Организационные структуры управления

Важнейшая проблема менеджмента любого предприятия или организации – формирование рациональной организационной системы управления.

Система управления – это интеграция управляющей и управляемой подсистем, основанная на четком распределении обязанностей, прав и ответственности с учетом материального и морального вознаграждения, и наказания.

Успешное функционирование и развитие всякой системы управления в существенной степени зависит от научной аргументированности ее организационной структуры управления.

Организационные структуры управления отличаются большим разнообразием и определяются многими объективными факторами и условиями. К ним могут быть отнесены, в частности, размеры производственной деятельности предприятия (среднее, мелкое, крупное); производственный профиль фирмы; функции управления и др.

«Организационная структура управления – упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие предприятия и организации как единого целого. Она отражает форму разделения, кооперации и партнерства в управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций организационная структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими»[29].

«Во главе органа управления находится руководящая должность – организационная единица, которая реализует совокупность его прав, обязанностей и ответственности. Все остальные должности лишь обеспечивают эти действия и являются по отношению к ней подчиненным.

Структура управления организацией состоит из двух больших частей:

- структуры органов управления подразделениями основной, вспомогательной и обслуживающей деятельностью, объединенных технологическими, экономическими и иными связями;

- структуры аппарата управления – совокупности органов управления, их штабных и функциональных подразделений и работников, участвующих в процессе принятия и реализации общих решений».[30]

Основными понятиями организационных структур управления являются звеньями, уровни и связи. В качестве звеньев могут выступать как отдельные работники, количество работников, выполняющих определенные функциональные обязанности.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря иерархическим и партнерским связям. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели и устанавливаются взаимосвязи между ними.

При многоуровневой структуре создаются верхние звенья управления и низовые звенья. При трех и более уровнях в организационной структуре управления формируется так называемый средний слой, который в свою очередь может состоять из нескольких уровней.

В структуре управления организацией различаются линейные и функциональные связи. Первые суть отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений и движения информации между линейными руководителями – лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений.

Функциональные связи сопрягаются с теми или иными функциями менеджмента. Между составляющими элементами организационной структуры управления существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждом из них вызывают необходимость пересмотра всех остальных.

Увеличение количества звеньев и уровней в организационной структуре управления неизбежно приводит к многократному росту числа сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений; следствием этого нередко является замедление процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации.

Нельзя забывать о требованиях, предъявляемых к организационным структурам управления и принципах их построения, проектируя организационную структуру управления.

Научность. При формировании организационной структуры управления необходимо применять научные методы анализа и проектирования.

Оптимальность. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления, и ей присущи компактность, стройность, простота.

Оперативность. Суть этого требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений.

Надежность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных, быть безотказной и восстанавливаемой.

Экономичность. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат.

Гибкость. Способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.

Устойчивость структуры управления. Стабильность ее основных свойств при различных внешних воздействиях.[31]

На формирование организационной структуры управления оказывают влияние следующие факторы:

- отраслевая принадлежность, особенности отрасли и подотрасли;

- объем производства;

- характер и особенности производственного процесса, уровень ее механизации и автоматизации, применяемые технологии, количество и объем необходимых исходных ресурсов, а также их доступность;

- специфика отношений предприятия с другими, занимающимися, в частности, материально-техническим снабжениям, предоставлением кредиторов и др.;

- регион и сосредоточение производства, состояние внешней среды;

- изменения организационных форм, в которых функционируют предприятия;

- разделение труда и функции управления;

- социальной характер коллектива;

- психологическая совместимость; конфликтные ситуации;

- межличностные связи и отношения и др.

Помимо особенностей территориального размещения производства, объема и характера его внешних связей не следует забывать, что всякая организационная структура управления представляет собой форму объединения людей. Поэтому следует пристальное внимание уделять подготовке и квалификации кадров, их способностям и возможностям.

Органы управления призваны планировать, организовывать, регулировать, координировать и контролировать ход производства, а также процессы обеспечения социальных, коммунальных и культурных потребностей коллектива. Все упомянутые процессы находятся в тесной взаимосвязи и не могут протекать независимо друг от друга.

