 осуществляетея на основе струк-турной (фасетной) формули Показателя, фиксирующей форму показателя, тип показателя, состав и последова-тельность классификационньїх признаков.

Позиция-шаблон включает:

1. Форму показателя (формальная характеристика).

2. Тип показателя (содержательная характеристика).

3. Признак или набор признаков «Хозяйственньїй об-ьект».

4. Признак функция управлення.

5. Признак «Временная характеристика».

6. Признак «Единицаизмерения».

Дата добавления: 2015-08-02