Нотариальное делопроизводство

Вопросы:

1.Понятие и основные правила ведения нотариального делопроизводства.

2.Порядок ведения нотариальных дел.

3.Подготовка документов и формирование нотариальных дел.

1. Понятие и основные правила ведения нотариального делопроизводства.

Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами, как закреплено в ст. 9 Основ, «в соответствии с правилами, утверждаемы­ми Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой». Однако такие правила еще не разработаны, и нотариальное делопроизводство, связанное с соверше­нием нотариальных действий, осуществляется по-прежнему согласно нормам инструкции по делопроизводству в государственных нотари­альных конторах РСФСР, утвержденной 19 августа 1976 г., в той части, в какой ее возможно еще применять.

Делопроизводство каждым нотариусом в Российской Федерации ведется в своей конторе или государственной нотариальной конторе по одним и тем же стандартам. Оно должно быть организовано самим но­тариусом таким образом, чтобы все изготавливаемые им документы от­вечали предъявляемым требованиям, содержали все предусмотренные утвержденными формами реквизиты, были в обязательном порядке за­регистрированы.

Также необходимо отметить что, нотариальная деятельность, как и любая другая, нуждается в контроле. Необходимость контроля объясняется, по крайней мер двумя причинами: появлением в реальной юридической практике новых проблем, которые с помощью контроля должны выявляться и эффективно решаться; предупреждением и разрешением конфликт­ных ситуаций.

В соответствии со ст. 10 Основ законодательства о нотариате нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотрен­ном законодательством Российской Федерации, республик в со­ставе Российской Федерации, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального дей­ствия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, то тексты оформленных документов должны быть переданы ему нотариусом или переводчиком.

Основы законодательства о нотариате не оговаривают, по чьей инициативе может вызываться переводчик, какие должны быть формальные квалифицированные требования к нему и кто будет нести расходы по оплате услуг переводчика.

Переводчик может быть приглашен по инициативе как нотариуса, так и лица, не владеющего соответствующим языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство. Если перевод­чик приглашается по инициативе нотариуса, то последний дол­жен исходить из определенных формальных требований к переводчику — наличия специального образования, известности дан­ного лица как переводчика по ранее совершенным нотариальным действиям.

Однако оплата услуг переводчика должна производиться за счет лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, по­скольку правила нотариального производства не предусматривают возмещение таких расходов за счет средств нотариальных та­рифов.

При удостоверении сделок и совершении некоторых иных но­тариальных действий (например, при свидетельствовании подлинности подписей на документах) проверяется подлинность подписей участников сделок и других лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий.

Нотариально удостоверяемые сделки, а также заявления и иные документы подписываются в присутствии нотариуса. Если сделка, заявление или иной документ подписаны в отсутствие нотариуса, то подписавшийся должен лично подтвердить, что документ под­писан им.

Существует несколько правил подписи нотариальных докумен­тов, которые классифицируются по субъекту, обращающемуся для совершения нотариальных действий:

- если гражданин вследствие физических недостатков, болезни
или по каким-либо иным причинам не может собственноручно
расписаться, то по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление или иной документ может под­
писать другой гражданин с указанием причин, в силу которых
документ не мог быть подписан собственноручно гражданином,
обратившимся для совершения нотариального действия;

- если гражданин, обратившийся для совершения нотариального действия, неграмотный или слепой, то нотариус прочитывает ему текст документа, о чем на документе делает отметку;

- если обратившийся для совершения нотариального действия
глухой, немой или глухонемой гражданин неграмотен, то при
совершении нотариального действия обязательно должен присутствовать грамотный человек, который может объясниться с ним и
удостоверить своей подписью, что содержание сделки, заявления
или иного документа соответствует воле участвующего в ней глухого, немого или глухонемого.

В случае, если в делах нотариальной конторы имеются сведе­ния о проверке полномочий должностных лиц, юридических лиц, образец их подписи, полученный при личном обращении, и под­линность их подписи не вызывает сомнений, нотариус может не требовать личной явки этих должностных лиц.

Как уже было отмечено выше, если для совершения нотариального действия обратившееся лицо не представило необходи­мых документов, нотариус вправе отложить совершение действия и истребовать от лиц недостающих документов, которые должны быть ему предоставлены в указанный им срок. Существуют осо­бые требования, предъявляемые к оформлению документов, представляемых нотариусу и удостоверяемых им.

2. Порядок ведения нотариальных дел.

В соответствии со ст. 45 Основ нотариусами не принимаются для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправле­ния, а также документы, написанные карандашом.Приписки и по­правки должны быть оговорены и подтверждены подписью участ­ников сделки и других лиц, подписавших сделку, заявление и т.п., а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса и оттиском его печати, при этом исправления должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркну­тое можно было прочесть в первоначальном тексте. Исправления, сделанные в тексте документа, который не подписывается сторо­нами, в конце удостоверительной надписи оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью и оттиском его печа­ти. Не заполненные до конца строки и другие свободные места на документах прочеркиваются, за исключением документов, пред­назначенных для действия за границей, в которых прочерки не допускаются.

