Деловая переписка.

Это иногда очень сильная вещь и часто единственный инструмент давления на участников строительства. Письмом можно прикрыть себя, отмазаться, попросить, потребовать, уведомить, уничтожить. Между организациями переписываются только первые лица, т.е. одна организация пишет другой через директора или зама. Все, что пишется между инженерами там или прорабами разных организаций по электронке или даже на бумаге на месте производства работ – юридически ничего не значит. Любой руководитель знает, что иногда даже официальное письмо может потеряться, если не был поставлен номер входящего и отправлено чуть ли не по почте в конверте, как по старинке.

Сделайте 2 тетради и 2 толстых папки – ВХОДЯЩИЕ и ИСХОДЯЩИЕ. Конечно, правильней было бы все регистрировать в вашем офисе, но по причине большой разницы во времени, а письмо должно уйти срочно, приходится вести все на месте и уведомлять офис, отправляя все это электронкой. Не ленитесь регистрировать письма в тетрадях и подшивать все, что вы получаете извне и отправляете в никуда, как правило, некоторые товарищи любят сетовать на то, что мол не получали и не знаем, у вас для таких лиц должено всегда быть противоядие – подшитая бумажка с подписью и датой в получении. Всякого рода серьезные письма типа претензии по деньгам или срокам обязательно согласовывайте с офисом. Для того, чтобы написать письмо, нужно знать, чего хочешь, и от кого. Писать вы можете только тому, с кем подписан договор субподряда, ни институту, ни ЦУПу, ни технадзору вы писать не имеете права, как и принимать какие-либо письма вы должны только от генподрядчика. Очень редко приходится дублировать письмо «Копия» заказчику, чтобы генподрядчик быстрее начал шевелиться, но лучше делать через него. Обычно приходится писать кучу претензий и согласований, вот некоторые:

- не сдана своевременно строительная готовность объекта (помещения, участка кабельной эстакады, не выполнена вертикальная планировка) по графику производства работ по договору;

- не выполненная геодезическая разбивка или геодезическая съемка (если это прописано в договоре);

- не выполнен контроль сварных швов лабораторией (если это прописано в договоре);

- не передан кабель или оборудование заказчика;

- отсутствуют документация на оборудование или кабель поставки заказчика;

- отсутствуют некоторые части оборудования, согласно упаковочных листов оборудования поставки заказчика;

- поставлен не тот кабель или оборудование поставки заказчика;

- не совпадают отверстия фланцев устанавливаемого оборудования автоматизации с фланцами патрубков емкостей (никогда практически не совпадают);

- обнаружены дефекты оборудования в процессе пуско-наладочных работ;

- нет возможности подключить кабель к оборудованию в связи с отсутствием заводских или проектных схем (обычно не бьется одно с другим).

Для убедительного письма необходимо соблюдать условия: письмо должно быть кратким, содержательным, простым (как для ребенка), с всевозможными ссылками на пункты договора, нормативного документа и самое главное с предложениями по решению данной проблемы (если хотите быстрого ответа). Нужно понимать простую вещь: свои желания в письменной форме, для того чтобы их поняли, необходимо излагать очень просто и четко. Более того, очень часто одной и той же вещью у генподрядчика и заказчика могут заниматься разные люди. Плюс к этому, если человек очень занят, занимаясь к примеру, всеми НПСками, либо просто не поймет, он не будет вникать в письмо и во всю предысторию, а потому, чтобы решение принялось быстрее, даже если и понятно что и откуда, лучше в письме напомнить о всех таких вещах, которые кто-то должен вроде как помнить, но может и забыть.

Например:

Для производства строительно-монтажных работ по договору №ХХХ от ХХ.ХХ.ХХ прошу Вас разрешить въезд-выезд на территорию строительной площадки мини погрузчика Bobcat 435 рег.№ХХХ водитель Иванов Иван Иванович.

При производстве работ выявилось, что электроприводные задвижки Х221-А1, Х222-А1, Х223-А1 узла 10 в районе котельной не промаркированы, в результате чего наша организация не имеет возможности подвести и подключить к ним кабельные линии. В рабочем порядке этот вопрос решить не удалось. Просим принять меры в идентификации электроприводных задвижек для скорейшего завершения монтажных работ до наступления промерзания грунта.

В дополнение уведомляем Вас, что в результате изменений в рабочих чертежах, было выявлено, что для окончания работ по монтажу системы электрообогрева установки ХХХ необходимо допоставить следующие материалы…

В связи со сжатыми сроками строительства прошу Вас рассмотреть возможность согласования замены полосы стальной 40х4 на полосу стальную 40х5 по всем строящимся подобъектам с сохранением условий соединений проводников согласно типовых чертежей А10-93 без изменения сметной стоимости.

В связи с невозможностью выполнить проектное решение по устройству анодного заземления УКЗ №2 проект № ХХХ прошу Вас рассмотреть возможность согласования изменения месторасположения анодного поля согласно предлагаемой схемы.
Приложение: предлагаемая схема поля под анодное заземление УКЗ №2 на 1 листе.

Лучше шлите письма в головной офис, но для этого лучше, чтобы оно пошло по кругу через ваш офис (начальник участка не может писать директору).

Дата добавления: 2015-08-13