Описание пользовательских полей

Пользовательские (или, точнее, настраиваемые) поля (Customize fields) — это поля данных, атрибуты которых могут изменяться пользователем.

Применение пользовательских полей позволяет расширить возможности менеджера по обработке и визуальному представлению параметров проекта. Например, такое поле может применяться для вывода на экран специальных графических символов, позволяющих привлечь внимание менеджера или исполнителя к каким-либо показателям проекта. Другой пример — использование поля для расчета и отображения в таблице показателей, которые MS Project по умолчанию не вычисляет.

В MS Project предусмотрено около 400 пользовательских полей, примерно поровну для различных элементов проекта (работ, ресурсов и назначений).

Для них пригодна почти та же классификация, что и для других, «обычных» полей:

• поля работ и поля распределенных во времени параметров работ;
• поля ресурсов и поля распределенных во времени параметров ресурсов.

В зависимости от типа поля оно может быть добавлено в представление проекта либо как столбец таблицы, либо как элемент формы, либо как элемент диаграммы. Для добавления пользовательских полей используются стандартные средства. Например, чтобы вставить в таблицу столбец, соответствующий некоторому пользовательскому полю, можно воспользоваться командой Insert Column из контекстного меню таблицы.

Для каждого из пользовательских полей по умолчанию установлено имя, отражающее его предназначение и порядковый номер внутри группы однотипных полей. Например, поле Costl — это первое по порядку поле, ориентированное на хранение информации о затратах (или стоимости). В связи с этим необходимо подчеркнуть, что пользователь не имеет возможности изменять тип данных, для хранения которых предназначено поле. Применение поля «не по назначению» может привести к некорректному представлению и использованию внесенных в него данных.

В табл. 6.2 приведен перечень типов пользовательских полей.

Таблица 6.2 Перечень типов пользовательских полей

	Тип поля	Стандартные имена	Тип значения	Примечание
	Cost	Cost1... Cost10	Currency (денежные единицы)	Может использоваться для детализации сведений о затратах или, например, для представления затрат в альтернативной валюте
	Date	Date1... Date10	Date (календарная дата)	Может использоваться для представления особенно важных дат (например, для указания даты перехода на зимнее время)
	Finish	Finish1... Finish10	Date (календарная дата)	Может использоваться для представления альтернативных дат завершения работы (например, с учетом рисков)
	Start	Start1... Start10	Date (календарная дата)	То же

	Тип поля	Стандартные имена	Тип значения	Примечание
	Duration	Duration1... Duration10	Duration (интервал времени)	То же
	OutlineCode	OutlineCode 1... OutlineCode 10	Enumerated (перечисление)	Может использоваться для построения иерархии работ или ресурсов по некоторому дополнительному признаку
	Number	Number1... Number20	Percent (проценты) или Number (число)	Может использоваться для введения в расписание проекта дополнительных количественных показателей (например, для указания вероятности или приоритета риска)
	Text	Text1... Tex30	Text (текст)	Может использоваться для дополнительного комментария относительно конкретного параметра работы или ресурса
	Flag	Flag1... Flag20	Yes/No (Да/Нет)	Может использоваться для представления в проекте различных признаков или булевых величин, принимающих одно из двух значений

К числу доступных для изменения (или настройки) атрибутов пользовательских полей относятся:

• имя поля;
• способ ввода или установки значений;
• возможность формирования обобщенной информации по группе однотипных полей;
• способ визуального представления значения поля.

Установка всех перечисленных атрибутов выполняется с помощью специального диалогового окна Customize Fields (Настройка поля). Его можно вызвать на экран несколькими способами. Наиболее общий состоит в том, чтобы в меню Tools открыть каскадное меню Customize и в нем выбрать пункт Fields..