Текст нотариально удостоверяемых сделок должен быть напи­сан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц — без сокращений с указанием адресов их органов (в необходимых случаях — также номера текущего (расчетно­го) счета и отделения банка). Фамилии, имена и отчества граждан должны быть написаны полностью с указанием места их житель­ства, а при удостоверении сделок от имени иностранных граждан также указывается и их гражданство. Если документ, подлежащий удостоверению или засвидетельствованию, изложен неправильно или неграмотно, нотариус предлагает обратившемуся лицу ис­править документ или составить новый. По просьбе обратившего­ся документ может быть составлен нотариусом.

Если представленные документы или удостоверяемые, выда­ваемые либо свидетельствуемые документы изложены на двух и более отдельных листах, то они должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы, а количество прошнурованных листов соот­ветственно заверено подписью должностного лица и печатью юридического лица, выдавшего документы, или подписью нотариуса с приложением его печати.

При удостоверении сделок, свидетельствовании верности ко­пий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, три удостоверении времени предъявления документов непосредственно на соответствующих документах нотариусы совершают удостоверительные надписи, содержание которых соответствует «формам реестров для регистрации нотариальных действий, но­тариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сдел­ках и свидетельствуемых документах», утвержденным Министер­ством юстиции Российской Федерации 18 апреля 2002 г. Указан­ные удостоверительные надписи совершаются за подписью нота­риуса и с приложением его печати. Текст удостоверительной над­писи может быть отпечатан на пишущей машинке, ясно написан от руки или исполнен при помощи имеющегося у нотариуса штам­па с текстом соответствующей надписи. При этом подчистки не допускаются, незаполненные места должны быть прочеркнуты, приписки и иные исправления должны быть оговорены нотариу­сом по вышеизложенным правилам.

Если удостоверительная надпись не умещается на соответству­ющем документе, она может быть продолжена или изложена пол­ностью на прикрепленном к документу листе бумаги. В этом слу­чае листы, на которых изложен текст документа и удостовери­тельная надпись, прошнуровываются и пронумеровываются, а их количество заверяется подписью нотариуса с приложением его печати. Для изложения удостоверительной надписи или ее продол­жений допускается также подклейка листа бумаги с приложением печати, часть оттиска которой должна находиться на подклеенном листе. Однако необходимо учитывать, что не допускаются прикреп­ление и подклейка листов бумаги по данным правилам для надпи­си о свидетельствовании верности копии документа.

В подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изобра­женным на фотографии, принятия на хранение документов выда­ются соответствующие нотариальные свидетельства, содержание которых также соответствует указанным «Формам реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах». При заполнении и оформлении нотариальных сви­детельств применяются те же правила, что и при совершении удо­стоверительных надписей.

Дубликаты документов выдаются нотариусом в соответствии со ст. 5, 50, 52 Основ. Дубликат документа содержит весь текст удостоверенного или выданного документа, на нем совершается удостоверительная надпись по установленной форме.

Выдача дубликата регистрируется в реестре для совершения нотариальных действий.

Дубликат завещания может быть выдан завещателю, а после его смерти - указанным в завещании наследникам по представ­лении свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наслед­ника, который был указан в завещании, дубликат завещания мо­жет быть выдан его наследникам по представлении ими свидетельств о смерти завещателя и умершего наследника, после кото­рого они наследуют. При наследовании по закону после смерти наследника по завещанию, кроме того, предоставляются доку­менты, подтверждающие родственные или иные отношения на­следников с наследодателем (если эти документы не были представлены ранее).

По предоставлении указанных документов наследникам умер­шего может быть выдан и дубликат документа, подтверждающего принадлежность наследодателю наследственного имущества, в случае его хранения у нотариуса.

Обязанность обеспечить условия для сохранения тайны нотари­альных действий лежит на нотариусе как в момент совершения нотариального действия (удостоверения сделки, выдаче свидетель­ства о праве на наследство), так и после его осуществления.

3. Подготовка документов и формирование нотариальных дел.

По общему правилу все совершенные действия нотариуса и участников нотариального производства при совершении конкретного нотариального действия фиксируются, во-первых, в тек­сте самой сделки либо иного документа, во-вторых, в реестре нотариальных действий, в-третьих, в иных документах, остаю­щихся в делах нотариуса (заявления участников нотариального производства и иных лиц, чьи права затрагивались совершением данного нотариального действия).

Правомерной является практика составления протоколов но­тариальных действий, которые фиксируют те обстоятельства, которые невозможно отразить в тексте самого нотариального документа: например, вопросы, задаваемые нотариусом участникам нотариального производства с целью проверки понимания ими значения совершаемых ими действий и их правовых последствий.

В соответствии со ст. 50 Основ законодательства о нотариате все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистриру­ются в реестре. Нотариус обязан выдавать выписки из реестра:

1) по письменному заявлению организаций и лиц, от имени и
по поручению которых совершались нотариальные действия;

2) органам следствия, суда и прокуратуры по возбужденным
гражданским и уголовным делам;

3) налоговым органам в случаях, установленных в Основах за­конодательства о нотариате и в Налоговом кодексе Российской Федерации;

4) налоговой палате при проведении проверок профессиональной деятельности.

Формы реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах устанавливаются Министерством юстиции Российской Федерации.

Дата добавления: 2015-08-18