Технология вычислений в среде Excel for Windows

В предыдущих главах достаточно подробно рассматривалась тех­нология работы с приложениями Word и Access и многие коман­ды меню, показанные на рис. 11.1, поэтому освоение технологии вычислений в системе Excel начнем с конкретного примера.

Пусть требуется рассчитать смету затрат, связанных с выпол­нением договора на оказание услуг, например на разработку базы данных для какой-либо организации.

При расчете сметы затрат общая стоимость договора может определяться заказчиком. Исполнитель же, изменяя составляю­щие затрат, может обеспечить максимальную прибыль.

На рис. 11.2 показано окно Excel с составленной таблицей рас­чета сметы затрат. Из рисунка видно, что исходные данные для выполнения расчета и его результаты занесены в ячейки столбца Н, исходные данные для расчета цены договора — строки A3... А12, результаты расчета цены договора и всех составляющих ее затрат — строки А15...А23. Манипулируя исходными данными (строки A3... А12), автоматически получают все составляющие цены договора.

На этом же примере рассмотрим технологические приемы ра­боты с таблицами Excel:

• ввод и редактирование текста;

• ввод в ячейки отдельных данных для выполнения расчета;

• ввод в ячейки формул для выполнения расчета.
Технология ввода текста в ячейки Excel и редактирования прак­
тически не отличается от аналогичных операций в текстовых ре­
дакторах. Обратим внимание только на некоторые особенности.

Для ввода данных необходимо либо активизировать соответ­ствующую ячейку, либо переместить в нее курсор. Затем рамка ячейки выделяется жирными линиями, после чего в нее можно вводить данные (до 255 символов текста или формул).

Для редактирования текста необходимо выполнить следующие действия:

=> установить курсор в ячейку, текст или формулы которой необходимо отредактировать, при этом информация, содержа­щаяся в ней, отобразится в строке редактирования;

==> переместить курсор в строку редактирования и изменить при необходимости ее содержание.

При выполнении расчета его результаты и исходные данные могут выводиться и вводиться в ячейки в различных форматах. В табличном процессоре Excel приняты следующие форматы дан­ных: Общий, Числовой, Денежный, Финансовый, Дата, Время, Про­центный, Дробный, Экспоненциальный, Текстовый, Дополнитель­ный, Все форматы.

Формат Общий применяется для ввода и вывода текстовых или числовых данных произвольного типа.

Формат Числовой применяется для ввода и вывода положитель­ных и отрицательных чисел с фиксированной точностью (опреде­ленным числом знаков после запятой).

Формат Денежный соответствует по структуре числовому фор­мату, но в нем можно задавать обозначение денежной единицы (рубль, доллар США и др.).

Формат Дата служит для отображения даты без указания вре­мени.

Формат Время служит для отображения времени.

Формат Процентный применяется для ввода или вывода чисел, заданных в виде процентов с указанием знака % и определенным числом знаков после запятой.

Формат Дробный применяется для вывода результатов расчета в дробном виде.

Формат Экспоненциальный, как правило, применяется для вы­вода результатов расчета в экспоненциальном виде.

Формат Текстовый применяется для ввода и вывода данных в текстовом виде. При этом с числами, введенными в этом фор­мате, никакие действия не производятся.

Формат Дополнительный предназначен для ввода данных типа почтового индекса или номера телефона.

По команде Все форматы пользователь может внести в ячейку данные любого типа.

Чтобы задать формат данных, вводимых или отображаемых в ячейках таблицы, необходимо выполнить следующие действия:

=> установить курсор в соответствующую ячейку;

=> выбрать в строке меню команду Формат, а в появившемся диалоговом окне — команду Ячейки (рис. 11.3);

=> в следующем появившемся окне (рис. 11.4) выбрать необхо­димый формат ячейки (данных).

Основное назначение табличных процессоров — это автоматиза­ция выполнения расчетных операций (часто их используют для дру­гих целей, например вместо текстового редактора).

