Подготовка отчетов к печати

Работа с бумажными копиями электронных документов в некоторых случаях оказывается более удобной, а иногда и просто необходимой. В MS Project предусмотрено два варианта создания печатных форм:

• на основе любого из экранных представлений проекта (например, на основе окна Gantt Chart или на основе таблицы ресурсов Resource Sheet);
• на основе отчетов.

При использовании первого варианта MS Project, хотя и переносит в печатную форму практически все элементы окна, тем не менее не создает точную копию экрана. В частности, он выравнивает размещение столбцов электронных таблиц, оптимизирует (на его взгляд) масштаб временной диаграммы и, кроме того, дополняет печатную форму легендой. Например, на рис. 6.26 приведено исходное экранное представление окна Gantt Chart и сформированное MS Project на его основе печатное представление (оно показано в уменьшенном масштабе).

Чтобы распечатать любое представление проекта, достаточно переключиться в соответствующее окно и щелкнуть на кнопке Print (Печать) панели инструментов основного окна MS Project. Чтобы предварительно оценить созданную MS Project печатную форму, следует щелкнуть на кнопке Print Preview (Предварительный просмотр). Если есть необходимость скорректировать печатное представление, то требуется открыть диалоговое окно Page Setup (Параметры страницы).и выполнить настройки. Именно описанию этого окна и работе с ним посвящена основная часть данного раздела. Но пока вернемся ко второму варианту создания печатных представлений — на основе отчетов.

Рис. 6.26. Экранное представление окна Gantt Chart и его печатная форма

В предыдущих главах некоторые категории отчетов уже были представлены читателю, однако во всех случаях речь шла прежде всего о содержании отчетов, а не о параметрах их форматирования. Чтобы вывести отчет на печать, необходимо:

1. В меню View основного окна MS Project выбрать команду Reports... и в открывшемся диалоговом окне выбрать требуемую категорию отчетов (например, дважды щелкнув на ней кнопкой мыши).
2. В окне отчетов выбрать конкретный отчет и щелкнуть на кнопке Select (либо дважды щелкнуть на изображении отчета); при этом будет открыто окно предварительного просмотра.
3. В окне предварительного просмотра щелкнуть на кнопке Print..., чтобы установить параметры принтера, либо на кнопке Page Setup..., чтобы скорректировать внешнее представление печатного документа; в первом случае будет открыто диалоговое окно Print, во втором — диалоговое окно Page Setup.
4. Внести необходимые изменения в открытом диалоговом окне и щелкнуть на кнопке ОК (в окне Print) или на кнопке Print (в окне Page Setup).

Диалоговое окно Page Setup содержит 6 вкладок (рис. 6.27):

• Page (Страница) — установка параметров страницы;
• Margins (Отступы) — установка размеров полей;
• Header (Заголовок) — установка параметров заголовка;
• Footer (Нижний колонтитул) — установка параметров нижнего колонтитула;
• Legend (Легенда) — установка параметров легенды;
• View (Вид)—установка параметров вывода электронных таблиц MS Project; при выводе отчетов эта вкладка не используется.

Рис. 6.27. Диалоговое окно Page Setup

Из всех перечисленных вкладок мы рассмотрим только одну - Header. Объясняется это следующими причинами. Во-первых, формат этой вкладки является весьма специфическим и может вызвать наибольшие трудности в работе пользователей. Во-вторых, формат этой вкладки аналогичен формату вкладок Footer и Legend. Соответственно, уяснив технологию установки параметров заголовка, читатель наверняка сможет самостоятельно разобраться с двумя другими.

Итак, на вкладке Header имеются следующие основные элементы управления (рис. 6.28):

• поле предварительного просмотра Preview;
• поле редактирования Alignment (Выравнивание), которое имеет двойное назначение: позволяет редактировать содержимое заголовка и выбирать его размещение на странице;
• линейка кнопок, которую можно рассматривать как своеобразную панель инструментов: эти кнопки обеспечивают добавление в заголовок дополнительных полей; полный перечень таких полей содержится в списке General;
• раскрывающийся список General (Общая информация), содержащий перечень полей, которые могут быть добавлены в заголовок печатного документа (например, текущее время, имя автора проекта и т. д.); чтобы добавить поле в заголовок, следует выбрать его в списке и щелкнуть на расположенной рядом кнопке Add (Добавить);
• раскрывающийся список Project (Проект), также содержащий перечень полей, которые могут быть добавлены в заголовок, но эти поля отражают более детализированную информацию о проекте (например, процент выполнения, сумму фактических затрат и т. д.); чтобы добавить поле в заголовок, следует выбрать его в списке и щелкнуть на расположенной рядом кнопке Add.

Рис. 6.28. Вкладка Header

Все основные действия по настройке печати заголовка выполняются в поле редактирования Alignment. Информация, подлежащая выводу на печать, представляется в следующем виде: <&[Выводимые данные]>, где знак амперсанта «&» означает ссылку на переменную, в которой хранятся данные (имя переменной записывается в квадратных скобках). При этом в поле предварительного просмотра отображается содержимое этих ячеек. Например, если в поле редактирования записана конструкция <&[Project Name]>, которая обеспечивает вывод на печать имени проекта, то в поле предварительного просмотра будет выведено собственно имя проекта.

С информацией в поле редактирования можно работать как в обычном текстовом редакторе: разрешается удалять, копировать текст или вводить его с клавиатуры. Любая последовательность символов, отличная от конструкции <&[Имя переменной]> воспринимается MS Project как информация, подлежащая выводу на печать. Например, если в поле редактирования ввести строку «Автор проекта», то она будет отображена в поле просмотра в таком же виде (рис. 6.29).

Рис. 6.29. Пример настройки печатной формы

Если заголовок отчета, наименование проекта, названия работ или какая-либо другая информация, подлежащая выводу на печать, были введены в расписание проекта на русском языке (с использованием кириллицы), то в окне просмотра содержимое соответствующих переменных может отображаться как последовательность знаков вопроса (рис. 6.30, слева). Тем не менее, при реальном выводе документа на печать вся текстовая информация отображается корректно. Если все же хочется убедиться в этом «воочию» еще до печати, необходимо:

1. Выделить в поле редактирования соответствующую управляющую конструкцию (рис. 6.30, справа).
2. Щелкнуть на кнопке Format Text Font (Формат шрифта текста).
3. В открывшемся диалоговом окне настройки параметров шрифта явно указать набор символов «кириллица» либо (как это ни странно) изменить любой другой параметр шрифта (например, размер или стиль) и щелкнуть на кнопке ОК.

Рис. 6.30. Настройка печатной формы, содержащей кириллицу

Дата добавления: 2015-11-14