Читайте также:
|
MS Project не предназначен для того, чтобы решать с его помощью любые задачи, предполагающие использование компьютера. Например, он не позволяет создавать графические файлы или выполнять статистическую обработку данных. Тем не менее, он в полной мере поддерживает обмен данными с другими приложениями. Это позволяет расширить как изобразительные возможности MS Project, так и диапазон доступных пользователю средств обработки данных. В MS Project реализованы два механизма обмена данными:
В этом разделе описаны имеющиеся в MS Project средства импорта/экспорта данных.
Перечень форматов файлов, «знакомых» MS Project, был приведен в табл. 2.1.
При этом некоторые из них знакомы MS Project настолько хорошо, что он способен принимать чужие и отправлять свои данные не только на уровне целых файлов, но и на уровне отдельных полей данных. Поэтому при выполнении многих операций импорта и экспорта требуется указать взаимное соответствие между полями файла-источника и файла-приемника (целевого файла). Описание взаимного соответствия полей данных выполняется с помощью так называемой схемы импорта/экспорта (Import/Export Map). В MS Project предусмотрено несколько предопределенных схем импорта/экспорта, однако при необходимости пользователь может создать собственную схему или модифицировать одну из имеющихся. В табл. 6.1 приведена краткая характеристика стандартных схем импорта/экспорта.
Таблица 6.1 Стандартные схемы импорта/экспорта данных
| Наименование схемы | Состав полей данных | Примечание | ||
| 'Who Does What" Report (отчет «Кто что делает») | поля данных ресурсов: Name, Start, Finish, Work | По умолчанию в отчет включаются в текстовой форме указанные сведения о всех ресурсах проекта | ||
| Compare To Baseline (Сравнение с базовым планом) | Практически все поля данных работ, присутствующие в форматах таблицы работ Entry, Baseline и Variance | По умолчанию включаются в текстовой форме указанные сведения о всех работах проекта; для главного проекта конвертируются только суммарные данные по подпроектам | ||
| Cost Data by Task (Данные о стоимости работ) | Все поля данных, присутствующие в формате Cost таблицы работ | То же | ||
| Default Task Information (Стандартная информация о работах) | Все поля данных, присутствующие в основном формате (Entry) таблицы работ | То же | ||
| Earned Value Information (Информация по анализу затрат) | Все поля данных, присутствующие в формате Earned Value таблицы работ | То же | ||
| Export to HTML Using Standard Template (Экспорт в HTML-формат по стандартному шаблону) | Все поля данных, присутствующие в основных форматах (Entry) трех таблиц: работ, ресурсов и назначений | Форма представления результата экспорта зависит от выбранного формата целевого файла; пример использования данного формата для MS Excel рассмотрен в подразделе «Экспорт данных» | ||
| Наименование схемы | Состав полей данных | Примечание | ||
| Resource Export Table Map (Схема экспорта таблицы ресурсов) | Практически все поля данных ресурсов, присутствующие в форматах таблицы ресурсов Entry и Work | По умолчанию включаются в текстовой форме указанные сведения о всех ресурсах проекта | ||
| Task Export Table Map (Схема экспорта таблицы работ) | Практически все поля данных, присутствующие в форматах таблицы работ, представленных в каскадном меню Table | |||
| Task and Resource Pivot Table (Сводная таблица работ и ресурсов) | Поля данных таблицы назначений: Resource Name, Resource Group, Task Name, Start, Finish, Work, Cost | Используется для экспорта данных в сводную таблицу MS Excel | ||
| Task List with Embedded Assignment Rows (Список работ со строками назначений) | Все поля данных, присутствующие в формате Usage таблицы назначений | |||
| Top Level Tasks List (Список работ верхнего уровня) | Все поля данных, присутствующие в основном формате (Entry) таблицы работ | Конвертируются только суммарные данные по работам высшего уровня и подпроектам | ||
Замечание
Все перечисленные выше стандартные схемы импорта/экспорта входят в состав глобального шаблона и потому доступны по умолчанию в любом новом файле проекта, созданном на основе этого шаблона. Перечень доступных схем импорта/ экспорта можно увидеть, открыв диалоговое окно утилиты Organizer и переключившись на вкладку Maps.
