Pr-проекта

Важным разделом PR-проекта является его бюджет. В нем должно быть отражено то, сколько финансовых ре­сурсов необходимо для реализации проекта, т.е. достижения поставленной в нем цели и задач.

Под бюджетом PR-проекта понимается определение стоимостных показателей, выполняемых в рамках проекта работ, и других затрат. В него включаются суммарные оце­ночные затраты, требуемые для его реализации. В процессе реализации проекта следует контролировать исполнение бюджета, сравнивать его с плановым, а при возникновении необходимости вносить коррективы. По завершении проекта оценивается исполнение бюджета. Для этого фактические расходы сравниваются с фактическими по проекту.

Важными условиями реализации проекта являются точ­ное бюджетное планирование и контроль его исполнения. В случае составления идеального PR-проекта все усилия будут бесполезны, если все этапы реализации проекта не будут в нужное время и & необходимом объеме обеспече­ны финансовыми ресурсами.

Правильно составленный бюджет позволяет спрогнози­ровать все затраты, необходимые для реализации проекта,

до его начала и соответственно скорректировать его в ин­тересах заказчика исходя из финансовых средств, которы­ми он располагает для реализации PR-проекта.

По завершении реализации PR-проекта оцениваюстся:

1) оптимальность исполнения бюджета;

2) степень обоснованности затрат на реализацию каж­дой технологии проекта.

Рассмотрит подробно бюджет PR-проекта:

1) оплату труда сотрудников (команды проекта). Это на­иболее значимая статья расходов проекта. В нее вносится
вся требуемая оплата труда сотрудников, привлеченных для
реализации проекта;

2) материалы. В эту строку бюджета вносятся все тре­буемые расходы для технического сопровождения реализации проекта, например, затраты на бумагу, принтер, персо­нальный компьютер, печать фотографий и т.д.;

3) офисные расходы. В эту строку вносятся все расхо­
ды, необходимые для обеспечения работы офиса, например,
аренда офиса, оплата электричества, телефонной связи, Ин­
тернета и т.д.;

4) прочие расходы. Эта строка бюджета включает рас­ходы, не отнесенные ни к одной из перечисленных выше статей,{например,оплата аренды, микрофоноз.командировоч-ные расходы персонала проекта);

5) непредвиденные расходы. Обычно они составляют 10% от всего бюджета проекта. Они необходимы для опла­ты реализации проекта по другим строкам при возникно­вении такой нужды. Если данная строка не была исполь­зована, то она возвращается на счет заказчика по заверте­ли проекта.

В проекте раздел «Бюджет» взаимосвязан с другими разделами. Выходные данные одного раздела являются входными данными другого, и наоборот. На основании дан­ных раздела «Технологии реализации проекта» формирует­ся бюджет, а, в свою очередь, на основании бюджета кор­ректируется перечень и состав технологии реализации проекта. Бюджетирование является гибким инструмевтом управления проектом в целом.

В случае формирования бюджета на основе календар­ного или финансового года определяется его искусственный временной предел. Для проекта бюджет составляется исхо­дя из периода реализации проекта. По этой причине тра­диционные инструменты бюджетирования в данном случае неприменимы. Однако неизменным является принцип фор­мирования бюджета центрам затрат, которыми могут яв­ляться, к примеру, отдельные технологии.

Бюджетирование проекта представляет собой опреде­ление стоимостных показателей реализации в рамках про­екта работ и проекта в целом, процесс формирования бюд­жета проекта, содержащего установленное (утвержденное) распределение затрат по видам работ, статьям затрат, по времени выполнения работ, центрам затрат или по иной структуре.

Бюджет должен включать суммарные затраты, необхо­димые для его реализации. Для чего требуется определить требования по объемам работ и к бюджету? Они имеют важное значение, так как позволяют отследить эффектив­ность реализации проекта.

Перед менеджером проекта всегда встает проблема, состоящая одновременно в реализации проекта в определенный срок, с соблюдением установленного бюд­жета и на требуемом уровне. По причине неизбежной ог­раниченности бюджета проекта постоянно возникают конф­ликты между отдельными технологиями. Приходится делать выбор между ними, отвечая на вопрос: на что лучше потратить деньги?

При превышении бюджета проект может быть приоста­новлен или в крайнем случае прекращена его реализация. Соответственно необходимыми условиями реализации про­екта одновременно с четким планированием и контролем хо­да реализации являются и осуществление точного финан­сового планирования, и контроль исполнения бюджета.

В проектах различных типов формирование бюджета " начинается до начала его разработки. Процесс составленная бюджета идет по вертикали. Перед разработкой проекта за­казчик четко устанавливает то, сколько он готов потратить денег на конкретный проект.

Другой подход состоит в формировании бюджета сни­зу вверх. Первоначально определяются необходимые зат­раты на отдельные компоненты проекта, технологии, а за­тем это объединяется в общем бюджете. Эта форма ра­боты исходит из того, что первоначально у заказчика вы­ясняется, что он хочет получить в результате реализации проекта, т.е. ставится цель. Исходя из этого просчитыва­ется примерный объем финансовых ресурсов, необходи­мый для достижения поставленной цели. Он оформляет­ся единой цифрой, представляемой для обсуждения за­казчику. Если она его не устраивает, проводится коррек­тировка. цели и технологий. Только после нахождения консенсуса приступают к разработке проекта, что произ­водится в виде доступных финансовых ресурсов. Подоб­ный подход дает более высокую точность и результатив­ность проекта.

Согласно исследованию компании Standish Group затра­ты на проект в среднем превышают отведенный под него бюджет на 43%. В прошлом году только 29% проектов бы­ли выполнены в срок и в рамках бюджета, 53% проектов не были сделаны в срок или не уложились в бюджет, а 18% просто провалились.

Проблема с выполнением многих PR-проектов состоит в том, что их реализация — достаточно новое явление. Идея проекта может быть четко выражена, но проблемы возни­кают при оценке необходимых для его реализации време­ни и денег.

Главная сложность бюджетирования проекта состоит а том, что составление бюджета связано с потребностью объ­ективного прогнозирования. Структурное бюджетирование представляет собой целостную систему, включающую процесс от обоснования целей и задач до контроля за их ис­полнением.

Универсальные этапы бюджетирования проекта:

1) анализ информации о состоянии внешней среды, в том числе динамика цен;

2) формулировка бюджета каждой технологии про­екта;

3) планирование бюджетов по структуре технологий ре­ализации проекта;

4) согласование и утверждение предварительного бюд­жета, в том числе итоговой цифры;

5) корректировка бюджета и проекта, производимые

взаимосвязанно;

6) исполнение бюджета:

7) учет фактического исполнения;

8) контроль исполнения бюджета;

9) корректировка фактического исполнения бюджета
проекта, которая производится по необходимости.

Дата добавления: 2015-07-26