Universal Utensils 14 February 2003

Postbus 444

Rotterdam

Netherlands

Dear Sirs,

Account No. 645/Hrs-0098/Invoice No. 04276

I regret to inform you that the above invoice contains a mis­take. It is almost certainly the case that the figure in the invoice for the total has been multiplied by a hundred. In view of our longstanding dealings with your company, I am con­vinced that you do not expect me to pay $98,000 for the last delivery of switches and electrical components.

I would very much appreciate receiving a more reasonable invoice.

Yours faithfully

John Granger

Уклонение от ответа: 1) выражение благодарности партнеру по переписке за присланную корреспонденцию (элемент ссылки); 2) выражение отказа выполнить изложенную в полученном письме просьбу, приглашение; 3) изложение причин отказа; 4) изложение альтернативного варианта решения проблемы.

Dear Mr Hansen,

Thank you for your letter of 18 August and for the samples of cotton underwear you very kindly sent to me.

I appreciate the good quality of these garments, but unfortunately your prices appear to be on the high side even for garments of this quality. To accept the prices you quote would leave me with only a small profit on my sales since this is an area in which the principal demand is for articles in the medium price range.

I like the quality of your goods and would welcome the opportunity to do business with you. May I suggest that perhaps you could make some allowance on your quoted prices which would help to introduce your goods to my customers. If you cannot do so, then I must regretfully decline your offer as it stands.

I hope to hear from you soon.

Yours sincerely

…

На основе данных схем развертывания каждого из указанных коммуникативных намерений представляется возможным составить планы ситуативных вариантов писем, которые в данном случае определяются инициативной корреспонденцией. При этом некоторые положения будут общими для планов всех ситуативных вариантов в рамках одного коммуникативного намерения - это касается ссылки и выражения реакции пишущего. За этими компонентами содержания писем закрепились наборы застывших стереотипных фраз, ставших неотъемлемым атрибутом ответного письма соответствующей направленности (положительной, отрицательной, уклончивой). Вместе с тем в планах имеются и другие структурные компоненты, которые в рамках одного ситуативного варианта имеют различное языковое наполнение. В письмах-согласиях - это высказывания в связи с проблемой полученного письма, в отказах - изложение его причин, в уклонениях от ответа - изложение как причин отказа, так и альтернативного варианта решения проблемы. Наличие единых для всех и индивидуальных для каждого элементов содержания ответного письма, их сочетание в рамках одного ответа, а также соответствующая закрепленность и гибкость используемых языковых средств и составляют главную специфику текстов деловых писем, выражающих ответ, что должно адекватно отражаться в ходе разрабатывания специальных упражнений, направленных на совершенствование текстообразующей компетенции переводчика.

Коммуникативное намерение "извинение"

Выше уже шла речь о разнообразных вариантах ответных писем, материализующих такие коммуникативные намерения пишущего, как согласие, отказ или уклонение от ответа. Именно так обычно выражается реакция автора на инициативную корреспонденцию, содержащую побуждение. Если же в полученном письме содержится жалоба, то и реакция пишущего будет несколько иной. Так же, как и в претензии, (которая, по данным нашего анализа может быть охарактеризована как сложный, многоплановый текст), в ответном письме можно выделить не одну, а несколько интенций автора, а именно: его стремление разобраться в случившемся, дать ему оценку, принести извинения партнеру по переписке. Фактор извинения является, на наш взгляд, определяющим для выражения общей тональности письма - именно эту цель ставит перед собой пишущий, и это, соответственно, должно быть адекватно передано при переводе.

Как правило, развертывание коммуникативного намерения извинения осуществляется в тексте по следующей схеме: 1) ссылка на полученную жалобу; 2) выражение извинения в связи с возникшей проблемной ситуацией, допущенной ошибкой и пр.; 3) изложение своей оценки случившегося; 4) вежливое завершение письма.

Visteria Ltd.

P.O.Box 82

Kiev 253206

Ukraine

21^st April, 2003

Ref: Order # 142 of 21^st March, 2003

Dear Sirs,

Your letter of 18^th April, 2003, was duly noted. The shirts you returned are indeed defective. We have to admit that these defects were overlooked by our controller and offer apologies for the oversight.

We are sending you new shirts as a replacement this week by air, carriage paid, and would ask you to confirm their receipt by fax.

If any other problems arise, please do not hesitate to contact us in the shortest possible time.

Yours faithfully,

Jack Brown

Claims Department

Позиция автора текста определяет ситуативную вариативность писем-извинений. Пишущий может быть согласен с поступившей жалобой - тогда он принимает на себя всю ответственность за случившееся. При этом он стремится изложить причины произошедшей ошибки или создавшегося положения и предложить пути решения возникшей проблемы. Автор видит свою задачу также в том, чтобы сохранить добрые отношения с партнером по переписке. В этом случае интенция пишущего может быть реализована по следующему плану: 1) ссылка на полученную жалобу; 2) изложение автором своей позиции: признание допущенной ошибки; 3) объяснение допущенной ошибки; 4) предложение варианта решения проблемы; 5) извинение за произошедшее (может быть в начале письма); 6) вежливое завершение письма.

Совершенно по-другому выглядит ответ на претензию, если позиция пишущего складывается на основе его несогласия с полученной жалобой. В результате создается другой ситуативный вариант письма-извинения, в котором автор отказывается принять на себя ответственность за случившееся и предлагает соответствующее обоснование такого решения. При этом вина за допущенную ошибку или нарушение контрактных обязательств может быть возложена либо на самого партнера по переписке, либо на какую-либо третью сторону (например, транспортную компанию, осуществляющую перевозку товаров). В этом случае коммуникативное намерение пишущего может быть реализовано в соответствии со следующей схемой: 1) ссылка на предыдущие устные или письменные контакты; 2) выражение извинения/сожаления в связи с возникшей проблемой; 3) мотивированное отклонение полученной претензии; 4) предложение своего варианта решения проблемы; 5) вежливое завершение письма.

Перечисленные выше интенции делового письма материализуется, как показал проведенный нами анализ, с помощью различных средств языка. Прежде всего - это жесткая структура делового письма, которое, как правило, пишется по установленной форме. Наличие четких структурных компонентов и довольно ограниченный круг средств, наполняющих эти компоненты, позволяет создавать стандартные деловые письма - схемы. Следствием является максимальная унификация текстов деловых писем, повышающая эффективность данной формы коммуникации для осуществления деловых операций. Включение указанных компонентов в деловое письмо характеризуется определенными закономерностями. В частности, эти компоненты располагаются в нем в определенной последовательности, один из вариантов которой представлен на следующей схеме:

Дата добавления: 2015-08-05