Экспорт данных
Практически для всех внешних форматов файлов процедура экспорта данных из MS Project выполняется аналогично. Поэтому мы ограничимся тем, что рассмотрим эту процедуру на примере экспорта данных в рабочую книгу MS Excel (то есть в файл с расширением xls). Для определенности предположим, что требуется конвертировать данные из проекта Project2, относящиеся к критическим работам. Для экспорта воспользуемся модифицированным вариантом стандартной схемы Export to HTML Using Standard Template.
Чтобы решить поставленную задачу, необходимо:
5.1. В текстовом поле Import/Export map name ввести новое название схемы (например, просто Export to HTML).
5.2. На вкладке Options (Параметры) убедиться, что установлены флажки Tasks, Resources и Assignment (это обеспечит экспорт всех типов данных — по работам, ресурсам и назначениям); кроме того, целесообразно оставить установленным флажок Export header row (Экспорт заголовков строк).
5.3. На вкладке Tasks Mapping (Отображение работ) (рис. 6.6):
5.4. На вкладке Resource Mapping (Отображение ресурсов) (рис. 6.7, вверху) в текстовом поле Destination Worksheet name отредактировать (при необходимости) название листа рабочей книги MS Excel, в который будут экспортированы данные о ресурсах (например, назовем его «Ресурсы»).
5.5. На вкладке Assignment Mapping (Отображение назначения) (рис. 6.7, внизу) в текстовом поле Destination Worksheet name отредактировать (при необходимости) название листа рабочей книги MS Excel, в который будут экспортированы данные о назначениях (например, назовем его «Назначения»).
5.6. Щелкнуть на кнопке ОК, которая расположена в нижней части диалогового окна Define Import/Export Map и является общей для всех вкладок.
В диалоговом окне Export Mapping щелкнуть на кнопке Save.
Рис. 6.4. Диалоговое окно Export Mapping
В результате выполнения описанной процедуры в выбранной папке будет создан файл с именем файла проекта (по умолчанию) и расширением xls. Для работы с этим файлом требуется открыть приложение MS Excel. Для рассматриваемого примера результат выполнения операции экспорта приведен на рис. 6.8.
Замечание
Обратите внимание на следующее обстоятельство. Хотя при установке параметров экспорта в диалоговом окне Define Import/Export Map для всех полей данных проекта установлен тип Text (Текстовый), в результате экспорта данных проекта в рабочую книгу MS Excel для большинства из них по возможности сохраняется исходный формат. Например, для данных в столбце %Complete устанавливается формат Процентный, а для данных в столбцах Start и Finish — формат Дата.
Рис. 6.5. Диалоговое окно Define Import/Export Map, вкладка Options
Рис. 6.6. Диалоговое окно Define Import/Export Map, вкладка Tasks Mapping
Рис. 6.7. Диалоговое окно Define Import/Export Map, вкладки Resource Mapping и Assignment Mapping
Рис. 6.8. Результат выполнения операции экспорта
Импорт внешних данных в MS Project
Процедура импорта данных в MS Project несколько сложнее процедуры экспорта (как, впрочем, и в любом другом приложении). Объясняется это тем, что для выполнения операции импорта требуется лучше представлять себе исходный внешний формат данных и особенности его преобразования во внутренний формат MS Project.
В общем случае процедура импорта предполагает выполнение трех основных шагов:
Задача по преобразованию внешних данных в формат MS Project упрощается, если эти данные ранее были получены посредством экспорта из MS Project. В других случаях может потребоваться создание специальной схемы импорта.
Замечание
По умолчанию в MS Project импортируется все содержимое внешнего файла. Если требуется перенести в проект только некоторую часть этого файла, следует предварительно создать новый внешний файл с соответствующим содержимым. Например, если требуется импортировать из рабочей книги MS Excel только некоторые столбцы, то следует создать новый файл и скопировать в него только импортируемые столбцы.
