Методика оценки результативности функционирования системы менеджмента качества по результатам внутреннего аудита

Оценка деятельности предприятия является отправной точкой для его развития, поиска путей совершенствования бизнес-процессов, выявления сильных и слабых сторон организации. Менеджмент качества - важнейшая составляющая оценки менеджмента организации, поскольку «управление качеством является составной частью единого комплекса государственного управления экономикой». Одним из эффективных механизмов оценки состояния менеджмента организации является самооценка по результатам внутренних аудитов (ВА). Именно на эту методику оценки результативности системы менеджмента качества хотелось бы обратить особое внимание и выделить ее среди представленных ранее методик (см. п. 2.3.1).

В поиске методики оценки результативности системы менеджмента качества мною были проанализированы различные варианты методик оценки по результатам внутреннего аудита. Особенно привлекательными для внедрения мне показались две методики: оценка результативности СМК по результатам внутренних аудитов в ООО МПК «Атяшевский»; оценка результативности СМК по результатам внутренних аудитов производственного республиканского унитарного предприятия «Минский завод колесных тягачей» и частной проектно-строительной компании СООО «ФЕЛИКС». С полным содержанием методик можно ознакомиться в источниках, ссылки на которые представлены ниже (см. библиографический список).

Однако, наиболее простой и удобной в обращении методикой оценки результативности, на мой взгляд, является методика оценки результативности по результатам внутреннего аудита в ООО МПК «Атяшевский». Принятый в ООО МПК «Атяшевский» стандарт по оценке результативности на основе внутреннего аудита системы менеджмента качества и безопасности пищевой продукции внедрен показал отличные результаты. Опыт его принятия показал, что повысилось качество ведения документации, улучшился входной контроль и стабилизировалось качество готовой продукции.

Скорректировав методику оценки результативности системы менеджмента качества по результатам внутреннего аудита, принятую в ООО МПК «Атяшевский», (преобразование методики применительно к другой отрасли (не пищевой), а именно к ОАО «УАЗ») я получила новую, совершенную методику оценки.

Итак, в настоящее время проведение внутреннего аудита должно предусматривать оценку результативности деятельности организации в целом и ее структурных подразделений, с целью улучшения управления имеющимися ресурсами на основе системы объективных, достоверных данных о деятельности организации. Для систематизации процесса внутреннего аудита эффективности, повышения качества, достоверности проверки, степени компетентности на любом предприятии следует разработать и внедрить стандарт, который, устанавливает порядок проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества. Стандарт определят порядок планирования и проведения внутреннего аудита, регистрации результатов, анализа, разработки и принятия корректирующих и предупреждающих действий и оценки их результативности.

Рассмотрим термины, которые будут использованы в стандарте внутреннего аудита системы менеджмента качества.

Аудит (проверка) СМК — систематический, независимый и документированный процесс получения информации в виде записей, изложения фактов и других форм, относящихся к политике, процедурам и требованиям системы менеджмента качества (СМК).

Аудитор (эксперт) внутренних проверок — лицо, обладающее определенной компетентностью (способность применять знания и навыки на практике) для проведения аудита и прошедшее соответствующее обучение.

Внутренний аудит (проверка) — аудит (проверка), проводимая самой организацией или другим лицом от ее имени.

Незначительное несоответствие (замечание) — отдельное несистематическое упущение, ошибка, недочет в функционировании системы менеджмента качества или в документации, которые могут привести к невыполнению требований потребителей и/или обязательных требований к продукции, или снижению результативности функционирования процесса системы менеджмента качества в целом.

К незначительным несоответствиям может быть отнесено:

- отсутствие записей по какому-то процессу;

- отсутствие необходимого документа или записей в нем;

-отсутствие объективных доказательств ознакомления сотрудников подразделения с технической документацией, документами СМК и др.;

-отдельные нечеткие записи при регистрации данных о качестве;

-отсутствие актуализированных копий документированных процедур;

-регистрация данных о качестве и безопасности с нарушением установленных форм и т. д.

Область аудита — содержание и границы аудита. Область аудита включает в себя местонахождение, организационную структуру, виды деятельности и процессы, а также охватываемый период времени.

Целью внутреннего аудита является получение независимой информации о степени реализации политики в области менеджмента качества и безопасности продукции организации, выполнении процедур и требований СМК для повышения достоверности и обеспечения полноты информации и последующего принятия решений по улучшению.

