Предварительный анализ

Как описать процессы подразделения? Статья В.В. Репина

Как описать процессы подразделения: как выделить процессы, как распределить ответственность за их выполнение между сотрудниками, как описать процессы графически, в каких нормативных документах закрепить порядок их выполнения? В статье предложен методический подход к описанию деятельности структурного подразделения с точки зрения выполняемых в нем процессов.

Введение

На практике достаточно часто встречается ситуация, когда руководителю подразделения ставят задачу описать выполняемые в этом подразделении бизнес-процессы (далее – просто процессы). Иногда это требуется сделать при помощи конкретного программного продукта, например ARIS Toolset или BPWin. Полученное описание используют для подготовки к автоматизации и наведения порядка в деятельности подразделения. Проект по описанию процессов «в отдельно взятом» подразделении иногда рассматривают в качестве «пилотного» для управления, в которое входит данное подразделение, или для компании в целом.
В текущей деятельности руководители обычно используют устные (реже письменные) распоряжения. Должностные инструкции сотрудников и положение о подразделении составляются, чаще всего, формально и не включают в себя описание реальных процессов, выполняемых в подразделении. У руководителей подразделений есть понимание, какие работы и в какой последовательности выполняют сотрудники для получения заданного результата, но оформить это понимание документально в четком и структурированном виде для них не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Нужен простой и понятный метод описания деятельности подразделения в виде ряда процессов, причем независящий от конкретного программного продукта. Ниже мы предлагаем один из возможных подходов к регламентации процессов подразделения.

Предварительный анализ

В качестве примера рассмотрим подразделение, включающее руководителя и 5 сотрудников: старшего экономиста, двух экономистов и двух младших экономистов. Определим, прежде всего, какое количество функций (операций, работ) выполняется в подразделении. Если рассматривать подразделение с точки зрения генерального директора компании, в нем может быть выделено всего 3-4 функции. Если рассматривать с позиции начальника вышестоящего управления, то функций можно будет насчитать уже 12-15 и т.д. Для корректного (т.е. настолько подробного, чтобы по нему можно было работать) описания процессов подразделения, 12-15 функций будет явно недостаточно. Попытаемся подойти к решению этого вопроса следующим образом. Структурируем деятельность каждого сотрудника в виде 10-12 функций (операций, работ). Вся деятельность, выполняемая сотрудником, может быть разделена на несколько категорий (см. диаграммы 1-2). На диаграммах представлено наше видение ситуации, основанное на опыте выполнения значительного количества консультационных проектов.

В деятельности каждого сотрудника можно выделить выполнение разовых поручений и типовые (общие) работы (например, поддержание чистоты рабочего места или проверку электронной почты). Очевидно, что нецелесообразно пытаться подробно описывать и регламентировать эту часть деятельности в нормативно-методических документах подразделения. В виде общих требований эту деятельность можно описать в должностных инструкциях сотрудников. Наиболее важной с точки зрения процессов является часть деятельности сотрудника, условно названная на диаграмме 1 «операции, встроенные в процессы». Именно эти операции необходимо регламентировать, увязывая их между собой в цепочках выполнения операций.
Деятельность руководителя также можно структурировать при помощи нескольких категорий деятельности: разовые работы (поручения вышестоящих руководителей), управление подразделением и операции, встроенные в процессы. В случае с руководителем наличие операций в последней категории означает, что руководитель не только управляет подразделением, но и сам выполняет конкретные работы в процессах.
Если мы выделим в деятельности каждого сотрудника (включая руководителя) только операции, встроенные в процессы, то получим для рассматриваемого случая около 50 операций. Именно эти операции и нужно будет распределить по процессам.

Дата добавления: 2015-08-21