Обращение. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. При печатании обращение выравнивается по центру.

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца.

Разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие адресатом.

Считается, что средняя длина абзаца должна составлять 4-5 предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей.

Для делового письма лучше использовать бланк с эмблемой фирмы и ее названием, а также фирменные конверты, на которых повторяются те же, что и на бланке, реквизиты.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

С правой стороны пишут дату отправления письма - день, месяц и год полностью.

Еще ниже - обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте.

После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Фамилию можно указывать без инициалов.

После подписи и фамилии обязательно укажите свою должность и название вашей фирмы.
Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой.

Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы.

Общее правило для любой корреспонденции - с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины.

Адрес того, кому отправляется письмо, указывается на конверте, адрес отправителя должен быть указан два раза: на конверте и в тексте письма (в конце, ниже подписи, или в правом верхнем углу первой страницы). Лучше, когда адреса на конверте отпечатаны, а не написаны от руки.

Под адресом в тексте должна быть указана дата написания.

Содержание деловой переписки

Третьим обязательным отличительным моментом в написании делового письма является его содержание.

По содержанию и назначению письма могут быть:

• Инструктивными
• Сопроводительными
• Гарантийными
• Информационными
• Благодарственными
• Поздравительными
• Рекламными.

Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.

Дата добавления: 2015-08-13