Використання готівкових грошей

Засоби підприємства перебувають у безперервному круго­обігу: із грошової форми вони переходять у матеріальну, потім у виробничу і знову в матеріальну і грошову. Цей процес мож­на виразити формулою: Г — М — В — М _г — Г _v На першій стадії (Г— М) за гроші купують матеріальні цінності, необхідні для процесу виробництва: будівлі, автомобілі, верстати (засоби праці), сировину і матеріали, корми, насіння, пальне, добрива, запасні частини, будівельні матеріали (предмети праці) тощо. Тобто на першій стадії кругообігу гроші перетворюються в ма­теріальні цінності — процес постачання.

На другій стадії (М — В) вони споживаються у процесі вироб­ництва і в результаті його одержують нові матеріальні цінності {В —Mj), частина яких виступає як товар і продається — про­цес реалізації. В результаті реалізації в господарстві знову з'являються гроші (Mj—fj). Гроші включаються також у гос­подарські процеси у вигляді заробітної плати. Різниця між одержаною сумою від реалізації і авансованою для діяльності U\ Г) покаже результат господарювання (прибуток або зби­ток). В торгівлі, де немає процесу виробництва продукції, гро-

* Співавтор цієї теми — Стаднік Леонід Іванович, кандидат економіч-их наук доцент, завідувач кафедри бухгалтерського обліку і аудиту Бі-°Церківського національного аграрного університету.

mi також перебувають в обігу- Де можна виразити формулою: р—Т—Г _t тобто за гроші купують товар {Г—Т), а потім цей товар продають і одержують знову гроті (Т — Г_г). Різниця між сумою виручки за проданий товар і витратами, пов'язаними з придбанням та реалізацією товару, становить фінансовий ре­зультат торгового підприємства.

У банківській і страховій діяльності процес кругообігу гро­шей виражається формулою Г — Г,. Тобто підприємство видає гроші клієнтам, за якими одержує плату у вигляді відсотків. Різниця між сумою одержаних відсотків і сумою сплачених відсотків та витрат на утримання фінансової установи стано­вить результат її роботи.

Отже, гроті постійно здійснюють кругообіг і безперервно зна­ходяться на всіх стадіях діяльності будь-якого підприємства.

Гроші підприємства в межах встановлених лімітів можуть знаходитися у вигляді готівки в касі, а інші суми зберігаються на рахунках у банках. Частина грошей може бути вкладена в цінні папери з метою одержання доходу від них.

Діяльність підприємства, як правило, починається з обліку наявності та руху грошей. Для обліку коштів у плані рахунків виділено такі рахунки: ЗО "Каса", 31 "Рахунки в банках", 33 "Інші кошти". Це активні рахунки, за дебетом яких відобра­жають наявність та збільшення грошових коштів, а за креди­том — їх зменшення.

Облік грошових коштів має забезпечити їх збереження, а також давати інформацію для правильного і раціонального ви­користання.

Готівка (готівкові кошти) — грошові знаки національної валюти України — банкноти і монети, які є дійсними платіжни­ми засобами. Платежі готівкою підприємств, підприємців та фі­зичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги) і за операціями, які безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна, становлять готівкові розрахунки. Сума фактично одержаних готівкових коштів від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) і позареалізаційних надходжень становить готівкову виручку.

До касових операцій відносять операції підприємств між собою та з підприємцями і фізичними особами, що пов'язані з прийман-

ням та видачею готівкових коштів нри проведенні розрахунків через касу підприємства. Касові операції здійснюють відповідно до "Положення про ведення касових операцій у національній ва­люті в Україні", затвердженого постановою Правління Націо­нального банку України 15 грудня 2004 р. № 637, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 р. за № 40/10320.

Для зберігання грошей і здійснення розрахунків готівкою має бути каса. Це спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі та тимчасового зберігання грошей. У касі зберігають готівку, а також грошові документи.

Керівники підприємства зобов'язані забезпечити зберіган­ня грошей в касі, а також під час доставки їх із відділень бан­ків і здавання в банк і несуть в установленому порядку відпо­відальність в тих випадках, коли з їх вини не були створені необхідні умови для забезпечення збереження грошей.

Рекомендаціями щодо забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування передбачено, що призна­чати на посади, пов'язані з веденням касових операцій, збере­женням і транспортуванням коштів, не бажано:

— осіб, які раніше притягувалися до кримінальної відпові­дальності за навмисні злочини, у яких судимість не погашена або не знята у встановленому порядку;

— осіб, які страждають на хронічні та психічні захворю­вання;

— осіб, які перебувають на спеціальному медичному обліку з приводу алкогольної або наркотичної залежності.

