Как сложить документы в папках.

Дальше основная проблема будет с тем, как именно разложить исполнительную производственную документацию. В первой самой главной книге тома, где будут лежать основные документы, подписываемые рабочей комиссией и где видно, сколько и каких книг к ней идет всего. Все остальные книги тома идут как приложение к ней. Скомплектованную по проектам и группам проектов (том) исполнительную, я отражаю в ведомости технической документации, она как бы показывает, сколько и каких папок (книг) есть конкретно на этот проект (группу), там же в правом столбце присваиваю папке № тома и книги. Если рабочие чертежи сдает генподрядчик, то напротив «Рабочие чертежи» ставлю номер тома и книги, какие присвоил им генподрядчик. Если техническую документацию сдал отдельно, то напротив «Техническая документация» в ведомости пишу «сдано отдельно по ведомости», при этом приложив в исполниловку эту ведомость с актом. Реестр же показывает, какие документы и как лежат только в папке (книге).

В конце ИД будут проверять всякие дяденьки с эксплуатации, которые первый раз ее видят и будут проверять по стандартному перечню, а это значит - все. Доходит даже до абсурдов – распечатывать пустые бланки, писать на них, что они не требуются и слаживать в ИД. Нормативов того, как должны лежать документы в папках, нет, есть только принципы и логика, конечно, этого бывает мало, чтобы доказать какому-нибудь барану, что так и должно быть. Некоторые дебилы требуют, чтобы к каждому акту ОСР был приложен акт ВК с документом о качестве плюс разрешение от технадзора и не важно, сколько одних и тех же копий будет в папке и лежать при этом все будет не по хронологии. Зачем к протоколу измерения сопротивления изоляции цеплять паспорт на мегомметр, когда ему место в разрешительной? И очень много, чего еще они требуют в исполнительной, против чего не поспоришь, главное, чтобы было удобней даунам в ней копошиться.

Документы по производственной документации в папке я ложу примерно таком порядке (все остальное в отдельных папках):

1. Реестр по форме №1.2 ВСН 012-88 ч2 (для всех видов работ) лежит во всех папках;

2. Перечень организаций и ответственных лиц, участвующих в строительстве по форме №1.1 ВСН 012-88 ч2 (для всех видов работ) – обычно копия;

3. Акт передачи рабочей документации для производства работ по форме 14 ВСН 478-86 (только для автоматики) - обычно копия;

4. Для электрики - Ведомость технической документации предъявляемой при сдаче-приемке электромонтажных работ по форме 1 ВСН 123-90 или Ведомость технических документов приложение к форме № 2.37 ВСН012-88 ч.2 для ЭХЗ. Если от меня требуют и реестр и ведомость, я показываю в ней все книги (папки), которые сдаю по данному проекту (тому или книге);

5. Документ, которым сдается или оформляются спец-монтажные работы для предъявления их рабочей комиссии, им можно сдать-принять установку генподрядчику или эксплуатации для обеспечения сохранности законченных работ или составных частей установки во временную эксплуатацию или сдать другой организации в наладку. Для электромонтажа - Актом технической готовности электромонтажных работ форма 2 ВСН 123-90; для автоматики - Акт приемки в эксплуатацию систем автоматизации по приложению 1 СНиП 3.05.07-85 (если делался только монтаж - Акт приемки смонтированных систем автоматизации по п.17 приложения 1); для АПТ, АГТ и ГПТ – акт об окончании монтажных работ по приложению 12 (для сдачи в наладку если ее делает др. организация, Акт об окончании пусконаладочных работ по приложению 24 (для предъявления рабочей комиссии) методических рекомендаций АПТ ВНИИПО; для ПС,СОП,СГО и охранки - Акт об окончании монтажных работ по приложению 5, Акт об окончании пуско-наладочных работ по приложению 14, Акт о приемке технических средств сигнализации в эксплуатацию по приложению 17 РД 78.145-93.

6. Все приложения к вышеуказанному акту:

- Ведомость изменений и отступлений от проекта с приложением писем-согласований. По электрике – по форме 3 ВСН 123-90, по форме №1.4 ВСН012-88 ч.2 для всех остальных видов работ;

- Ведомость электромонтажных недоделок с приложением справки о ликвидации недоделок. По электрике - по форме 4 ВСН 123-90, по форме №1.7 ВСН012-88 ч.2 - для всех остальных видов работ;

- Ведомость смонтированного электрооборудования. Делается сводная на основании всех предыдущих. По электрике - по форме 5 ВСН 123-90, для автоматики – по произвольной форме; по АПТ,АГТ и ГПТ – по приложению 27 методических рекомендаций АПТ ВНИИПО; для ПС,СОП,СГО и ОС – по форме приложения 16 пособия к РД 78.145-93; для ЭХЗ – по форме №1.3 ВСН 012-88 ч.2

- Акты приемки-передачи оборудования в монтаж по форме ОС-15

- Акт приемки-передачи ЗИП с ведомостью ЗИП по произвольной форме, если ЗИП предусмотрен.