Поскольку для всех внешних форматов файлов процедура импорта данных в MS Project выполняется по аналогичному сценарию, мы ограничимся тем, что рассмотрим эту процедуру на примере импорта данных из рабочей книги MS Excel. Для определенности предположим, что требуется импортировать лист «Назначения рабочей книги», сформированной на основе данных проекта Project2. Помимо исходных столбцов, в этот лист был добавлен столбец Act. Cost, содержащий данные о фактической стоимости работ, полученные с помощью алгоритмов оптимизации, имеющихся в MS Excel.
Чтобы решить поставленную задачу, необходимо:
5.1. В текстовом поле Import/Export map name ввести новое название схемы (например, Excel Map).
5.2. На вкладке Options снять флажок Tasks и установить флажок Assignment (это обеспечит возможность импорта данных по назначениям); при этом станет доступна вкладка Assignment Mapping.
5.3. На вкладке Assignment Mapping (рис. 6.11):
Рис. 6.9. Диалоговое окно для выбора схемы импорта
5.4. Щелкнуть на кнопке ОК, которая расположена в нижней части диалогового окна Define Import/Export Map и является общей для всех вкладок. 6. В диалоговом окне Export Mapping щелкнуть на кнопке Open.
Рис. 6.10. Диалоговое окно установки параметров схемы импорта
Рис. 6.11. Вкладка Assignment Mapping
Рис. 6.12. Выбор не связанного столбца данных
Результат выполнения процедуры импорта существенно зависит от двух факторов:
Чтобы пояснить различие в использовании методов Append to end of current project и Merge (by key) into current project, требуется совершить небольшой экскурс в теорию баз данных.
В файле базы данных информация хранится в виде последовательности записей. В общем случае запись — это набор данных (атрибутов) некоторого объекта. Например, записью является набор данных о работе проекта или набор данных о ресурсе. Каждому атрибуту соответствует отдельное поле записи. Например, длительность работы хранится в одном поле, а дата начала — в другом. Одно из полей записи является ключевым. Это означает, что поиск данных об объекте начинается с поиска поля, объявленного ключевым. Для каждого типа записи может быть указано либо только одно ключевое поле, либо несколько. Во втором случае должен быть указан основной ключ (Primary Key). Например, основным ключом записей, относящихся к ресурсам, является идентификационный номер ресурса (поле ID).
К сказанному остается только добавить, что при отображении информации о проекте в виде таблицы каждая строка таблицы соответствует одной записи. То есть каждая строка в таблице работ — это запись, содержащая атрибуты конкретной работы, каждая строка в таблице ресурсов — это запись, содержащая атрибуты конкретного ресурса, каждая строка в таблице назначений — это запись, содержащая атрибуты конкретного назначения.
Теперь вернемся к методам включения в проект импортированных данных.
Если выбран метод Append to end of current project, то данные об элементе проекта (работе, ресурсе или назначении) добавляются в конец соответствующей таблицы, то есть в первую свободную строку таблицы. При этом MS Project игнорирует ключевые поля и считает импортированные записи новыми, никак не связанными с имеющимися. Если импортируемые данные относятся к существующим элементам проекта, то применение этого метода приводит к дублированию существующих элементов. Такая ситуация показана на рис. 6.13.
Рис. 6.13. Результат некорректного применения метода Append to end of current project
Если выбран метод Merge (by key) into current project, импорт данных выполняется с учетом ключевого поля. В этом случае MS Project, прежде чем поместить в таблицу новые записи, сравнивает их ключевые поля с ключевыми полями существующих записей и в случае совпадения ключа обновляет значения полей существующей записи. При использовании метода импорта по ключу требуется указать поле, которое будет играть роль основного ключа. Для этого необходимо:
В результате MS Project добавит к наименованиям ключевых (импортируемого и целевого) полей префикс MERGE KEY (см. рис. 6.14).
Рис. 6.14. Назначение одного из полей ключевым
Дата добавления: 2015-11-14; просмотров: 77 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Настройка шаблонов | | | Описание пользовательских полей |