Перевезення готівки від кас підприємства до установ банків та у зворотному напрямку керівник підприємства має забезпе­чувати охороною та транспортним засобом.

Всі наявні гроші і цінні папери на підприємствах зберіга­ються, як правило, в сейфах, а в окремих випадках — в заліз­них шафах, які після закінчення роботи каси закриваються ключем і опечатуються сургучевою печаткою касира. Ключі від сейфів (шаф) і печатки зберігаються у касирів, а дублікати ключів — в опечатаних касирами пакетах, шкатулках тощо — У керівників підприємств. Касир несе матеріальну відпові­дальність за схоронність всіх прийнятих ним цінностей. З ка­сиром укладається в установленому порядку договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Згідно зі ст. 135-1 КзпПУ письмові договори про повну ма­теріальну відповідальність може бути укладено підприємст­вом, установою, організацією з працівниками (що досягли ві­сімнадцятирічного віку), які займають посади або виконують роботи, безпосередньо пов'язані зі зберіганням, обробкою, про­дажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей. Перелік таких посад і робіт, а також типовий договір про повну індивідуальну мате­ріальну відповідальність затверджуються в порядку, який ви­значається Кабінетом Міністрів України.

Договір укладається з працівником, посада або виконувана робота якого є в переліку. З бухгалтерами, якщо вони не вико­нують функції касира, договір про повну матеріальну відпові­дальність не укладається. Якщо працівник, який займає від­повідну посаду або виконує роботи, що включені до переліку, відмовляється укласти договір про повну матеріальну відпові­дальність, то він може бути звільнений згідно зі ст. 40, п. 1 Кодексу законів про працю України.

Для підприємств, що здійснюють операції з готівкою в на­ціональній валюті, встановлюються ліміт каси та строки зда­вання готівкової виручки (готівки). Ліміт каси — граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час. Готівка, що перевищує встановлений ліміт каси, здається до банків для зарахування на рахунки. Банкам і підприємцям ліміт каси не встановлюється.

Строки здавання готівки визначаються підприємством за погодженням з банком виходячи з таких вимог:

а) для підприємств, що розташовані в населених пунктах,
де є банки і готівка здається до банків (а за відсутності бан­
ків — до операторів поштового зв'язку), — щодня (у день над­
ходження готівкової виручки (готівки) до їх кас);

б) для підприємств, у яких час закінчення робочого дня
(зміни), що встановлений правилами внутрішнього трудово­
го розпорядку і графіками змінності відповідно до законо­
давства України, не дає змоги забезпечити здавання готівко­
вої виручки (готівки) в день її надходження, — наступного
за днем надходження готівкової виручки (готівки) до каси
дня;

в) для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де немає банків чи операторів поштового зв'язку,— не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів.

Установлення ліміту каси проводиться підприємством са­мостійно на підставі розрахунку. В ньому розраховують серед­ньоденні надходження та видачі готівки. Для цього сума ви­ручки (надходження до каси) за будь-які три місяці підряд ділиться на кількість робочих днів підприємства за три місяці. Середньоденні надходження (видачі) готівки є сумою, яка бе­реться для встановлення ліміту каси, розмір якого затверджу­ється внутрішніми наказами підприємства.

Приклад. Якщо сума видачі грошей з каси за три місяці становить 36000 грн, кількість робочих днів за ці місяці 60, то ліміт каси встанов­люється на рівні 600 грн (36000: 60 = 600).

Якщо ліміт розраховують виходячи із видачі готівки, то не включають виплати заробітної плати, стипендій, пенсій і диві­дендів, а якщо ліміт розраховують за надходженнями, то не враховують надходження грошей у касу з банку.

Кожне підприємство визначає ліміт каси з урахуванням ре­жиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, обсягу касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками, установлених строків здавання готівки, тривалості операцій­ного часу банку, наявності домовленості підприємства з бан­ком на інкасацію тощо:

— для підприємств, які мають строк здавання готівкової ви­ручки (готівки) в банк щодня, — у розмірах, потрібних для за­безпечення їх роботи на початку робочого дня, але не більше розміру середньоденного надходження готівки до каси (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти);

— для підприємств, які мають строк здавання (готівки) в банк не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів, — у розмі­рах, що залежать від установлених строків здавання готівкової виручки (готівки) та її суми, але не більше п'ятикратного роз­міру середньоденних надходжень готівки (за три будь-які мі­сяці поспіль з останніх дванадцяти);

— для підприємств, ліміти каси яким установлюються згід­но з фактичними витратами готівки (крім виплат, пов'язаних

з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів), — не більше розміру середньоденної видачі готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти).

