Табель учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12 и Т-13). Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль:

· За своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявлением всех неявившихся и опоздавших.

· За нахождением работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также за своевременным уходом и приходом работников во время обеденного перерыва.

· За своевременностью ухода работников с работы по окончании рабочего дня.

· За фактически отработанным временем, временем простоя, временем болезни, отпусков и другими формами использования рабочего времени.

· Для расчета заработной платы и составлением статистической отчетности по труду для органов статистики.

При ведении табеля учета использования рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами:

1. Учет явок на работу и ухода с нее ведется по организации в целом или отдельно по структурным подразделениям.

2. Включение в табель и исключение из него работников производятся на основании первичных документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, трудовых договоров, приказов о расторжении трудового договора).

3. Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листков временной нетрудоспособности, приказов на отпуск, приказов на отзыв из отпуска и др.).

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

Если вы запланировали уволить работника за прогул, помните, что одним из основных документов, доказывающих факт прогула, является табель учета рабочего времени. Нужно обязательно проследить, чтобы в день отсутствия сотрудника на рабочем месте в табеле стояло обозначение неявки по невыясненным причинам или прогула. Очень часто кадровики акцентируют внимание только на процедуре увольнения и совсем забывают о табеле. В результате получается, что в день опоздания или прогула у работника обозначена явка и указано полное количество «отработанных» часов. Суд всегда обращает внимание на подобные несоответствия и в таких случаях решает дело в пользу работника.

Как отражать в табеле использование рабочего времени? Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов. Рассмотрим на примере формы Т-12, а точнее, ее первого раздела, который называется «учет использования рабочего времени». Образец заполнения табеля приведен ниже.

Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение – явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.).

В графах «4» и «6» формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней - записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим «Я» - явка и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить «К» - командировка и часы, за которые за работником сохраняется средний заработок. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится «В» - выходной, а в нижней – ноль, если работник не работал в этот день и «РВ» и количество отработанных часов, если работник был привлечен к работе в выходной день. Для того, чтобы проставить тот или иной код, должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности, то есть после его фактического предъявления к оплате. Ниже приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у работодателя нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то можно отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам («НН»).

Документы, на основании которых можно делать соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени

Отклонения от установленного режима	Документ	Код буквенный
Работа в выходные и праздники	приказ (распоряжение) руководителя организации о привлечении к работе	РВ
Сверхурочная работа	приказ руководителя организации о привлечении к работе или другие документы с обоснованием такой работы и согласием работника на привлечение к сверхурочной работе	С
Служебная командировка	приказ о направлении в командировку с подписью работника, оформленное командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении	К
Повышение квалификации с отрывом от работы	приказ о направлении на курсы повышения квалификации с подписью работника	ПК
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	приказ о направлении на курсы повышения квалификации с подписью работника	ПМ
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	приказ об отпуске с подписью работника.	ОТ
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	приказ об отпуске с подписью работника	ОД
Учебный отпуск с сохранением зарплаты	приказ об отпуске с подписью работника, справка – вызов и справки-подтверждения	У
Сокращенная продолжительность рабочего времени для работников, обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением зарплаты	трудовой договор, в котором прописаны условия рабочего времени, приказ о направлении на обучение	УВ
Учебный отпуск без сохранения зарплаты	приказ об отпуске с подписью работника, справка-вызов	УД
Отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением новорожденного ребенка	Заявление работника, лист нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска	Р
Отпуск по уходу за ребенком до достижения трехлетнего возраста	Заявление работника, свидетельство о рождении ребенка (копия), приказ об отпуске с подписью работника	ОЖ
Отпуск без сохранения зарплаты с разрешения работодателя	Заявление работника, приказ об отпуске с подписью работника	ДО
Отпуск без сохранения зарплаты при условиях, предусмотренных законом	приказ об отпуске с подписью работника	ОЗ
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты	приказ об отпуске с подписью работника	ДБ
Временная нетрудоспособность (кроме бытовых травм, отпуска по уходу за больными и по карантину)	лист нетрудоспособности	Б
Временная нетрудоспособность в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину	справки медицинских учреждений	Т
Сокращенная продолжительность рабочего времени	трудовой договор с соответствующими условиями, приказ руководителя организации	ЛЧ
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе	решение суда, комиссии по трудовым спорам или предписание государственного инспектора по труду, приказ руководителя организации о восстановлении на работе	ПВ
Невыходы на работу во время выполнения государственных или общественных обязанностей	Документы, подтверждающие исполнение работником государственных обязанностей (призывающих к исполнению), приказ руководителя организации	Г
Прогулы	докладные записки руководителей подразделений, объяснительные записки сотрудников, приказы о вынесении дисциплинарного взыскания, акты комиссии и др.	ПР
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя	условия трудового договора, приказы по основной деятельности.	НС
Забастовка	решение о проведении забастовки, принятое представительным органом работников	ЗБ
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	отсутствуют документы, объясняющие причины отсутствия сотрудника на работе.	НН
Время простоя по вине работодателя	документы, подтверждающие начало простоя и доказывающие вину работодателя, предписания инспектора труда и др.	РП
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	документы, подтверждающие начало простоя, документы, подтверждающие отсутствие вины работодателя и работника: акты, служебные записки, приказы.	НП
Время простоя по вине работника	акт о том, что работник совершил неправомерные действия, которые привели к простою, объяснительная записка работника, приказ	ВП
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой	Докладная записка, акт, приказ об отстранении от работы работника с указанием причин для оплаты времени отстранения	НО
Отстранение от работы (недопущение к работе) без оплаты	Докладная записка, акт, приказ об отстранении от работы работника с указанием причин для оплаты времени отстранения	НБ
Время приостановки работы при задержке заработной платы	заявление работника о приостановке работы в связи с задержкой зарплаты	НЗ

