Формирование и хранение личных дел

Личное дело – это систематизированный комплекс документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Документы на штатных сотрудников организации формируются в личные дела после издания приказа о приеме на работу. Располагают их в определенной последовательности:

– внутренняя опись документов, содержащихся в деле;

– листок по учету кадров;

– анкета;

– автобиография;

– копии дипломов об образовании, присуждении ученых званий, степеней;

– характеристики;

– резюме;

– заявление о приеме на работу;

– контракт;

– копия приказа о приеме на работу;

– список научных трудов и изобретений;

– выписки из решений конкурсной аттестационной комиссии, ученого совета.

Это личное дело в дальнейшем будет дополняться другими документами, касающимися прохождения службы работником в данной организации или подтверждающими изменения в анкетных и биографических данных работника:

– аттестационный лист;

– характеристики;

– копия свидетельства о браке и др.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке и нумеруются. Все они заносятся во внутреннюю опись (наименование документов с указанием их порядковых номеров, дат и заголовков).

При увольнении сотрудника его личное дело оформляется в соответствии с требованиями архивных учреждений и сдается в архив. При этом к внутренней описи личного дела составляется итоговая запись, в которой фиксируется количество включенных в дело документов в количество листов внутренней описи. Опись подписывается составителем.

При ликвидации организации личные дела работников передаются на государственное хранение в архив.

Дата добавления: 2015-07-12