Підприємства, у яких відповідний середньоденний показ­ник, обчислений на підставі касових оборотів, дорівнює нулю або не більше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, можуть встановлювати ліміт каси в розмірі, що пе­ревищує обчислений середньоденний показник, але не більпіе десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, що становить 170 гривень.

Підприємства, що виробляють та перероблюють сільсько­господарську продукцію різних організаційно-правових форм (акціонерні товариства, агрофірми тощо), можуть установлю­вати (переглядати) ліміт каси на період заготівлі та перероб­лення сільськогосподарської продукції згідно з фактичними показниками їх касових оборотів (надходжень або видачі го­тівки) за будь-які три місяці сезону виробництва (перероблен­ня) сільськогосподарської продукції попереднього року.

Готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо вони були здані в сумі, що перевищує вста­новлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше на­ступного робочого дня банку (протягом операційного часу його роботи) або були використані підприємством (без попереднього здавання їх до банку й одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного дня на господарські потреби.

Не вважаються понадлімітними в день їх надходження і ті готівкові кошти, які надійшли до кас підприємств у вихідні та святкові дні та були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків наступного робочого дня банку (протягом операційного часу його роботи) та підприєм­ства або були використані підприємством (без попереднього здавання їх до банку й одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного робочого дня на господарські потреби.

Для своєчасного одержання в установі банку потрібної суми готівки підприємства (підприємці) у встановлені банком стро­ки мають попередити (письмово або усно) установу банку про необхідну суму коштів у банкнотах та розмінній монеті.

Підприємства мають право зберігати готівку у своїй касі, що одержана з банку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, сти­пендій, пенсій, дивідендів (доходу), понад встановлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. Для проведення цих виплат працівни­кам віддалених підрозділів підприємств залізничного транспор­ту та морських портів готівка може зберігатися в їх касах понад установлений ліміт каси протягом п'яти робочих днів, включаю­чи день одержання готівки в установі банку. Готівка, одержана в установі банку на інші виплати, має видаватися підприємством своїм працівникам у той самий день. Суми готівки, одержані в установі банку і не використані за призначенням протягом уста­новлених вище строків, повертаються підприємством в установу банку не пізніше наступного робочого дня установи банку та під­приємства або можуть залишатися в його касі (у межах встанов­леного ліміту) і видаватися на ті самі цілі.

Підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, що здійснюється за рахунок ви­ручки, понад встановлений йому ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, що за­значена в переданих до каси платіжних (розрахунково-платіж­них) відомостях.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше ви­даними під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт та одночасного повернення до каси підприємства за­лишку готівки, виданої під звіт.

Законом України "Про податок з доходів фізичних осіб" (ст. 9.10.2—9.10.3) встановлено, що Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, надається до за­кінчення третього банківського дня, наступного за днем, у яко­му платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за до­
рученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт.

Крім готівкових коштів у касі підприємства можуть зберіга­тись цінні папери, грошові документи, бланки акцій тощо.

До грошових документів, що знаходяться в касі підприємства, належать: оплачені путівки в санаторії, пансіонати і будинки відпочинку; поштові марки; проїзні квитки.

Згідно з чинним законодавством України до підприємств (підприємців) застосовуються штрафні санкції:

— за перевищення встановлених лімітів каси;

— неоприбуткування (неповне оприбуткування) у касах го­тівки;

— перевищення встановлених строків використання вида­ної під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів;

— проведення готівкових розрахунків без подання одержу­вачем коштів платіжного документа, який підтверджував би сплату покупцем готівкових коштів.

Розрахунки готівкою підприємств між собою та з підприєм­цями і фізичними особами проводяться як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок готівкової виручки і здійснюються через касу підприємств з веденням касової кни­ги встановленої форми.

Підприємці здійснюють облік руху готівки згідно з поряд­ком та документами, встановленими Державною податковою адміністрацією України.

Постановою Правління Національного банку України від 9 лютого 2005 р. № 32 встановлена гранична сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим під­приємством (підприємцем) протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами у розмірі 10000 гривень. Платежі понад зазначену граничну суму проводяться виключ­но в безготівковій формі. Кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежу­ється.