При проведении внутреннего аудита на исследуемом предприятии должно проверяться:

-соответствие документированных процедур, действующих в Организации СМК требованиям, установленным стандартами ГОСТ Р ИСО 9001–2011;

-результативность функционирования процессов СМК или отдельных их требований с точки зрения реализации положений политики в области менеджмента качества и достижения запланированных целей;

-возможность улучшения процессов СМК, и повышения качества работы структурных подразделений экономического субъекта;

-несоответствия в СМК и или отдельных ее требований в сравнении с требованиями, установленными документами СМК;

-выполнение корректирующих мероприятий по результатам предыдущих аудитов;

-эффективность или неэффективность применения ресурсов (людские ресурсы, инфраструктура);

-степень понимания персоналом организации целей, задач и требований, установленных документами СМК;

-подтверждение строгого соблюдения нормативных и законодательных требований;

-соблюдение критических пределов;

-выполнение всех запланированных процедур мониторинга;

-аккуратность ведения документации, в том числе, результатов мониторинга, отчетов об отклонениях, отчетов о корректирующих действиях, где должны быть внесены все необходимые данные (инициалы и подписи лиц, ответственных за мониторинг, за проверки и одобрения, даты, заключения);

-соответствие средств измерения (данные о поверке и калибровке), используемых для мониторинга;

-квалификация персонала, осуществляющего мониторинг.

При планировании аудита структурных подразделений задачи конкретизируют исходя из специфики деятельности данного структурного подразделения.

Конкретными объектами аудиторской проверки могут быть: процесс СМК, достижение целей в области менеджмента качества, деятельность любого из структурных подразделений организации, отдельный документ СМК, отдельные пункты ГОСТ Р ИСО 9001–2011 и др.

Выбор объектов проверки осуществляется с учетом важности проверяемых процессов, а также имеющих место несоответствий или потенциальных проблем.

Внутренние проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

Плановые проверки проводятся на периодической основе (не реже одного раза в год — структурные подразделения, не участвующие в производстве пищевой продукции, не реже двух раз в год — структурные подразделения, участвующие в производственном процессе) и организуются, исходя из состояния различных видов деятельности, а также на основе результатов предыдущих проверок.

При планировании внутреннего аудита, намой взгляд, следует учитывать:

-результаты предыдущих проверок;

-изменения политики в области менеджмента качества и безопасности продукции;

-наличие изменений в организационной структуре организации;

-введение в действие новых документов СМК;

-документы, содержащие зарегистрированные данные о качестве продукции, а также отражающие данные о работах, проводимых в рамках СМК;

-результативность ранее проведенных корректирующих мероприятий, вызванных несоответствиями в СМК;

-предложения структурных подразделений и должностных лиц.

Внутренний аудит проводят специалист по СМК и представители отдела сертификации.

Аудиторы, входящие в группу внутреннего аудита, обязаны:

-собирать объективные данные (доказательства) о степени выполнения требований документированных процедур СМК в проверяемом структурном подразделении, с целью установления соответствия фактической деятельности структурного подразделения этим требованиям;

-документировать несоответствия и замечания, сделанные в ходе проведения ВА и обеспечивать сохранность документов, относящихся к аудиту.

Предложена последовательность планирования и проведения внутреннего аудита СМК (подробная), которая представлена на рисунке 2, этапы которого описаны ниже: (см. таблица 1-Этапы планирования и проведения аудитов СМК)

Таблица 1-Этапы планирования и проведения аудитов СМК

Аудиторские процедуры	Документы
1. Разработка план-графика проведения внутреннего аудита (ВА)	План-график проведения ВА
2. Согласование плана-графика проведения ВА	Согласованный план-график проведения ВА СМК
3. Утверждение плана-графика проведения ВА	Утвержденный план-график проведения ВА СМК
4. Формирование состава аудиторов группы ВА	Протокол о создании комиссии
5. Выдача заданий аудиторам на проведение ВА	План-график проведения ВА
6. Подготовка к проведению ВА 6.1. Изучение требований ГОСТ Р ИСО 9001–2011, ГОСТ Р ИСО 19011 (MS ISO 19011) и др. документов, регламентирующих деятельность структурного подразделения. 6.2 Составление перечня контрольных вопросов 6.2. Проведение вводного совещания в проверяемом СП.	1. План-график проведения ВА; 2. ГОСТ Р ИСО 9001–2011 3.ГОСТ Р ИСО 19011 (MS ISO 19011) 4. Другие документы, регламентирующие деятельность структурного подразделения. 5. Перечень контрольных вопросов
7.Проведение заключительного совещания к осуществлению ВА	Окончательный план график об осуществлении ВА
8. Проведение ВА	1. План-график проведения ВА; 2. ГОСТ Р ИСО 9001–2011 3.ГОСТ Р ИСО 19011 (MS ISO 19011) 5.СТО СМК и другие документы по тематике ВА.
9. Анализ результатов ВА, выявление несоответствий требованиям элементов СМК
10. Разработка корректирующих мероприятий	1.Акт по результатам ВА, 2. Папка «Материалы по аудиту и записи по качеству»
11.Составление акта о результатах ВА и его регистрация
12. Рассылка отчета заинтересованным лицам
13. Реализация корректирующих мероприятий	1. Акт по результатам ВА с отметками о выполнении
14. Составление отчета о результатах ВА (один раз в полгода)	1. Акт по результатам ВА 2. Отчет о результатах ВА
15. Информирование заинтересованных лиц об устранении несоответствий	Акт по результатам ВА с отметками о выполнении корректирующих действий
16. Оценка результативности СМК и по результатам ВА	Методика оценки
17. Контроль выполнения плана-графика аудитов	План-график проведения ВА
18. Проведение последующих ВА в соответствии с планом-графиком проведения ВА	План-график проведения ВА
19. Оформление дела (отчета) об аудите	Отчет аудиторов по качеству
20. Учёт, контроль и хранение записей ВА	Папка «Материалы по аудиту и записи по качеству»