Так как расчеты в табличных процессорах Excel основываются на выполнении алгебраических действий над ячейками таблицы, рассмотрим следующие технологические приемы их выполнения: ввод формул и применение встроенных функций.

Ввод формул в ячейки таблицы. При вводе формулы в ячейку необходимо соблюдать те же правила, которые применяются при записи алгебраических выражений. Перед формулой требуется вве­сти знак равенства.

На рис. 11.5 показана ячейка Н15 с введенной в нее формулой = НЗ* Н4* Н5, которая фактически означает Н15 = НЗ* Н4* Н5. Причем ячейки НЗ и Н4 имеют числовой (безразмерный) фор­мат, а ячейка Н5 — денежный, в результате ячейка Н15 будет Иметь денежный формат.

Обзор встроенных функций, применяемых для расчетных опера­ций. Табличный процессор Excel содержит следующие встроен­ные функции: математические и тригонометрические, статисти­ческие, финансовые,

Существуют следующие способы для вычисления и обработки Данных с применением встроенных функций:

• непосредственный ввод функции в ячейку (строку редакти­рования);

• применение мастера функций;

• применение мастера автоматического суммирования данных.
При вводе функции в ячейку применяются те же правила, что

и при вводе формул. Формат ввода вычисляемой функции выгля­дит следующим образом: = <ИМЯ ФУНКЦИИ>(ИМЕНА ЯЧЕ­ЕК). Имена ячеек — это аргументы функции.

При записи аргументов функции необходимо соблюдать следу­ющие правила.

1. Если аргументом функции являются отдельные не смежные между собой ячейки, то их записывают через точку с запятой: = СУММ(Н19;Н23).

2. Если аргументом функции являются смежные по столб­цу или строке ячейки, то их записывают через двоеточие: = СУММ(Н19:Н23).

В первом случае производится суммирование данных из ячеек Н19 и Н23, а во втором — выполняется суммирование данных, находящихся в ячейках с 19 по 23 столбца Н, в соответствии с формулой = Н19 + Н20 + Н21 + Н22 + Н23.

3. Если функция выполняется для блока смежных ячеек по стро­
кам и столбцам (прямоугольного блока), то в качестве ее аргу-

ментов берут две ячейки — крайнюю верхнюю левую и крайнюю нижнюю правую, т.е. запись = СУММ(А1;С2) означает, что требу­ется вычислить сумму ячеек Al + B1 + C1+A2 + B2 + С2.

Аналогичные задачи можно решать с применением мастера функций. Для этого необходимо:

=> установить курсор в ячейку, в которой производится вычис­ление;

=> выбрать в строке меню команду Вставка и в появившемся списке выбрать команду Функция, в результате чего откроется окно мастера функций (рис. 11.6);

=> выбрать из появившегося списка интересующую функцию и нажать кнопку [ОК], в результате откроется окно для ввода зна­чений ячеек, входящих в аргумент функции (рис. 11.7);

=> ввести в соответствующие поля имена ячеек, после чего по­явится результат выполненных вычислений (значение функции);

=> нажать кнопку [ОК] для введения результата в соответству­ющую ячейку.

Контрольные вопросы

1. Для чего применяются табличные процессоры и каковы принципы вычислений в этих программных системах?

2. Дайте определения основных элементов системы Excel: книга, лист, ячейка.

3. Что означают в системе Excel выражения А5=А1 + ВЗ + В4= ВЗ * В4/А7 (текст, формулу, число)?

4. Какие группы встроенных функций содержит табличный процессор Excel?

5. Какие существуют способы вычисления и обработки данных с при­менением встроенных функций?

6. Как определяются и записываются аргументы функций?

7. Каково назначение следующих форматов данных: Общий, Числовой, Денежный, Дата, Время?

8. Какова последовательность действий при вводе текста в ячейки таб­лицы и при редактировании его?

9. Какова последовательность действий при вводе формул в ячейки таблицы?

Дата добавления: 2015-07-20