Построение матрицы ответственности

Процессами подразделения нужно управлять. Для этого ответственность за их выполнение должна быть распределена между руководителем подразделения и некоторыми его сотрудниками. Это удобно сделать при помощи матрицы ответственности. Для рассматриваемого случая пример такой матрицы показан ниже.

Рисунок 3. Матрица ответственности.

В таблице на рисунке 3 специально более детально расписаны процесс 2 и процесс 4. Оба эти процесса используют группу операций А. Принципиально возможно построить матрицу ответственности для всех операций. Если считать, что одна операция может выполняться только одним сотрудником (речь идет именно о должностях или, по другими словами, о т.н. бизнес-ролях), то детально проработанная матрица ответственности позволит определить все виды операций и присвоить им однозначные идентификаторы. Далее можно будет, при необходимости, описывать операции в нормативно-методических документах как по отдельности, так и в рамках цепочек операций, т.е. процессов. Подчеркнем, что чрезмерно детальное описание может привести к накоплению огромного массива информации по операциям, которую очень сложно будет использовать для реального улучшения. В итоге, работа по структурированию операций и увязке их в процессы может оказаться низкоэффективной или вообще неэффективной.
При помощи матрицы ответственности можно показать, кто из сотрудников подразделения за какие процессы отвечает, кто в каких процессах участвует и какую информацию получает. Возьмем, например, Экономиста 2. Он участвует в двух процессах – первом и втором. Это означает, что операции, которые он выполняет, должны быть распределены по двум рассматриваемым процессам.
После построения и анализа матрицы ответственности, можно переходить к выборочному описанию процессов в виде графических схем. В качестве примера построим детальную схему процесса 2. Для этого нужно знать, в какой последовательности выполняются операции процесса. На следующем рисунке показана матрица ответственности с более детальным разбиением процесса 2 на операции.

Рисунок 4. Матрица ответственности. Детальное рассмотрение процесса 2.

На рисунке 4 в виде стрелок показана последовательность выполнения операций. Это сделано для наглядности. На практике рисовать стрелки непосредственно в матрице ответственности не следует – для этого лучше использовать графические схемы.

Дата добавления: 2015-08-21