Державною мовою в Україні є українська мова. 3 страница

Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.

№44. Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа ("про...").

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

№45. Автобіографія — це документ, у якому особа, що скла­дає його, подає опис свого життя та діяльності в хро­нологічній послідовності. Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:

- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);

- автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).

Автобіографія складається з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2.Текст.

3. Дата.

4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала ав­тобіографію.

Основними складовими частинами тексту автобіографії є:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2.Число, місяць, рік і місце народження.

3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).

4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).

5. Відомості про громадську роботу, досягнення, за­охочення, захоплення.

6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).

7. Склад родини і стан сім’ї.

8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

Характеристика— це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (учня). Характеристика дається, як правило, з останнього місця роботи або навчання. Готує її керівник структурного підрозділу(у школі — класний керівник). Підписується керівником установи або ж керівником установи й керів­ником структурного підрозділу та засвідчується гербовою чи круглою (що прирівнюється до гербової) печаткою. Характеристика подається при вступі до навчальних закладів,висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу тощо. Залежно від призначення може бути виробничою, атестаційною, рекомендаційною, нейтральною.

Характеристика складається, як правило, з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи (повністю), на яку складається характеристика, у родовому відмінку.

3. Посада, науковий ступінь, учене звання (якщо є), місце роботи, навчання.

4. Рік народження (за необхідності — національність, домашня адреса, освіта).

5. Текст.

6.Дата укладання характеристики.

7. Підпис керівника установи (другим може бути під­пис керівника структурного підрозділу, інших по­садових осіб).

8. Печатка установи.

Текст характеристики містить, як правило, такі дані:

- короткі анкетні дані про особу, на яку складається характеристика;

- відомості про трудову (навчальну) діяльність особи (де, з якого часу працює, на яких посадах працює або дані про навчання);

- оцінка ділових і моральних якостей особи, став­лення до колег, риси характеру, відомості про стяг­нення, заохочення, нагороди;

- висновки про особу, на яку складається характе­ристика;

- місце, куди подається характеристика.

№46. Службові листи (офіційна кореспонденція). Є два види:

· а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв дипломатичній практиці;

· б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, у яких повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його. Основним структурним елементом змісту є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

· Листи, що потребують відповіді - запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги.

· Не потребують відповіді - відповіді, попередження, розпорядження, відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ. Циркулярний завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо. Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії. Головна мета листа - поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації. Але добирати потрібні слова і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова - дотримання міри, доречності й такту. Проте лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів змісту та правил його оформлення. Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою. Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом. Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання. Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю. Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків (партнерства) на зразок:

· Завжди щиро Ваш...

· Із найліпшими побажаннями...

· Щиро відданий Вам...

· Бажаємо успіхів...

· Із повагою...

· Із вдячністю й повагою... і т. ін.

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності. Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць. Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи. Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі. Супровідний лист документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи. Договірний лист - різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом. Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення. Гарантійний лист - документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов'язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахуикових зобов'язань і має підвищену правову функцію. Рекламний лист це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи. Лист-нагадування - це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов'язань або проведення заходів. Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття особи чи групи, виконання певних дій.

Рекламаційний лист - це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, продукції чи послузі, а саме: недотримання попередньо обумовлених термінів, технологічних нормативів тощо, обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів. Лист-претензія - документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному. Рекомендаційний лист - документ, близький до характеристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого. Комерційний лист - специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.

№47. Ділове листування вимагає дотримання норм і правил письмової мови. Норми і правила такого етикету передбачають, що вва­жається припустимим у діловому листуванні, а що — непри­пустимим. Це зумовило низку змін при використанні в діло­вому листуванні словесних формул для дотримання ділово­го етикету. Найчастіше в діловому листі виражають не індивідуальні, а групові інтереси фірм, підприємств, установ та організа­цій. Тому текст такого листа викладають не так від власного "Я", як від власного "ми". Коли необхідно виокремити юридичну або посадову осо­бу як джерело дій, що пропонуються для виконання або фіксуються, застосовують кліше на кшталт: "Юридична служба фірми роз´яснює...", що "Оплата гарантується", "Лист від­правлено", "Вашу телеграму отримано" або "Терміни почат­ку робіт уже визначено". Якщо необхідно наголосити неба­жаність або незаконність дій, що відбуваються неодноразо­во, використовують недосконалий вид дієслова, наприклад: "Ваші співробітники постійно порушують правила техніки без­пеки". Коли треба зазначити, що дія уже відбулася, викорис­товують доконаний вид дієслова: "Колектив фірми вже при­ступив до своєї звичайної роботи".

