Информационно-поисковая система по документам организации

Для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащейся в них информации в организациях должны создаваться информационно-поисковые системы на основе следующих требований:

— полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

— обеспечение оперативного доступа к информации и документам;

— максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;

Яндекс.ДиректОрганизация делопроизводства Е1 Евфрат – оптимизация документооборота. Бесплатное демо 14 дней! 18+evfrat.ru

— обеспечение рациональной организации массива документов организации.

Информационно-поисковые системы включают в себя: регистрацию и индексирование документов; информационно-поисковые массивы и базы данных; классификационные справочники; систему оперативного хранения документов.

Регистрация и индексирование документов — это совокупность правил описания содержания документов в ИПС. а также непосредственно процесс описания документов по этим правилам.

В соответствии с ГСДОУ регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Главное назначение регистрации — придание документу, юридической силы, подтверждение факта его появления в организации. Так, пока распорядительный документ, например приказ, не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, за него организация как бы не берет на себя ответственность, так как не подтверждается сам факт поступления документа.

Регистрации в обязательном порядке подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, нотариальные, учебные; учетно-статистические, бухгалтерские и другие).

Документы в оптимальном варианте должны регистрироваться один раз в день поступления, подписания или утверждении (создания). При возможности оперативного доступа к регистрационным массивам дополнительные регистрации в пределах организации становятся ненужными.

Регистрация документов в соответствии с ГСДОУ производится децентрализованно по группам документов в зависимости от названия (вида), автора и содержания в местах создания этих документов или(и) их исполнения. Однако децентрализация основывается на единой системе и единых обязательных правилах регистрации и доступности регистрационных данных.

Независимо от способа регистрации и структуры регистрационных форм (карточки, журналы, экранные форматы), в выборе которых организации не регламентированы, необходимым условием является использование в регистрационной форме обязательных реквизитов: автор документа (корреспондент); название документа, состоящее из наименования вида и заголовка; дата документа; присваиваемый индекс; срок исполнения; номер дела, в котором хранится документ; а также при необходимости: индекс поступившего документа; резолюция с указанием исполнителя, содержания поручения, автора и даты; отметка об исполнении; расписка исполнителя в получении (доведении до сведения) документа, дата промежуточного контроля и другие. При регистрации документов ограниченного доступа указываются также номера и число экземпляров.

Регистрационный индекс проставляется на документе и в регистрационной форме и служит в совокупности с датой и названием целям идентификации документа и его учета. Обязательным элементом индекса является порядковый, как правило, в пределах делопроизводственного года, номер. Конкретный состав индекса зависит от принятого для каждого массива документов принципа последующего хранения и, следовательно, принципа поиска. Например, если документы формируются в дела по критерию автора и названия (протоколы совещаний, приказы, удостоверения, дипломы и т.д.), то их индекс может быть ограничен только порядковым номером в пределах массива, так как в дела они комплектуются также по порядку номеров.

Для выделения части документов из единого регистрационного массива используются дополнительные буквенные индексы. Так, при едином массиве приказов организации приказ).» по вопросам управления кадрами (прием, перевод и т.д.) порядковый номер дополняется буквой "К" (28 —К), решения президиумов коллегиальных органов дополняются по этому же принципу буквой "П" (74 - П).

Индекс документа, коллективным автором которого являются несколько юридических лиц, образуется из порядковых номеров, присвоенных каждому из авторов. Например, Постановление от 30.11.81 "Об утверждении типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, па предприятиях, в учреждениях и организациях" трех авторов имеет индекс 463/162/298.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, авторам (переписка, заключения, отзывы, докладные записки и т.д.), служит порядковый помер, дополняемый индексом дела, в которое подшивается данный документ. Так, индекс письма 89/04 — 18 состоит из порядкового номера — 89 и номера папки, в которую будет подшит документ (или его копия). -04-18.

Дата добавления: 2015-08-13