7. Входной контроль:

- Журналы ВК;

- Акты о результатах проверки изделий по форме №3.3 ВСН 012-88 ч.2 для электрики, автоматики, ЭХЗ; по форме приложения 3 пособия к РД 78.145-93 для ПС,СОП,СГО и ОС; протоколы и акты ВК по связи с приложением документов, подтверждающих тип и качество (допускается заверенные копии);

- Протоколы осмотра и проверки измерения сопротивления изоляции кабеля на барабане перед прокладкой по форме 15 ВСН123-90 для электрики и по произвольной форме для остальных;

- протокол по форме Е3 приложения Е РД 45.190-2001 для ВОЛС с приложением рефлектограмм, если эти виды работ выполнялись.

ВК можно оформить в отдельную папку, если занимает много места. К актам о результатах проверки изделий или актам ВК не прилагайте объемные паспорта и инструкции по монтажу и эксплуатации (тех. документация), либо сдайте их отдельными книгами (папками), либо передайте эксплуатации отдельно от ИД, к акту в таком случае приложите перечень документации. Сейчас уже многие знают, что акт о результатах проверки изделий по ВСН012-88 ч.2 является текущим документом и может не прилагаться к исполниловке (по этому его нет в перечне Транснефти) и достаточно журнала ВК, но так как подобные акты есть в пожарке и охранке по пособию к РД 78.145-93, могут стандартно спросить, почему там есть, а там нет, по этому лучше оставить его в папке;

8. Общие журналы работ;

9. Специальные журналы работ в том числе:

- Журнал замечаний и предложений – если требуют;

- Журнал прокладки кабелей для силового кабеля 1000В и выше если нужен;

- Журнал монтажа кабельных муфт напряжением выше 1000В если нужен,

- Журнал сварочных работ, если нужен,

10. Акты готовности строительной части. Оставьте только последние, без промежуточных. По электрике – по форме 6 ВСН123-90; по автоматике – по произвольной форме; по АПТ,АГТ и ГПТ – по приложению 11 Методических рекомендаций АПТ ВНИИПО; для ПС,СОП,СГО и охранки – по приложению 2 РД 78.145-93, по ЭХЗ не требуется.

11. Разрешения на монтаж приборов и средств автоматизации (для автоматики) по произвольной форме;

12. Всевозможные акты с приложением исполнительных схем, протоколы в календарном порядке: (акты ОСР, осмотра, приемки-передачи и т.п.);

13. Результаты всевозможных испытаний в календарном порядке и сгруппированные:

- Протоколы прогрева кабеля (если оформлялись);

- Протоколы испытаний кабеля (сопротивления изоляции если проводились);

- Документы по сварке (исполнительные схемы трубопроводов в аксонометрии с указанием сварных швов с приложением актов и протоколы по контролю сварных швов – если не отмазались);

- Акты испытания трубопровода. По автоматике – по приложению 3 РМ 4-252-9; для АПТ и ГПТ – по приложению 14 методических рекомендаций АПТ ВНИИПО;

- Документация по оптоволокну (для Автоматики и АПТ обычно в отдельной папке (книге);

- Документация на трансформаторы до 110кВ (акты, протоколы) только для электромонтажа;

- Документация, сделанная шефмонтажом (представителем завода-изготовителя), если было;

14. Копии предписаний и замечаний с приложением уведомлений об устранении замечаний.

Некоторые виды документов производственной документации, такие, как входной контроль, документация по ВОЛС, связи ит.п., если их достаточно много и их целесообразно выделить и положить в отдельные папки.

На ЛЭП до 35кВ, если ИД комплектовали отдельно, документация будет сильно упрощена наподобие общестрою, из форм по ВСН 123-90 останутся только формы 1,2,3,4, 20,21,22 и 23.

На ВЛ 110-220кВ документация разделится на общестрой или электромонтаж (так легче сдать).

Папок ИД по одному или группе проектов может быть много, разделите на части не более 250 листов для А4 и 150л для А3 (по регламенту Транснефти). Все документы с п.2 по п.6 вложите в первую папку, все остальные идут за ней.

Вот принцип, по которому проще, удобней, лучше и логичней собирать документы в папке. Документация по связи и отдельно на ВОЛС собирается по другому.

Еще есть такая тема из Фрагментов Основных правил работы архивов организаций одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002:

«3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов»

Пункт 3.5.4 очень интересен и трактовать его можно по-разному. Например, если документы должны лежать по хронологии, а приложения к ним - вне зависимости от даты составления, должны быть прикреплены к ним. К акту ОСР допустимо прикрепить исполнительную схему, это понятно, но когда требуют, чтобы к нему же прилепили и акт ВК с сопроводительной документацией и разрешение технадзора с паспортом на мегомметр, это становится дебилизмом полным. ВК есть первичный контроль качества и, лучше и легче потом его искать будет в одном месте вместе с журналом, а не где-то между другими актами. Разрешение технадзора вообще временный документ и в исполниловку не прикладывается, а паспорт на мегомметр должен как и положено лежать в одном экземпляре в разрешительной документации.

Дата добавления: 2015-08-13