Вставні слова та звороти вможливлюють урізноманіт­нення відтінків у тоні ділового листування. Зіставимо такі пропозиції: "Просимо надіслати технічну документацію, що зберігається у вашому відділі". Таку саму пропозицію, але із вступним словом: "Просимо надіслати технічну докумен­тацію, що, найімовірніше, зберігається у Вашому відділі" — одразу зведено нанівець категоричність, а фраза стає так­товнішою і коректнішою. Порівняймо ще дві фрази: "Ваше прохання не може бути задоволено" та "На жаль, Ми не можемо задовольнити Ва­ше прохання". Як бачимо, друга фраза, з огляду на норми етикету, буде доречнішою, оскільки відбиває більшу повагу, коректність і делікатність до адресата. Наскільки вставні слова зменшують сухість ділового лис­тування і надають відтінок шанобливості, можна побачити на прикладі такої пропозиції: "Фірма просить, якщо це можливо, надіслати свого представника на засідання експертної комісії з проблем якості нашої продукції", або "Як Вам уже відомо, ми дуже зацікавлені в придбанні продукції Вашої фірми". От­же, вставні слова дають можливість внести в листування еле­менти доброзичливості в спілкуванні з партнером, що забез­печує поважне ставлення до його професійного самолюбства. В етикеті ділового листування неабиякого поширення на­були форми "Шановний" (шановні) колего(и)!"; "Дорогі коле­ги!" — форма більш емоційна, що є доречною у листах-вітаннях. Бажано бути максимально коректним, формуючи відмо­ву, щоб не втратити вигідного партнера. Перш ніж відмовити, спершу слід докладно пояснити, чим зумовлена відмова. Лише в такому разі відмова не справить різко негативного враження. У ділових листах грубість, нетактовність і будь-який ін­ший вияв неповаги до адресата неприпустимі:

· трапляються, на превеликий жаль, елементарні пору­шення ділового етикету, коли очікуваний результат не­наче нав´язують адресату, наприклад "Надсилаємо Вам останній варіант проекту трудової угоди... Просимо роз­глянути і затвердити". Порушення етикету в тому, що зазначена угода може бути й не затверджена;

· діловій людині не завжди байдуже, хто підписав адресо­ваний їй лист: відповідь на лист, підписаний директо­ром, також має підписати директор (або принаймні — його заступник) і навпаки: відповідь на лист, підписаний заступником директора, може підписати директор.

№48. Кореспонденція — аналітичний жанр журналістики, в якому на обмеженому конкретному життєвому матеріалі розглядається певна тема, ставиться проблема та пропонується її розв'язання. Цей жанр хіба трохи молодший за жанр замітки. Його назва походить від латинського слова «correspondeo», що в перекладі українською мовою означає «повідомляю». Кореспон­денціями первісно називалися повідомлені дописувачами новини з місць. А кореспондентами стали називати повідомлювачів новин. Зараз це слово використовується для найменування важливої рольової спеціалізації в журналістиці. Кореспондент — той, хто повідомляє но­вини. Внутрішньожанрова типологія кореспонденції включає в себе інформаційну, аналітичну й проблемну кореспонденцію.

№49. Телегра́ма (від грец. τηλέ — далеко і γραμμα — буква, запис) — повідомлення, послане телеграфом, одним з перших видів зв'язку, що використовує електричну передачу інформації. Телеграми передаються, як правило, з використанням азбуки Морзе. Телеграми друкують на паперовій стрічці, яку потім наклеюють на лист паперу з метою зручності читання. Років десять тому прийнято було посилати телеграми з нагоди важливих подій. Першу в Америці телеграму відправив американський винахідник Семюель Морзе з Балтімора до Вашингтона 24 травня 1844 року. 27 січня 2006 року компанія Western Union, що передавала текстові повідомлення телеграфом протягом півтора сотень років, припинила надавати цю послугу. Телеграма – це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом). Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки “не”). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки “-” (мінус), “+” (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа – переважно словами, багатозначні – цифрами. Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв’язку, другий підшивають у справу). Розрізняють ініціативні телеграми та телеграми-відповіді. У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму. Оформляючи службову телеграму, зазначають: назву виду документа, категорію телеграми, вид телеграми, телеграфну адресу одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочену назву підприємства, що надсилає телеграму, посаду особи, яка підписала телеграму; поштову адресу та назву підприємства – відправника телеграми, підпис, дату підписання телеграми, відбиток печатки підприємства - відправника.