Документы, необходимые в ходе проведения аудита представлены в Приложениях А-К.

Оценка результативности СМК по результатам проведенного аудита должна проводится отдельно по следующим показателям:

-количество и важность выявленных несоответствий аудитом при проверке структурных подразделений (коэффициент результативности внутреннего аудита Q1) и по проверенным элементам СМК ((коэффициент результативности внутреннего аудита Q2) см. таблица 2- Оценка результативности СМК по результатам внутренних аудитов);

-комплексный показатель (QСМК (ВА)) по выполнению плана-графика проведения внутреннего аудита, выполнению корректирующих действий и результативности их выполнения, результативности ВА по структурному подразделению организации и результативности внутреннего аудита по элементам СМК.

Таблица 2- Оценка результативности СМК по результатам внутренних аудитов

Критерий оценки	Оценка
По проверенным элементам СМК (Q2)
Не выявлено ни одного несоответствия и имеется не более одного замечания	СМК соответствует установленным требованиям q2= 1
Не выявлено ни одного несоответствия и имеется не более пяти замечаний по разным областям аудита	СМК частично соответствует установленным требованиям q2= 0,8
Не выявлено ни одного несоответствия и имеется более пяти замечаний по разным областям аудита	СМК частично соответствует установленным требованиям q2= 0,7
Выявлено одно несоответствие и имеется не более пяти замечаний по разным областям аудита	СМК не соответствует установленным требованиям q2= 0,6
Выявлено более двух несоответствий и имеется более двух замечаний по разным областям аудита	СМК не соответствует установленным требованиям q2= 0,4 и менее

При оценке результативности СМК по результатам внутреннего аудита должен использоваться обобщенный показатель Qсмк (ВА), определяемый по формуле:

Q_СМК(ВА)= (К₁+ К₂+ К_ВА+Q₂)/5 (1)

Где К₁ — коэффициент выполнения программы ВА;

К₂ — коэффициент выполнения корректирующих действий;

К_ВА — коэффициент результативности выполнения Ки КД;

Q₂— коэффициент результативности ВА по элементам СМК.

Коэффициент К₁ рассчитывается по соотношению

К₁= А₁/ А₂ (2)

Где А₁ — количество проведенных аудитов за отчетный период;

А₂ — количество запланированных аудитов;

Коэффициент К₂ рассчитывается по соотношению:

К₂= А₃/А₄ (3)

Где А₃ — количество выполненных корректирующих действий;

А₄ — количество запланированных корректирующих действий по результатам аудитов.

Коэффициент К_ВА — рассчитывается, как среднеарифметическая сумма коэффициентов результативности выполнения КД по всем актам ВА за год

Критерием результативности процесса ВА является значение Q_{СМК (ВА) ,} который должен быть более Q_{СМК (ВА)}0,8 т.е. 80%.

Все записи, необходимые для получения объективных свидетельств осуществления процедуры «Внутренний аудит» СМК проверяемого структурного подразделения Организации, сформируются в папку «Материалы по аудиту и записи по качеству», хранящейся в делопроизводстве СМК.

Следует отметить, что в папку «Материалы по аудиту и записи по качеству» каждого проверенного структурного подразделения должны входить:

-акты по результатам ВА с отметками о выполнении;

-контрольные листы по проведению аудиторской проверки;

- мероприятия по устранению несоответствий, выявленных при внутреннем аудите СМК в данном структурном подразделении.

Папка хранится в делопроизводстве СМК в течение пяти лет.

Таким образом, при внедрении данного стандарта который, устанавливает порядок оценки результативности на основе проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества позволит не контролировать каждую единицу продукции, а сделать так, чтобы не было ошибок в работе, которые могли бы привести к появлению брака или плохому качеству продукции.

Рисунок 2. Блок-схема планирования и проведения внутреннего аудита СМК

Дата добавления: 2015-09-02