Существует большое количество структур управления и их модификаций, адаптированных к конкретным условиям функционирования организаций. – сложных, многофункциональных и динамических.

Структура управления по горизонтали может быть построена в соответствии со следующими принципами.

1. Функциональным. Управленческие подразделения и должности создаются в соответствии с основными направлениями деятельности организации.

2. Матричным. Формируются управленческие подразделения (должности) двух типов. Одни осуществляют административные функции, другие отвечают за содержательную сторону деятельности или координируют ее. Таким образом, исполнители (или руководители нижестоящих подразделений) имеют двойное подчинение – линейным руководителям и руководителям (координаторам) по соответствующей проблеме. И те, и другие, в свою очередь, подчиняются высшему руководству».

По вертикали структура управления строиться на основе полномочий в соответствии с линейным, функциональным, проектным и т.п. принципами.

Линейные организационные структуры. Линии полномочий, осуществляемых субъектом управления по отношению к нижестоящим уровням организации, образуют вертикальную основу ее управленческой структуры.

Если предприятие маленькое, в нем нет подразделений, а число работников не превышает нормы управляемости, в нем имеет место один уровень управления. Соответствующая структура управления является простой линейной.

С ростом организации и углублением разделения труда в ней появляются подразделения. Управленческая структура усложняется, превращается из одноуровневой в многоуровневую (руководитель организации – руководители подразделений). Такая управленческая структура получила название линейной структуры управления (рис. 1).

Рис. 1. Линейная структура управления[32]

В целом линейные структуры имеют четко выраженные линии полномочий и ответственности, обеспечивающие единство и четкость распорядительства; предполагают прямое воздействие руководителя, в руках которого сосредоточены все виды полномочий, на подчиненных.

Они обеспечивают его высокую личную ответственность за результаты, оперативность и точность организационных реакций, включает выдачу противоречивых заданий. Здесь не предусмотрено использование специалистов, чьи функции выполняют руководители, что при отсутствии горизонтальной координации приводит к их чрезмерным информационным перегрузкам, увеличению сроков принятия и невысокой эффективности реализации решений,

Линейные структуры отмечает замедленная адаптация и реакция на изменения вследствие жестких норм, слабая инновационность, высокая концентрация власти, бюрократизм, ограниченное видение целей.

Функциональная структура управления (рис.2). Создание функциональной структуры сводиться к группировке персонала по видам задач, которые они выполняют. Конкретные характеристики и черты деятельности того или иного подразделения соответствуют наиболее важным направлениям деятельности всей организации. В тех случаях, когда функциональная структура используется частично, одна из функций осуществляется либо на более высоком уровне управления, либо на одном уровне с подразделениями, структурированными по продукту, заказчику или территориальному признаку.

Если размер всей организации или данного отдела велик, то основные функциональные отделы можно, в свою очередь, подразделить на более мелкие функциональные подразделения. Они называются вторичными, или производными. Основная идея здесь состоит в том, чтобы максимально использовать преимущества специализации и не допускать перегрузки руководства. При этом необходимо соблюдать известную осторожность с тем, чтобы такой отдел (или подразделение) не ставил бы свои собственные цели выше общих целей всего предприятия.

Рис. 2. Функциональная структура управления.[33]

Функциональная структура не подходит для организаций с широкой номенклатурой продукции, действующих в среде с быстро меняющимися потребительскими и технологическими потребностями, а также для организаций, осуществляющих деятельность в международном масштабе, одновременно на нескольких рынках в странах с различным законодательством.

Следующий вид структуры получил название линейно-штабная.

Суть изменений, коснувшихся данной структуры, состояла в том, что при линейных руководителях создавалась группа специалистов – так называемый аппарат (штаб), сотрудники которого выполняют консультативные и обслуживающие функции.

На уровне организации они занимаются общими проблемами ее развития, а в подразделениях решают их специфические задачи.

Работники аппарата обладают консультативными, контрольными и иными полномочиями, объединёнными общим наименованием «штабных». Ими выполняются следующие функции:

- основные;

- вспомогательные;

- личное обслуживание руководства.

