передача документов и дел

В соответствии с п. 2 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете при смене руководителя организации обязательная инвентаризация активов и обязательств не проводится. Однако организация может установить обязательность ее проведения в таких случаях в учетной политике организации. Проведение инвентаризации позволит выявить реальное наличие материальных ценностей, нематериальных активов и т.д. и избежать новому руководителю претензий, связанных с осуществлением деятельности прежним руководителем.

Порядок проведения и оформления результатов инвентаризации предусмотрен Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 N 180 (далее - Инструкция N 180). Инвентаризация и прием-передача материальных ценностей от увольняемого работника должны быть произведены до его увольнения. Исходя из п. 20 Инструкции N 180 проверку фактического наличия активов и обязательств необходимо проводить в присутствии увольняемого руководителя организации.

Ситуация из практики. Зачастую возникает ситуация, когда необходимо провести инвентаризацию, а руководитель организации на ее проведение не является (например, отсутствует на работе без уважительных причин, отказывается от участия в инвентаризации).

Полагаем, в этом случае нанимателю следует до увольнения руководителя создать комиссию для проведения инвентаризации и направить руководителю письмо о необходимости принять участие в инвентаризации и о том, что в случае неявки инвентаризация будет проведена в его отсутствие. Факт отсутствия руководителя при проведении инвентаризации следует зафиксировать в инвентаризационных описях, а также указать сведения о его уведомлении о проведении инвентаризации.

При увольнении руководителя организации должны быть переданы документы и дела новому руководителю организации (или другому лицу, которое будет исполнять обязанности руководителя) по акту приема-передачи (ч. 1 п. 7 Инструкции по делопроизводству).

Передача документов и дел не представляет сложности, если будущий руководитель состоит в штате организации (например, заместитель директора избран новым руководителем организации).

Ситуация из практики. На практике возникает вопрос: каким образом обеспечить прием-передачу документов и дел от действующего руководителя до его увольнения вновь принимаемому лицу, которое еще не является руководителем (поскольку два лица одновременно не могут занимать должность руководителя организации)? Полагаем, в данном случае следует предусмотреть в заключенном трудовом договоре (контракте), приказе о приеме на работу нового руководителя дату начала работы - на следующий день после увольнения прежнего руководителя. При этом обоснованием полномочий на прием документов и дел будущего руководителя в этом случае будет являться протокол общего собрания участников (решение учредителя) о его избрании (назначении на должность). Таким образом, в последний день работы руководителя оформляется акт приема-передачи дел лицу, уже избранному в качестве руководителя, но еще не вступившему в должность.

Ситуация из практики. Может возникнуть ситуация, когда принято решение об увольнении руководителя организации, но не назначен (не избран) новый руководитель и выполнение его обязанностей не возложено на иного работника. В этом случае увольняемому руководителю следует передать документы и дела нанимателю. Со стороны нанимателя акт приема-передачи документов и дел может быть подписан, например, собственником имущества организации - физическим лицом либо представителем органа, уполномоченного на прием и увольнение руководителя (например, председателем общего собрания участников хозяйственного общества, председателем наблюдательного совета).

Форма акта приема-передачи документов и дел нормативными правовыми актами не закреплена. При составлении акта приема-передачи документов и дел необходимо руководствоваться правилами Инструкции по делопроизводству.

Полагаем, что передавать печать вновь назначенному или избранному руководителю целесообразно по акту приема-передачи.

См. образец акта приема-передачи документов и дел при смене руководителя.

О смене руководителя организации необходимо незамедлительно уведомить обслуживающий банк, небанковскую кредитно-финансовую организацию. И в месячный срок со дня изменения сведений, подлежащих включению в карточку с образцами подписей и оттиска печати, оформить новую карточку с образцами подписей и оттиска печати в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь (ч. 4 ст. 200 Банковского кодекса).

См. образец уведомления обслуживающего банка о смене (увольнении) руководителя организации.

О смене руководителя организации (за исключением банков, небанковских кредитно-финансовых организаций, страховых организаций, страховых брокеров, объединений страховщиков) необходимо уведомить регистрирующий орган по месту нахождения организации в течение 10 рабочих дней со дня такой замены (п. 21 Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 N 1). Форма соответствующего уведомления содержится в приложении 18 к Постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 27.01.2009 N 8 "О некоторых мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. N 1".

Обратите внимание! Уведомление в регистрирующий орган можно направить в электронном виде посредством веб-портала Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (http://egr.gov.by) О прекращении трудового договора с руководителем страховой организации, страхового брокера необходимо уведомить Министерство финансов Республики Беларусь в пятидневный срок со дня прекращения действия трудового договора (ч. 2 п. 7 Положения о страховой деятельности)

Необходимость уведомления налоговых органов о смене руководителя организации законодательством не предусмотрена.

Copyright: (C) ООО "ЮрСпектр", 2014

Исключительные имущественные права на данный

авторский материал принадлежат ООО "ЮрСпектр"

Дата добавления: 2015-08-05