Поділ телеграм на види: Усі телеграми поділяються залежно від шляху їх проходження на:

вихідні - прийняті від відправників оператором або підприємством поштового зв'язку;

транзитні - такі, що проходять через технічні засоби оператора, підприємства поштового зв'язку транзитом;

вхідні - такі, що доставляються адресатам оператором, підприємством поштового зв'язку

Внутрішні телеграми поділяються на:

міжміські - такі, що приймаються оператором або підприємством поштового зв'язку в одному населеному пункті, а доставляються в інший населений пункт України;

місцеві - такі, що приймаються та доставляються оператором або підприємством поштового зв'язку в межах одного населеного пункту.

За категоріями внутрішні телеграми поділяються на телеграми "поза категорією", "позачергова", "Президент України", "вища урядова", "урядова", "термінова", "звичайна". Позначка про категорію ставиться в телеграмі перед адресою. До телеграм "поза категорією" належать телеграми з позначкою "ефір", "мобілізаційна", "стріла", "зліт", "факел", "кордон", "туман", "каштан", "сигнал". До телеграм категорії "позачергова" належать телеграми з позначкою:

1) "аварія" - з повідомленням про надзвичайні ситуації (катастрофи, аварії на повітряному, морському, річковому, автомобільному та залізничному транспорті, на промислових підприємствах тощо), а також оперативні службові телеграми оператора про стан засобів зв'язку.

2) Право подання телеграм з позначкою "аварія" надається посадовим особам міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;

3) "шторм", "авіа" - з повідомленням про небезпечні гідрометеорологічні та інші природні явища.

Телеграми категорії "Президент України", "вища урядова" та "урядова" приймаються лише за підписом відповідних посадових осіб згідно з додатком 3 до цих Правил. У разі подання телеграм категорії "урядова" безпосередньо посадовою особою, яка має право підпису, в нижній частині телеграфного бланка зазначаються назва та номер документа, що посвідчує цю посадову особу. До категорії "термінова" належать телеграми: такі, що обробляються в стислі строки і оплачуються за більш високим тарифом; з позначкою "метео" (право подання, адресування, порядок оброблення і оплата вартості таких телеграм визначаються спеціальною інструкцією, затвердженою центральним органом виконавчої влади в галузі транспорту та зв'язку); міжміських телефонних станцій, що мають позначку "термінова розмова". Текст телеграми пишеться чорнильною чи кульковою ручкою або друкується відправником на друкарській машинці, комп'ютері без викреслювань і виправлень у такій послідовності: позначка про категорію телеграми ("урядова", "термінова" тощо); позначка про вид телеграми ("вручити...", "повідомлення телеграфом" тощо); назва пункту призначення (із зазначенням номера відділення поштового зв'язку, якщо телеграму адресовано у місто; із зазначенням району та області, якщо телеграму адресовано у місто районного значення або пункт районного підпорядкування - село, селище тощо); повна адреса; прізвище адресата (у телеграмах, адресованих у сільську місцевість, крім прізвища адресата, необхідно зазначати також його ім'я та по батькові); текст телеграми; підпис відправника (за бажанням); у нижній частині телеграфного бланка зазначаються повна адреса, номер відділення зв'язку і найменування відправника. Замість своєї адреси відправник може поставити позначку "до запитання" або "проїздом" та своє прізвище. Виправлення в телеграмі, зроблені відправником або на його прохання оператором, відправник засвідчує в нижній частині бланка. Зазначені в нижній частині бланка відомості, що стосуються адреси відправника, в рахунок слів не включаються, каналами електрозв'язку не передаються і відправником не оплачуються. Кількість слів у телеграмі не може перевищувати трьохсот. Знаки, в тому числі розділові, в телеграмах можна подавати як відповідними позначками, так і словами, повністю або скорочено (за бажанням відправника):

Доставка і вручення телеграм адресатам виконується: - листоношами з доставки телеграм із відділень зв"язку; - листоношами в населених пунктах, в яких немає відділення зв"язку; - шляхом видачі у відділеннях зв"язку телеграм, адресованих "До запитання"; - через абонементні скриньки; - через телеграфи інших відомств; - телефоном або телефаксом; - шляхом передавання телеграм на абонентські установки за їхньої наявності в абонента.