Диалоговое окно Customize Fields содержит следующие основные элементы управления (рис. 6.15):

• переключатели Task и Resource, с помощью которых производится переход к требуемой категории полей данных;
• раскрывающийся список Туре, обеспечивающий выбор типа поля;
• список пользовательских полей данного типа;
• кнопка Rename, используемая для переименования поля;
• кнопка Define Outline Code..., используемая при описании кода иерархии;
• группа элементов Custom attributes, предназначенная для описания способа установки значений;
• группа элементов Calculation for task and group summary rows, предназначенная для управления способом расчета обобщенных значений
• группаэлементов Values to display (Представление значений), предназначенная для выбора формы визуального представления значений поля.

Рис. 6.15. Диалоговое окно Customize Fields

Переименование поля

Основная цель изменения имени — сделать его более информативным. Чтобы переименовать поле, необходимо:

1. Выбрать поле в списке и щелкнуть на кнопке Rename.
2. В открывшемся диалоговом окне (рис. 6.16) ввести новое имя и щелкнуть на кнопке ОК.

Рис. 6.16. Диалоговое окно для переименования поля данных

После этого новое имя будет выведено в списке полей, но с указанием исходного, «стандартного» имени (рис. 6.17). Такая форма списка облегчает контроль за использованием настраиваемых полей данных.

Рис. 6.17. Представление нового имени в списке полей

Описание способа установки значений

В MS Project предусмотрено четыре способа установки значений полей данных (независимо от того, является поле «обычным» или пользовательским):

• путем непосредственного редактирования содержимого ячейки (например, ввод значения с клавиатуры или вставка через буфер обмена);
• посредством выбора из раскрывающегося списка;
• посредством редактирования пункта списка;
• посредством вычисления на основе заданного соотношения (формулы).

Выбор способа установки значений пользовательского поля выполняется, как было сказано выше, с помощью группы элементов Custom attributes.

Чтобы обеспечить возможность непосредственного редактирования значения, достаточно установить переключатель None (этот вариант используется по умолчанию).

Чтобы обеспечить возможность выбора значения из списка, необходимо:

1. Установить переключатель, расположенный слева от кнопки Value List... (Список значений) и щелкнуть на этой кнопке; на экране появится предупреждение, что если введенные ранее значения не совпадут с пунктами списка, то они будут утеряны; для продолжения работы следует щелкнуть на кнопке ОК и после закрытия окна с предупреждением — еще раз на кнопке Value List...
2. В открывшемся диалоговом окне (рис. 6.18) выполнить следующие действия:

2.1. В столбце Value ввести значения элементов списка, а в столбце Description — комментарий к значению (это не обязательно); комментарий выводится на экран лишь при выборе значения из списка (как показано на рис. 6.19), но не отображается в ячейке, когда значение установлено;

Замечание

В качестве одного из возможных значений рекомендуется указать 0, чтобы обеспечить корректную работу MS Project при выполнении некоторых действий.

2.2. После завершения ввода всех возможных значений поля выбрать то из них, которое будет использовано по умолчанию, установить флажок Use a value from the list as the default entry for the field (Использовать значение по умолчанию) и щелкнуть на кнопке Set Default (Установить по умолчанию); выбранное значение будет выделено в списке красным цветом.

2.3. С помощью элементов управления из группы Data entry options указать, разрешается ли редактирование элементов списка (подробнее об этом будет рассказано ниже).

2.4. С помощью трех переключателей из группы Display order for dropdown list (Порядок расположения пунктов списка) выбрать способ упорядочивания значений в списке:

· By row number — по номеру строки;

· Sort ascending — по возрастанию;

· Sort descending — по убыванию.

2.5. Щелкнуть на кнопке ОК.

Рис. 6.18. Диалоговое окно Value List

Рис. 6.19. Пример ввода значений с помощью списка

Если предполагается разрешить пользователям (исполнителям проекта) вводить в поле значения, отсутствующие в списке, то дополнительно следует в диалоговом окне Value List выполнить следующее:

1. В группе элементов управления Data entry options (рис. 6.20) установить переключатель Allow additional items to be entered into the field (Разрешить ввод дополнительных пунктов).
2. Если введенное пользователем значение следует добавлять в список, то необходимо установить флажок Append new entries to the value list (Добавить введенное значение в список).
3. Если новое значение будет добавляться в список, то с помощью флажка Prompt before adding new entries (Запрашивать перед добавлением значения) можно указать, требуется ли запрашивать у пользователя подтверждение на редактирование списка, либо выполнять его автоматически.