Рис. 3. Линейно-штабная структура[34]

Появление штабных подразделений было обусловлено сложностью и комплексностью управления, необходимостью оказания администрации постоянной помощи со стороны специалистов. Последние более квалифицированно и оперативно выполняют текущую аналитическую и подготовительную работу, освобождая от нее руководителей.

Преимущество построения организационной структуры управления на основе линейных принципов с привлечением специалистов, состоит в следующем:

- путем централизации на высшем уровне важнейших решений обеспечивается стратегическая направленность управленческого процесса, облегчается интеграция текущих и перспективных;

- в результате предельной рациональности структуры исключается дублирование управленческих функций и тем самым обеспечивается экономия затрат;

- за счет четкости и надежности коммуникаций появляется возможность без задержки доводить до исполнителей и реализовывать управленческие решения;

- на основе концентрации в штабных подразделениях высококвалифицированных специалистов, занятых подготовкой решений, поддерживаются высокие стандарты[35].

В целом это – четкая структура с незначительным числом промежуточных звеньев, низкими организационными расходами. В то же время линейно-штабная структура обладает рядом существенных недостатков.

Во-первых, сохраняется основной порок линейного подхода, когда все решения принимаются первым лицом независимо от того, насколько они важны. Поэтому его перегрузка остается прежней, просто снимается необходимость быть глубоким специалистом.

Во-вторых, в результате же запаздывания информации эти решения зачастую оказываются несвоевременными.

В-третьих, из-за отсутствия горизонтальных связей здесь затрудняется координация деятельности подразделений, синхронизации их работы, возникают дополнительные конфликты.

В-четвертых, глубокая специализация внутренних процессов и четкие однозначные линии подчинения приводят к тому, что подобная структура быстро закостеневает и бюрократизируется. Все это замедляет развитие организации по сравнению с имеющимися возможностями.

В-пятых, работники аппарата оторваны от практики, и, несмотря на высокую квалификацию, предлагаемые ими решения часто недостаточно эффективными.

Децентрализация управления в рамках линейно-функциональной структуры приводит к тому, что разделение прав и ответственности дробится между разными органами, руководящими техническими разработками, закупкой сырья и материалов, производством, сбыто и т.д. Наиболее типичен такой процесс для предприятий, где устойчиво выпускается огромное количество однородных продуктов и экономия на масштабе производства значительна. Одним из условий децентрализации структуры может ситуация, когда рынок представляет собой единое целое и отличается высокой степенью концентрации потребления.[36]

Вместе с тем развитие диверсификации производства, резкое усложнение внутренних и внешних связей, динамизм внедрения технических новшеств, жесткая борьба за рынки сбыта продукции приводят к серьезным трудностям и во многих случаях совершенно исключают использование чисто функциональных форм управления. С ростом размеров корпораций, расширением номенклатуры выпускаемых продуктов и рынков их сбыта функциональные структуры управления в силу разобщенности прав и ответственности по отдельным функциям теряют способность реагировать на происходящие изменения. В процессе управления возникают конфликты при выборе приоритетов, принятие решений задерживается, линии коммуникаций удлиняются, затрудняется осуществление контрольных функций.

Построение организации по линейно-функциональному принципу происходит с группировкой по видам управления. К этому же типу относятся структуры, которые сформированы либо по продуктовому, либо по территориальному признаку. Тогда они носят название дивизиональные организационные структуры управления.

В качестве преимуществ данного вида структур можно назвать:

- «возможность более оперативной реакции на изменения, происходящие во внешней среде, эффективной адаптации к изменяющимся условиям за счет децентрализации принятия решений;

- лучшую ориентированность на конечные результаты (производство конкретных видов продукции, удовлетворение потребностей клиентов, насыщение товарами конкретного регионального рынка);

- относительную самостоятельность подразделений;

- освобождение высших руководителей от решения оперативных проблем;

- развитие широты мышления, гибкости восприятия и предприимчивости руководителей (дивизионов)».[37]

В тоже время дивизиональные организационные структуры обладают немалыми недостатками:

- увеличение иерархичности за счет промежуточных уровней управления, координирующих работу отделений;

- рост дублирования функций и затрат на содержание аппарата и координацию;

- обострение противоречий между интересами подразделений различных направлений деятельности и в связи с необходимостью распределения ключевых ресурсов;

- значительная организационная разобщенность подразделений и трудности в координации их деятельности;

- сложность экономии на масштабах;

- недостаточно эффективное использование ресурсов в связи с постоянным закреплением их за конкретным подразделением;

- затруднение контроля.