Зазначені обмеження стосуються також розрахунків готів­кою між підприємствами в оплату за товари, придбані на ви­робничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпоративними картками.

Зазначені обмеження не поширюються:

а) на розрахунки підприємств (підприємців) з фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами;

б) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;

в) розрахунки підприємств (підприємців) за спожиту ними
електроенергію;

г) використання коштів, виданих на відрядження;

ґ) розрахунки підприємств (підприємців) між собою під час закупівлі сільськогосподарської продукції.

У разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами (підприємцями) понад встановлену граничну суму кошти в розмірі перевищення встановленої суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі на кінець дня платника готівки одноразово в день здійснення цієї операції, з подальшим порівнянням одержаної розрахун­кової суми із затвердженим лімітом каси.

Розрахунки готівкою підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами проводяться із застосуванням прибут­кових та видаткових касових ордерів, касових і товарних че­ків, розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надан­ня послуг, отримання (повернення) коштів, а також рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо.

Законом України від 6 липня 1995 р. № 265/95-ВР "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" визначено, що суб'єкти підприємницької діяльності, які здійснюють розра­хункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (надання послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг зобов'язані проводити роз­рахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахун­кових операцій (далі — РРО) з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання роз­рахункових операцій або у випадках, передбачених зазначеним законом, із застосуванням зареєстрованих у встановленому по­рядку розрахункових книжок; видавати особі, яка отримує або

повертає товар, розрахунковий документ встановленої форми на повну суму проведеної операції.

Відповідно до Закону України "Про застосування реєстрато­рів розрахункових операцій в сфері торгівлі, громадського хар­чування та послуг" до суб'єктів підприємницької діяльності, які здійснюють розрахункові операції за товари (послуги), за рішен­ням відповідних органів державної податкової служби України застосовуються штрафні (фінансові) санкції у п'ятикратному розмірі вартості проданих товарів (наданих послуг) у разі: про­ведення розрахункових операцій на неповну суму вартості про­даних товарів; непроведения розрахункових операцій через реєстратори розрахункових операцій; нероздрукування відпо­відного розрахункового документа, що підтверджує виконан­ня розрахункової операції, або проведення її без використання розрахункової книжки.

Розрахунки готівкою фізичних осіб з підприємствами за придбані товари (виконані роботи, надані послуги) можуть та­кож проводитися через установи банків в порядку, визначено­му Інструкцією № 1 з організації емісійно-касової роботи в установах банків, яка затверджена постановою Правління На­ціонального банку України від 7 липня 1994 р. № 129. Зазна­чені розрахунки здійснюються без надходження коштів до ка­си підприємства і відображення цієї операції в касовій книзі, а проводяться фізичними особами шляхом внесення готівки на внутрішні банківські рахунки і подальшого перерахування установою банку цих коштів на поточні рахунки підприємств та є для фізичних осіб (платників коштів) — готівковими, а для підприємств (одержувачів коштів) — безготівковими.

Під час здійснення готівкових розрахунків підприємства (індивідуальні підприємці) — отримувачі готівкового платежу зобов'язані надати підприємствам (індивідуальним підприєм­цям) — платникам обліковий розрахунковий документ (подат­кову накладну, рахунок-фактуру, касовий і товарний чеки, акт виконаних робіт, наданих послуг, квитанцію до прибутко­вого касового ордера, закупівельний акт), який би підтверджу­вав здійснені платниками витрати готівки.

Розрахунки готівкою підприємств усіх форм власності, а та­кож індивідуальних підприємців з громадянами мають прово-

дитися з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, договору ку-півлі-продажу, актів закупівлі, виконання робіт (надання по­слуг) або інших документів, що засвідчують факт купівлі това­ру, виконання роботи, надання послуги.

Підприємства та індивідуальні підприємці, які здійснюють розрахунки зі споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг готівкою через належним чином зареє­стровані РРО, повинні обов'язково видавати споживачеві касо­вий чек, а під час виходу з ладу РРО або на період тимчасового відключення електроенергії — товарний чек.

Для складання прогнозів готівкового обігу установи банків до початку кварталу одержують від підприємств, а також від фізичних осіб — суб'єктів підприємницької діяльності, що мають рахунки в банку, касові заявки за встановленою фор­мою. Банки контролюють хід виконання прогнозів касових оборотів.