Рис. 6.20. Группа элементов управления Data entry options

Замечание

С помощью кнопки Import Value List (Импортировать список значений) можно скопировать значения поля данных соответствующего типа из глобального шаблона или из одного из открытых проектов.

1. Если значения поля должны вычисляться, то необходимо выполнить следующие действия: 1. В группе элементов Custom attributes (рис. 6.21) щелкнуть переключатель, расположенный слева от кнопки Formula... (Формула); на экране появится предупреждение, что введенные ранее значения будут утеряны; для продолжения работы следует щелкнуть на кнопке ОК и после закрытия окна с предупреждением — на кнопке Formula...

Рис. 6.21. Переключатель Formula указывает, что значения поля должны вычисляться

1. В открывшемся диалоговом окне Formula for... (рис. 6.22) ввести расчетное соотношение (или логическое выражение), на основании которого должны вычисляться значения поля.

Рис. 6.22. Диалоговое окно для ввода и редактирования формулы

Ввод или редактирование формулы в диалоговом окне Formula for... выполняется следующим образом.

В поле редактирования необходимо ввести операнды, разделенные знаками операций. В качестве операндов могут использоваться либо константы (числа, последовательности символов, булевы величины), либо значения полей. Константы вводятся непосредственно с клавиатуры (либо копируются через буфер обмена), а наименования полей можно вставлять с помощью кнопки Field, расположенной ниже поля редактирования (см. рис. 6.22). Это так называемая кнопка меню, щелчок на которой открывает каскадное меню, содержащее перечень всех полей, используемых в активном проекте. Выбор пункта в этом меню приводит к тому, что название соответствующего поля данных помещается в окно формулы. Например, на рис. 6.22 приведено расчетное соотношение для пересчета сумм затрат из рублей в доллары. В качестве первого операнда используется значение поля Cost, а в качестве второго — константа 29,5 (гипотетический курс доллара).

Чтобы добавить в формулу необходимый знак операции, достаточно щелкнуть на соответствующей кнопке, расположенной непосредственно под окном формулы.

Если в формуле требуется использовать функции, то можно воспользоваться кнопкой Function, которая, как и Field, является кнопкой меню. Для вставки в формулу требуемой формулы достаточно выбрать ее в меню. Следует иметь в виду, что функция помещается в формулу с формальным параметром, который требуется заменить конкретным аргументом (константой или наименованием поля).

Управление способом расчета обобщенных значений

Рассмотренные выше варианты установки значений поля предназначены для «простых» элементов проекта — дочерних работ и отдельных ресурсов. Как получить на их основе интегрированное значение для составной работы, группы работ или группы ресурсов?

Например, если вычислить стоимость дочерних работ в долларах, то как получить суммарную стоимость всего проекта в этой валюте? Менеджеру понятно, что следует просто сложить стоимости работ, но мужики-то... то есть MS Project то этого не знает.

Выбор способа расчета обобщенных значений выполняется с помощью группы элементов Calculation for task and group summary rows (рис. 6.23).

Рис. 6.23. Группа элементов Calculation for task and group summary rows

Чтобы выбрать способ расчета обобщенных значений, необходимо: Установить переключатель Rollup (Свертка), если требуется использовать один из предопределенных методов расчета, либо щелкнуть на переключателе Formula, если обобщенное значение будет вычисляться по индивидуальной формуле; второй вариант возможен только в том случае, если «простые» значения также вычисляются с помощью формулы.