«Структуризация компании по отделениям производится, как правило, по одному из трех принципов: по продуктовому – с учетом особенностей выпускаемой продукции или предоставляемых услуг, по рыночному – в зависимости от ориентации на конкретного потребителя и по региональному – в зависимости от обслуживаемых территорий. В связи с этим выделяется три типа дивизионных организационных структур».[38]

При продуктовой полномочия по руководству производством и сбытом какого-либо продукта или услуги передаются одному руководителю, который является ответственным за него. Руководители функциональных служб должны отчитываться как перед ним, так и управляющим по этому продукту.

Компании с такой структурой способны быстрее реагировать на изменения условий конкуренции, технологии и покупательского спроса. Рыночные отделения, подобно продуктовым, имеют статус центров прибыли и возглавляются региональными вице-президентами.

Простая линейная, линейно-штабная и линейно-функциональная структуры управления относятся к категории так называемых жестких. Границы, функции, статус характер взаимодействия подразделений в их рамках на протяжении длительного времени остаются относительно постоянными.

Проектные структуры управления. «Под проектной структурой управления понимается временная организация, создаваемая для решения конкретной комплексной задачи. В одну команду собираются квалифицированные работники разных профессий, специалисты, исследователи для осуществления определенного проекта с заданным уровнем качества и в рамках выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов.»[39] После завершения проекта и решения всех связанных с этих задач привлеченные в команду работники возвращаются в свои подразделения к постоянной работе или переходят к работе по выполнению другого проекта. Проектные структуры управления различаются между собой по масштабу деятельности, широте охвата научно-технических проблем и проблем производства, характеру связей с линейными и функциональными звеньями организации, кругу полномочий для взаимодействия с внешней средой. Одной из наиболее распространенных разновидностей такой организации является матричная структура управления, при которой члены проектной команды подчиняются не только руководителю проекта, но и руководителям тех функциональных подразделений, в которых они постоянно работают (рис.4).

Матричная структура управления способствует коллективному расходованию ресурсов, что имеет существенное значение, когда выпуск продукции сопряжен с необходимостью использования редких или дорогостоящих видов ресурсов. При этом достигается определенная гибкость, поскольку в них все сотрудники постоянно закреплены за определенными функциональными подразделениями. Поскольку в матричной организации работ сотрудники набираются из различных функциональных отделов для работы по конкретному проекту, трудовые ресурсы можно гибко перераспределять в зависимости от потребностей каждого проекта. Наряду с гибкостью матричная организация открывает большие возможности для эффективной координации работ.

Рис. 4. Матричная структура[40]

Введение проектного управления связано с тем, что линейно-функциональная структура не может обеспечить осуществление множества проектов. При организации подразделений по специализированным функциям много усилий затрачивается на установление и выяснение взаимоотношений между дифференцированными ролями. Поскольку линейно-функциональная структура управления продолжает существовать наряду с проектным управлением, последнее следует скорее охарактеризовать как механизм преодоления недостатков и дополнения указанной структуры, а не как ее замену.

Успех современных организационных структур управления все в большей мере зависит от внешних, чрезвычайно быстро меняющихся условий их функционирования. К числу этих условий можно отнести интенсивную конкуренцию, ужесточение требований к интеллекту и потенциалу управленческих кадров, рост их автономии и ответственности.

Организационные структуры управления большей частью преобразуются без должного учета требований конкурентного рынка. Больше требуются управленческого персонала с творческим образом мышления, необходимы менеджеры, способные предупреждать и устранять конфликты между работниками и собственниками, сочетать успешный бизнес с умелым решением социальных задач предприятий и организаций.

Дата добавления: 2015-08-03