У банк на поточний рахунок здається виручка від реалізації готової продукції, виконання робіт, послуг, неодержана у вста­новлений термін заробітна плата та інші грошові кошти. Здача готівки на поточний рахунок оформляється заявою на переказ готівки. Вона складається з двох частин: верхня частина (за­ява) залишається в банку, а нижня частина (квитанція) з пе­чаткою банку і підписами касира та інших працівників банку передається особі, яка здала гроші.

Установи банків на підставі спеціальних заяв видають влас­никам рахунків чекові книжки. Вони є документами суворої звітності. Чеки для одержання готівки у банку називаються грошовими, а для перерахувань — розрахунковими. Для одер­жання грошей з рахунку виписують грошовий чек, котрий під­писують керівник підприємства і головний бухгалтер, зразки підписів яких є у банку, а також особа, що одержує готівку. Чек завіряється печаткою. На звороті чека вказується призна­чення одержуваної суми. Ніяких виправлень в чеках не допус­кається. Реквізити в чеку заповнюють чорнилом. Не можна видавати касиру оформлені підписами і печаткою чисті бланки чеків для заповнення їх в установі банку. На підприємстві за­лишається корінець чека, який служить для контролю за ви-

исаними чеками. Неправильно виписаний чек банк не при­ймає. За необхідності в банку надають зразок заповнення чека.

Видачу грошей з банку підприємствам здійснюють відповід­но до складених графіків. Для своєчасного одержання в уста­нові банку потрібної суми готівки підприємства (підприємці) у встановлені банком строки мають попередити (письмово або усно) установу банку про необхідну суму коштів у банкнотах та розмінній монеті. Готівка, одержана з установ банків, має ви­трачатися на ті цілі, на які вона отримана. При одержанні го­тівки у чеку вказують номер символа цільового її викорис­тання. Структура та зміст символів звіту про касові обороти встановлені Національним банком України.

Касові операції оформляють документами типової форми. Вони мають застосовуватися без змін на всіх підприємствах незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми влас­ності.

Приймання грошей в касу оформляють прибутковим касо­вим ордером, який підписують головний бухгалтер, касир та особа, яка здає гроші. За приймання грошей видають квитан­цію (відривають від касового ордера), яку підписує головний бухгалтер, касир завіряє печаткою або відтиском касового апа­рата. Якщо розрахунки проводяться з використанням реєстра­торів розрахункових операцій, то виручка оприбутковується у книзі обліку розрахункових операцій на підставі фіскальних звітних чеків реєстратора. Неоприбуткування готівки у касі є підставою для застосування штрафу у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми. При прийманні грошей в касу касир зобов'язаний керуватися правилами визначення платіжності та обміну банкнот і монет Національного банку України. Гро­ші не повинні викликати сумніву у своїй справжності.

Банкноти необхідно приймати навіть, якщо на них є такі пошкодження:

— у будь-якому місці банкноти є плями, написи, надриви, а також ознаки природного зношення, забруднення, але від яких залишилось не менше ніж 55% їх початкового розміру та мо­жуть бути прочитані номінал, літери серії та номер;

— порвані, надірвані та склеєні, якщо окремі частини бан­кноти безперечно належать тій самій банкноті і на них збере-

глися серія та номер, якщо місце склеювання не заважає ви­значити справжність банкноти та її номінал.

Банкноти з переліченими дефектами вважаються зношени­ми і мають прийматись банками від організацій будь-яких форм власності та фізичних осіб і вилучатись банками з обігу.

Монети приймають для платежу й обмінюють у разі, якщо немає жодного сумніву щодо їх справжності і якщо на них збе­режені зображення малого Герба України — тризуба та цифра, що вказує її вартість.

Банкноти та монети, які викликають сумнів щодо справ­жності або які мають явні ознаки підробки, пред'явнику не повертаються, а підлягають вилученню з видачею пред'явнику довідки про прийняття на експертизу.

Видачу з каси готівки здійснюють за видатковими касовими ордерами або відповідно до оформлених відомостей на виплату грошей з накладенням на ці документи штампа з реквізитами видаткового касового ордера. Документи на видачу грошей ма­ють бути підписані керівником і головним бухгалтером під­приємства, а також касиром і особою, яка одержала гроші.