Если установлен переключатель Rollup, то в связанном с ним раскрывающемся списке выбрать один из предопределенных методов расчета:

• Average (Среднее) — обобщенное значение вычисляется как среднее по всем значениям данного поля, указанным для подчиненных «простых» элементов; этот вариант применим только к полям типа Cost, Duration и Number;
• Average First Sublevel (Среднее для первого подуровня) — обобщенное значение вычисляется как среднее по всем значениям данного поля, указанным для «простых» элементов, а также для суммарных (или сгруппированных) работ следующего уровня иерархии; этот вариант применим только к полям типа Cost, Duration и Number;
• Maximum (Наибольшее) — обобщенное значение определяется как наибольшее по всем значениям данного поля, указанным для всех подчиненных элементов; этот вариант применим к полям типа Cost, Duration, Date, Finish и Number,
• Minimum (Наименьшее) — обобщенное значение определяется как наименьшее по всем значениям данного поля, указанным для всех подчиненных элементов; этот вариант применим к полям типа Cost, Duration, Date, Finish и Number,
• Sum (Сумма) — обобщенное значение вычисляется как сумма всех значений данного поля, указанных для подчиненных «простых» элементов; этот вариант применим только к полям типа Cost, Duration и Number,
• Count Nonsummaries (Подсчет неитоговых значений) — обобщенное значение вычисляется как сумма всех значений данного поля, указанных для подчиненных «простых» элементов; этот вариант применим только к полям типа Number;
• Count First Sublevel (Подсчет для первого подуровня) — обобщенное значение вычисляется как среднее по всем значениям данного поля, указанным для «простых» элементов, а также для суммарных (или сгруппированных) работ следующего уровня иерархии; этот вариант применим только к полям типа Number;
• Count All (Подсчитать все) — обобщенное значение вычисляется как сумма всех значений данного поля, указанных для всех подчиненных элементов; этот вариант применим только к полям типа Number,
• AND (Логическое И) — обобщенное значение определяется как результат логического умножения всех значений данного поля, указанных для всех подчиненных элементов; этот вариант применим только к полям типа Flag; при этом значение <Yes> интерпретируется как «Истина», а значение <No> — как «Ложь»; соответственно итоговое значение <Yes> может быть получено только в том случае, если среди подчиненных полей нет ни одного со значением <No>;
• OR (Логическое ИЛИ) - обобщенное значение определяется как результат логического сложения всех значений данного поля, указанных для всех подчиненных элементов; этот вариант применим только к полям типа Flag; итоговое значение <Yes> может быть получено в том случае, если среди подчиненных полей имеется хотя бы одно со значением <Yes>.

Выбор формы визуального представления значений

Выбор формы визуального представления значений поля выполняется с помощью группы элементов Values to display. Возможны два альтернативных варианта, каждому из которых соответствует свой переключатель:

• Data (Данные) — значения поля представляются в символьной (буквенно-цифровой) форме;
• Graphical Indicators (Графические индикаторы) — значения поля при выводе на экран заменяются графическими значками.

Право выбора графических индикаторов предоставлено пользователю. Чтобы сопоставить значениям поля графические индикаторы, необходимо:

1. Щелкнуть на кнопке Graphical Indicators...
2. В открывшемся диалоговом окне Graphical Indicators for... выполнить требуемые настройки.

Чтобы сопоставить графические индикаторы значениям поля несоставной работы или отдельного ресурса, в диалоговом окне Graphical Indicators for... (рис. 6.24) требуется выполнить следующие действия:

1. Убедиться, что установлен переключатель Nonsummary rows (Необобщенные значения).
2. В расположенной ниже таблице щелкнуть мышью в первой свободной ячейке столбца Tesfrfor... (Проверка для...) и выбрать в раскрывающемся списке подходящее правило проверки значения поля; таких правил более десятка (как любят говорить американцы, дюжина):
• equals (равно) — значение поля точно соответствует величине, указанной в соседней ячейке столбца Value(s);
• does not equal (не равно) — значение поля отличается от величины, указанной в соседней ячейке столбца Value(s);
• is greater than (больше) — значение поля строго больше величины, указанной в соседней ячейке столбца Value(s);
• is greater than or equal to (больше или равно) — значение поля больше или равно величине, указанной в соседней ячейке столбца Value(s);
• is less than (меньше) — значение поля строго меньше величины, указанной в соседней ячейке столбца Value(s);
• is less than or equal to (меньше или равно) — значение поля меньше или равно величине, указанной в соседней ячейке столбца Value(s);
• is within (лежит в интервале) — значение поля лежит в интервале, указанном в соседней ячейке столбца Value(s); для описания интервала следует ввести его границы через запятую;
• is not within (не лежит в интервале) — значение поля не принадлежит интервалу, указанному в соседней ячейке столбца Value(s);
• contains (содержит) — значение поля содержит величину или символ, указанный в соседней ячейке столбца Value(s); это правило целесообразно применять к множественному значению (списку), например, к списку назначенных ресурсов;