Если работник находится в отпуске, то выходные дни у него в табеле не отмечаются, так как они входят в состав отпуска (отпуск предоставляется в календарных днях). А вот праздничные дни не входят в количество дней очередного ежегодного отпуска, и должны быть проставлены отдельно (выделены внутри опускного периода). Если работник находился на больничном листе, то дни болезни проставляются подряд, выходные и праздничные дни не выделяются.

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, отпуска без сохранения заработной платы, дни больничных – в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф «4» и «6», а результаты занести в графу «5» (за первую половину месяца), графу «7» (за вторую половину месяца) и графы «8-13» (в целом за месяц).

Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы «14-16». В графе «15» ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска – 09, а неявки по невыясненным причинам – 30. И, наконец, необходимо определить общее количество выходных и праздничных дней у каждого работника за месяц и вписать его в графу «17».

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должен подписать ответственное лицо (с указанием его должности) и должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты. Ответственность за корректность простановки фактических часов работы в табеле учета рабочего времени несет ответственное лицо назначаемое приказом.

Дополнительные коды, используемые для кодирования в табеле учета рабочего времени:

Условные обозначения	Код	Условные обозначения	Код
буквенный	цифровой	буквенный	цифровой
Часы работы (дневные, вечерние)	Я		Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом "Т") с назначением пособия согласно законодательству	Б
Ночные часы работы	Н		Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т
Продолжительность работы в выходные и нерабочие, праздничные дни	РП		Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ
Продолжительность сверхурочной работы	С		Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе	ПВ
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ		Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г
Служебная командировка	К		Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительной причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК		Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ		Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ		Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД		Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка	У		Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ		Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН
Дополнительный отпуск, в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД		Время простоя по вине работодателя	РП
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р		Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ		Время простоя по вине работника	ВП
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя	ДО		Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством	НО
Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством	ОЗ		Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ		Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ

Унифицированная форма № Т-12

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

Форма по ОКУД
Общество с ограниченной ответственностью «Призма»	по ОКПО
^наименование организации администрация

^{структурное подразделение}

ТАБЕЛЬ учета рабочего времени	Номер документа	Дата составления		Отчетный период
С	по
02-1	30.06.2007	01.06.2007	30.06.2007

1. Учет рабочего времени*

Номер по по- рядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца	Итого отработано за месяц	Количество неявок, дней (часов)	Из них по причинам	Количество выходных и празднич- ных дней
															Итого отработано за I полови- ну месяца																	Итого отработано за II полови- ну месяца	дней	часов	Код	количество дней (часов)
всего	из них
сверх- урочных	ночных	выходных, празднич- ных
1	Фролов А. И., директор	01	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	ОТ	ОТ	В	ОТ	ОТ	ОТ	7	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	-	0	7	56	0	0	0		20	09	20	3
8	8	8	0	0	8	8	8	8	0	0	0	0	0	0	56	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	-	0	160	09	160
2	Симакова Е. А., менеджер по кадрам	11	У	У	У	У	У	У	У	У	У	У	У	У	У	У	У	0	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	-	11	11	88	0	0	0		11	11	11	4
0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	8	8	0	0	8	8	8	8	8	0	0	8	8	8	8	-	88	88		88
3	Рязанов Е. И., главный менеджер по сбыту	09	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	В	Я	Я	10	К	К	К	В	В	К	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	-	7	17	136	0	0	0		17	06	4	9
8	8	8	0	0	8	8	8	8	8	0	0	0	8	8	80	0	0	0	0	0	0	8	8	8	0	0	8	8	8	8	-	56	136		32

Дата добавления: 2015-08-13