Якщо на документах, що прикладені до касових ордерів, є дозволяючий напис керівника підприємства, то підпис керів­ника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

У разі видачі грошей за видатковим касовим ордером або до­кументом, що його замінює, окремій особі касир вимагає пре­д'явлення документа, який засвідчує особу одержувача, записує в ордері назву та номер документа, ким і коли він виданий. За одержані гроші особа підписується у видатковому касовому ор­дері. Якщо документ, який замінює видатковий касовий ордер, складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі та­кож пред'являють документи, що засвідчують їхню особу, і під­писуються у відповідній графі платіжних документів. Підпис про одержання грошей може бути лише власноручним, зробле­ним чорнилом або пастою кулькової ручки із зазначенням одер­жаної суми: гривень — літерами, копійок — цифрами. При одер­жанні грошей за відомістю сума літерами не проставляється.

Видачу грошей особам, що не знаходяться у списковому складі підприємства, здійснюють за видатковими касовими ордерами або за окремою відомістю. Видачу грошей особам,

яких залучають на сільськогосподарські роботи, а також для ліквідації наслідків стихійного лиха, можна здійснювати за відомістю, яку складають окремо для кожної організації, з якої були залучені працівники, і завіряють підписом уповно­важеного відповідної організації.

Видачу грошей касир проводить тій особі, яка вказана у ви­датковому касовому ордері або документі, що його заміняє. Якщо видача грошей здійснюється за дорученням, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача гро­шей бухгалтерія вказує прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання грошей. Якщо гроші видають за ві­домістю, то перед підписом за одержання грошей касир робить напис: "За дорученням". Доручення залишається у касира і прикладається до видаткового касового ордера або відомості.

У разі видачі грошей особі, яка не має можливості підпи­сатися (через хворобу чи інші причини), то за її письмовим дорученням може підписатися інша особа, але не працівник бухгалтерії або каси цього підприємства. На видатковому ка­совому ордері вказуються назва, номер, дата і місце видачі до­кумента, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей та особу, яка підписалася за отримання грошей.

Заробітну плату (оплату праці), допомогу з тимчасової не­працездатності, стипендії, пенсії і премії видають за відомос­тями на виплату грошей без складання видаткового касового ордера на кожного одержувача. На титульному листку платіж­ної відомості робиться дозволяючий надпис про видачу грошей за підписом керівника і головного бухгалтера підприємства із зазначенням строків видачі грошей і суми літерами. В анало­гічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей на заробітну плату (оплату праці), депонованих сум, грошей під звіт на службові відрядження кільком особам.

Після закінчення встановлених строків виплати заробітної плати касир повинен:

1) у платіжній відомості напроти прізвищ осіб, які не одер-ясали заробітної плати, поставити штамп або зробити відмітку від руки "Депоновано";

2) скласти реєстр депонованих сум;

3) в кінці відомості зробити напис про фактично виплачену суму та неодержану суму заробітної плати (оплати праці), зві­рити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і підписатися;

4) виписати видатковий касовий ордер на фактично випла­чену суму, зареєструвати його і записати в касову книгу.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також ви­даткові касові ордери і замінюючі їх документи мають бути за­повненні бухгалтерією чітко і зрозуміло чорнилом або настою кулькових ручок або виписані на друкарській чи обчислю­вальній машині. Ніяких підчисток, помарок або виправлень, навіть і обумовлених, в цих документах не допускається.

Забороняється видача прибуткових і видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, на руки особам, які вносять або одержують гроші. Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх скла­дання.

Прибуткові та видаткові касові документи (прибуткові ка­сові ордери, видаткові касові ордери, платіжні відомості) до їх передачі в касу реєструються в Журналі реєстрації при­буткових і видаткових касових документів. Якщо реєстрація касових ордерів здійснюється за допомогою комп'ютера, то необхідно формувати і роздруковувати за відповідний день "Вкладний аркуш журналу реестраії прибуткових і видатко­вих касових ордерів".

Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних відомос­тях на виплату заробітної плати (оплати праці), реєструють після її видачі.

Касові документи після складання звіту касира та його об­роблення в бухгалтерії комплектуються у хронологічному по­рядку, нумеруються і переплітаються в окремі папки та збе­рігаються протягом 36 місяців по закінченні календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеці­альному приміщенні, які передаються під охорону.

Виносити з приміщення, що охороняється, касові докумен­ти дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмо-

вим дозволом керівника або головного бухгалтера підприєм­ства. До кінця робочого дня документи мають бути обов'язково повернені. Довідки за касовими документами видаються від­повідним органам на їх вимоги у випадках, передбачених чин­ним законодавством. Вони мають бути підписані керівником і головним бухгалтером.

Дата добавления: 2015-08-13