Рис. 6.24. Диалоговое окно Graphical Indicators for...

• does not contain (не содержит) — значение поля не содержит величину или символ, указанный в соседней ячейке столбца Value(s); это правило также целесообразно применять к множественному значению;
• contains exactly (полностью содержит) — значение поля, представляющее собой список, совпадает со списком, указанным в соседней ячейке столбца Value(s);
• is any value (любое значение); при выборе этого правила MS Project устанавливает в соседней ячейке столбца Value(s) признак <Аll>, то есть в данном случае выбранный графический индикатор будет сопоставлен всем значениям поля;

1. Щелкнуть мышью в соседней ячейке столбца Value(s) и ввести в нее тестовое значение; если значение настраиваемого поля требуется сравнивать со значением какого-либо другого поля данных проекта, то его можно выбрать с помощью раскрывающегося списка, связанного с ячейкой столбца Value(s); при этом сравниваемые поля должны быть однотипными (то есть, например, стоимость нельзя сравнивать с длительностью).
2. Щелкнуть мышью в соседней ячейке столбца, и с помощью связанного с ячейкой раскрывающегося списка выбрать подходящий графический индикатор (значок), который должен отображаться в ячейке поля данных, если проверяемое условие окажется истинным; в распоряжении пользователя имеется 65 индикаторов, порядковый номер выбранного индикатора отображается в строке редактирования, расположенной над таблицей; вместо выбора индикатора в списке можно просто ввести его порядковый номер.
3. Если требуется обеспечить возможность просмотра числовых значений поля с помощью всплывающей подсказки, установить флажок Show data values in ToolTips (Показывать значения во всплывающем окне).
4. Щелкнуть на кнопке ОК.

MS Project обрабатывает информацию, введенную в таблице индикаторов, следующим образом. Для каждого значения поля проверяются последовательно все правила, указанные в таблице, начиная с первого. Как только условие сравнения оказывается истинным, проверка прекращается, и значение поля заменяется индикатором. Если для какого-либо значения не выполняется ни одно из условий, соответствующая ячейка остается пустой (рис. 6.25).

Рис. 6.25. Вывод графического индикатора и всплывающей подсказки в пользовательском поле данных

Таким образом, можно считать, что графические индикаторы упорядочены в таблице индикаторов в порядке убывания приоритета.

По умолчанию установленные в таблице правила замены значений поля графическими индикаторами распространяются на составные работы (или группы), а также на проект в целом. Чтобы установить для указанных категорий собственные правила, необходимо:

1. Установить переключатель Summary rows (Обобщенные значения) — для составных работ (или групп), либо переключатель Project summary (Обобщенные значения по проекту) — для проекта в целом.
2. Снять флажок Summary rows inherit criteria from nonsummary rows (Строки с обобщенными значениями наследуют правила для не простых строк) — для составных работ, либо флажок Project summary inherit criteria from summary rows (Обобщенные значения по проекту наследуют правила для строк с обобщенными значениями) — для проекта в целом.
3. Внести требуемые изменения в таблицу индикаторов.
4. Щелкнуть на кнопке ОК.

Любое из пользовательских полей является «многоразовым»: если его не требуется больше использовать в прежнем качестве, все установки могут быть удалены (само поле останется). Для очистки атрибутов пользовательского поля необходимо:

Дата добавления: 2015-11-14