Факс — документ, що пересилається телефонними лініями. Факсимільну машину теж скорочено називають факсом. В різних формах машини існували ще з кінця 19 століття, однак сучасні машини стали поширеними починаючи з 1970 років внаслідок збільшення попиту та здешевлення апаратів. З появою інтернету, ним стали користуватись в якості заміни факсимільного зв'язку, однак попри різні негативні прогнози, факсами продовжують користуватися. Факс, як і телефон залишаються звичними(якщо не обов'язковими) атрибутами підприємств та державних організацій.

№50. Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома. Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

o акти; протоколи;

o довідки;

o службові листи;

o пояснювальні та доповідні записки;

o плани і графіки;

o відгуки та рецензії.

Довідка - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяють на 2 групи:

o довідки, що містять інформацію про факти та події службового характеру;

o довідки, що засвідчують якийсь факт.

Найчисельнішою є друга група довідок. їх видають зацікавленим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання, займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо. Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін. У довідці необхідно об'єктивно відображати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитись таблиці і додатки. Реквізити довідки:

o дата (проставляють дату підписання);

o індекс (проставляють у день підписання);

o місце складання чи видання;

o адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред'являтиметься видана довідка);

o назва виду документа;

o заголовок до тексту (зазначається у разі потреби);

o текст;

o позначка про наявність додатків (у разі потреби);

o підпис і відбиток печатки;

o позначка про виконавця (оформлюють у разі потреби). Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить

типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в яких частину тексту віддруковано й позначено місце для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видасться. Довідки, що направляються за межі установ, оформляють на загальних бланках.

Довідку підписує особа, яка її склала, керівник структурного підрозділу чи один із перших керівників установи. Якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник підприємства і головний бухгалтер.

Огляд - службовий документ, що складається для інформації підвідомчих або дочірніх організацій про хід робіт або підсумки їхнього виконання за певний період. Огляд є різновидом довідки. На відміну від довідки, що відображає стан справ окремого підприємства або установи, в огляді висвітлюються питання діяльності або її підсумки в ряді організацій за певний часовий проміжок.

Формуляр огляду складається з таких основних реквізитів:

o найменування виду документу;

* заголовок (із вказівкою предмету огляду та періоду, за який робиться огляд),

o дата й місце складання;

o текст із вступом, основною частиною й висновками;

o підпис особи, що склала огляд, відбиток печатки.

У тексті огляду також вказуються підстави складання документа, наводяться позитивні приклади, вказуються окремі недоліки в діяльності підприємств.

Текст огляду розбивається на розділи залежно від деталізації питань. Підписується огляд посадовою особою, розмножується й відправляється адресантам.

Відомість - документ, що містить дані з одного питання. Складається на підставі вказівки вищого органа, посадової особи у встановленому порядку. Текст відомості може оформлятися таблицею, у якій приводяться відомості про джерела надходження інформації й характеристика матеріалу за певними показниками. Відомість для керівника підписує той, хто її складає, для вищої установи -керівник організації.

Доповідна записка - це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу, а також наводить свої висновки та пропозиції.

Доповідні записки можуть готуватися як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки'чітко поділяється на 2 частини: у першій, констатуючій, наводять факти або описують ситуацію, а в другій - викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно. Доповідні записки з основних питань діяльності підприємства зберігаються 5 років.

Оформлення цих документів залежить; від адресата. Внутрішні доповідні записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або підприємства) оформляють на чистому аркуші паперу від руки. Зовнішні доповідні записки (що виходять за межі підприємства) оформляють на загальних бланках.

Пояснювальна записка - це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо.

У залежності від змісту та призначення пояснювальні записки поділяють на 2 групи:

o Записки, що супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом.

o Записки із приводу якихось випадків та ситуацій, що склалися із провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і має містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

Дата добавления: 2015-10-21